Оценка подготовки и проведения мероприятия согласно схеме 4P1F
Place - место.
Места, отведенные для проведения мероприятия автор оценил согласно следующим критериям:
| Помещения, в которых желательно (возможно) проведение мероприятия. | Актовые залы и аудитории университета ИТМО Хостел для иногородних участников | |
| да | нет | |
| Возможность использования помещения в назначенный день. | + | |
| Возможность проведения «генеральной репетиции». | + | |
| хорошо | плохо | |
| Качество помещения и то, насколько оно соответствует тому имиджу, который вам необходимо создать и поддержать. | + | |
| Наличие (или возможность размещения): подиума для презентации и для выступающих; места для: столов и стульев; стола регистрации; гардероба; проведения переговоров в узком кругу. | + + + + + | |
| Наличие и близость мест для парковки. | - | |
| Наличие аудиовизуального оборудования. | + | |
| Технический сервис (поддержка работы оборудования и технический персонал). | + | |
| Наличие телекоммуникаций (телефоны, Интернет, компьютеры, факс). | - | |
| Отопление, кондиционирование воздуха. | + | |
| Обеспечение охраны помещения и посетителей. | + | |
| Возможность размещения гостей в ночное время (гостиница). | + | |
| Страхование | - | |
| Отсутствие проведения других мероприятий конкурентами в то же время в том же помещении | + | |
| Специальные скидки на аренду помещения | + | |
| Услуги по поддержанию чистоты в помещении | + |
Promotion - реклама и информирование.
Подготовка к мероприятию осуществляется за год до его начала. В это время организаторы конкурса налаживают связь с ключевыми партнерами, заказчиками и экспертами конкурса. Так как мероприятие носит постоянный характер, то данные лица уже знают о том, что конкурс будет проводиться повторно и в какой период. Организаторам конкурса надо повторно связаться со всеми лицами, внесенными в их базу данных, которые принимали участие в прошлых конкурсах, и подтвердить их участие в предстоящем мероприятии. После чего организаторы налаживают связь с потенциальными партнерами, экспертами и заказчиками мероприятия, информируют их о событии и подтверждают их участие в будущем конкурсе.
Массовое информационное освещение будущего мероприятия осуществляется непосредственно за месяц до начала конкурса. Осуществляется, в первую очередь, засчет информирования в интернете. Официальное сообщество Вконтакте уже набрало хорошую массу активных участников. Все что остается - поддерживать их осведомленность. Лицо, ответственное за ведение группы Вконтакте составляет и согласовывает контент-план по информированию о предстоящем событии. Налаживается система кросс-промоушена (взаимный постинг) с ключевыми партнерами конкурса. Во-вторых, освещение осуществляется посредствам взаимодействия с партнерами-университетами, которые уже в стенах университета информируют своих студентов о предстоящем мероприятий. Это может быть осуществлено путем проведения отборочного тура конкурса в университете, путем организации семинара или форума, кейс-стади или конференции.
Мероприятие не является массовым, его аудитория довольно конкретна и специфична, а ресурсы ограничены. Поэтому рекламные методы продвижения не применяются.
Presentation - представление информации на мероприятии.
Автор оценил степень технической подготовленности мероприятия по следующим критериям:
| да | нет | |
| Есть ли возможность использовать высококачественную звукоаппаратуру, мобильный микрофон, когда выступающий перемещается? | + | |
| Обеспечено ли музыкальное сопровождение перед началом мероприятия и в перерывах? | + | |
| Обеспечено ли наличие достаточного количества микрофонов для жюри? | + | |
| Обеспечена ли видеозапись презентации и выступлений? | - | |
| Обеспечено ли помещение проекционным оборудованием, видеосистемой, системой компьютерной презентации? | + | |
| Можно ли при необходимости затемнить помещение? | + | |
| Можно ли обратиться к специалисту, отвечающему за настройку видео- и компьютерного оборудования? | + | |
| Способно ли задействованное оборудование обеспечить необходимый уровень яркости и громкости при донесении информации? | + |
Personnel - персонал.
К работе над конкурсом привлекаются активные, целеустремленные студенты и преподаватели Университета ИТМО. Помощь в организации конкурса осуществляется на безвозмездной основе. Как уже было сказано, ресурсы ограничены, поэтому у организаторов нет возможности нанять внешних специалистов за оплату.
Follow-up - действия после мероприятия.
Организаторы проводят работу с участниками после проведения мероприятия для того чтобы сделать выводы об успешных действиях и принять во внимание недочеты, которые нужно будет предотвратить при проведении мероприятия в будущем.
Среди всех участников проводится онлайн-анкетирование, включающее открытые и закрытые вопросы. Данный опрос помогает выявить:
1) Из какого источника участники узнали о проведении проекта Marketorium?
2) Когда участники впервые услышали о проекте Marketorium? Ориентировочно сезон / год проведения проекта, когда они о нем узнали.
3) Полноту и своевременность оповещения о проекте, его расписании, заданиях конкурса, требованиях и критериях оценивания по мнению участников.
4) Насколько участники были удовлетворены расписанием очного этапа проекта.
5) Насколько участники были удовлетворены организацией работы играющих тренеров и заказчиков с командами.
6) Полезность экспертных сессий.
7) Полезность проводимых в рамках конкурса Marketorium Forum и Marketorium School. Оценивается каждый проведенный семинар и дискуссия.
8) Что по мнению участника следует усовершенствовать в Marketorium Forum, Marketorium School и BigGame. Открытая форма вопроса.
9) Конкурентное поле (Какие другие молодежные конкурсы по маркетингу, брендингу, рекламе, дизайну и т.д. известны участникам).
10) Сколько раз участники уже побывали на Маркеториуме и планируют ли возвращаться еще раз.
11) Что побуждает участников к участию в проектах Marketorium? (Опыт практической деятельности, новые знания, эмоции, полезные деловые знакомства, возможность получить стажировку и т.д.)
Также, уже после окончания конкурса, в официальном сообществе Вконтакте проводятся «Дни команд». Каждой из команд, принимавшей участие в конкурсе, дается день на управление официальным сообществом. В этот день команда может рассказать в группе о своем опыте участия в конкурсе, своих впечатлениях, рассказать какие были положительные и отрицательные стороны участия в конкурсе.