Создание и модификация структуры таблицы

Создание таблиц и связей между ними

В microsoft access 2007

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

дневной и вечерней форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Цель работы: научиться создавать таблицы в различных режимах, а также устанавливать связи между таблицами.

Основные понятия

Microsoft Access 2007 – это программное обеспечение, которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД) и является одним из продуктов пакета Microsoft Office 2007. Основная функция как Access, так и любой СУБД – это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные, необходимые при принятии важных бизнес-решений.

Объекты базы данных

К объектам базы данных относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отображаются в области переходов базы данных (рис.1).

Рис.1. Область переходов базы данных

Таблицы. Как вы уже знаете, таблица создается и используется для хранения данных. Каждая таблица включает сведения об объекте определенного типа и состоит из полей, которые составляют записи.

Формы. Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде. С помощью конструктора форм вы можете создавать формы любой степени сложности.

Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, а также выполнять вычисления, основанные на значениях, хранимых в таблице.

Отчеты. Отчет предназначен для вывода сведений из базы данных на печать в удобном виде, но может быть и просмотрен на экране. В отчеты часто включаются итоговые данные, для чего предусмотрены специальные средства.

Макросы. Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие, например, открывает форму или печатает отчет.

Модули. Другим средством автоматизации приложений являются программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), которые содержатся в модулях. Технология программирования, реализованная на языке VBA, позволяет пользователям создавать развитые приложения и самостоятельно решать многие задачи, не обращаясь к услугам профессиональных программистов.

Создание и модификация структуры таблицы

Основным структурным компонентом базы данных является таблица, состоящая из строк (записей) и столбцов (полей). Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах, обучающихся в вузе. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы.

В приложении Access создать таблицу для последующего ввода в нее собственных данных можно разными способами: на основе шаблона таблицы, в режиме конструктора и путем ввода данных в пустую таблицу.

Создание таблиц на основе шаблона таблицы

В Access 2007 включены пять готовых шаблонов (Контакты, Задачи, Вопросы, События и Основные фонды), с помощью которых можно создать структуру одной таблицы. Такой подход адресован, в первую очередь, новичкам и позволяет выбрать из предлагаемых заготовок необходимые характеристики для того объекта реального мира, сведения о котором будут храниться в будущей таблице.

Для создания таблицы с помощью шаблона необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Шаблоны таблиц, чтобы открыть список шаблонов, которые включены в комплект поставки Access.

2. Выбрать из списка ту таблицу, функциональное назначение которой вам больше всего подходит. Для этого нужно щелкнуть на одноименном шаблоне и в рабочей области базы данных появится новая таблица.

Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описания полей.

Для создания таблицы с помощью конструктора необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Конструктор таблиц. На экране появится пустая форма для проектирования таблицы в режиме конструктора (рис. 2). На ленте теперь активна вкладка Конструктор и доступны такие группы команд, как Представления, Сервис и Показать или скрыть.

2. Далее в отрывшемся окне конструктора задаются имена полей таблицы. Имя может иметь длину до 64 символов. В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

3. Далее для каждого поля, включаемого в запись, необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в поле, и выбирается в столбце Тип данных окна конструктора.

Типы данных полей, которые можно использовать в Access, приведены в таблице 1. По умолчанию установлен тип Текстовый. Также для каждого поля можно указать не только тип данных, но и другие важные характеристики. Все они представлены в области Свойства поля, расположенной в нижней части окна конструктора таблиц. В таблице 2 содержатся названия свойств и их описание.

Рис. 2. Окно конструктора таблиц

Таблица 1

Типы данных, различаемые Access

Тип данных	Описание
Текстовый	Поля этого типа содержат текст или числа, не требующие проведения расчетов. Объем текста не должен превышать 255 символов. Длина поля устанавливается посредством параметра Размер поля, где необходимо указать максимальное количество символов, которые можно ввести в это поле
Поле МЕМО	В таких полях хранятся текстовые и числовые данные объемом не более 65 535 символов
Числовой	Поля этого типа содержат числовые значения, диапазон которых определяется параметром Размер поля (1, 2, 4, 8, 16 байт). По умолчанию используется вариант Длинное целое, который занимает 4 байта
Дата/время	Поля данного типа содержат значения даты и времени (8 байт) и допускают ввод дат от 100 года по 9999. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени
Денежный	В полях этого типа хранятся числа, содержащие 15 разрядов слева от десятичной точки и 4 разряда справа от нее (8 байт). Этот тип отличается от числового, в частности, тем, что предотвращает округление во время вычислений. Используется при выполнении денежных расчетов
Счетчик	Поле этого типа содержит уникальное значение, которое автоматически увеличивается на единицу, когда в таблицу добавляется новая запись (4 байта)
Логический	Такие поля могут иметь только одно из двух возможных значений Да или Нет. Значение – 1 интерпретируется здесь как Да, а 0 – как Нет
Поле объекта OLE	В полях этого типа могут быть размещены рисунки, электронные таблицы, диаграммы, аудио- и видеофрагменты, а также другие данные в двоичном формате из другого приложения, также поддерживающие технологию OLE
Гиперссылка	В полях этого типа хранятся гиперссылки, представляющие собой путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Интернет
Вложение	Новый тип данных, предназначенный для хранения (с автоматическим сжатием) цифровых изображений, рисунков, файлов Office, а также двоичных файлов любого типа

Наряду с перечисленными в таблице типами в списке столбца Тип данных присутствует элемент Мастер подстановок. Это свойство поля, а не настоящий тип данных. Позволяет создать поле, в котором выводится список значений, облегчающий ввод данных. Можно использовать список одного из следующих видов:

· список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или запроса;

· список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Таблица 2

Свойства полей

Свойство	Описание
Размер поля	Определяет максимальную длину текстового или числового поля
Формат поля	Устанавливает формат отображения данных из поля в режиме таблицы
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Применяется к полям, содержащим дату, номер телефона и т.д.
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля. По умолчанию в качестве заголовка выводится имя поля.
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет множество значений, которые можно вводить в это поле при заполнении таблицы. В ситуации не соответствия вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке
Сообщение об ошибке	Сообщение об ошибке, появляющееся при вводе значения с нарушением наложенного условия
Индексированное поле	Индексы ускоряют поиск, сортировку и фильтрацию данных в таблицах. Поле первичного ключа индексируется автоматически. Существует два режима индексирования: режим при котором совпадения допускаются, и режим, когда совпадения не допускаются. В первом случае поле может содержать повторяющиеся значения, во втором – нет. Вариант Нет означает, что поле не является индексированным
Обязательное поле	Указывает на то, что данное поле обязательно следует заполнить
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк ("")*. Разрешено в текстовых и МЕМО-полях
Сжатие Юникод	Указывает, используется ли кодировка Unicode. Определяет, выполняется ли сжатие данных при сохранении для полей текстового типа
Режим IME	Input Method Edition (IME) позволяет распознавать вводимые с помощью специальных кодов символы азиатских алфавитов. Это свойство дает возможность указывать режим преобразования, которое выполняется при переходе к этому полю
Режим предложений IME	Определяет режим предложений IME, который применяется при переходе к этому полю
Смарт-теги	Предоставляет возможность присоединения смарт-тегов к полю. Распознаватели смарт-тегов выводят для полей и ячеек таблиц кнопки, позволяющие выполнять действия над данными определенного формата
Новые значения	Определяет способ изменения значений Счетчика при добавлении новых записей. Здесь возможен выбор одного из двух вариантов: Последовательные и Случайные
Выравнивание текста	Определяет выравнивание текста внутри элемента управления

*Пустая строка – строковое значение, не содержащее символов. Пустая строка используется для указания того, что значение для этого поля отсутствует. Для ввода пустой строки с клавиатуры следует ввести два символа прямых кавычек без пробела (" ").

Null – значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. Некоторые поля, такие как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null и пустые строки.

Создание таблицы в режиме таблицы

Пожалуй, единственным «показанием» к использованию именно этого метода создания таблицы является необходимость срочно ввести в табличную структуру некоторые данные. В режиме таблицы (напоминающем создание рабочего листа в приложении Microsoft Excel) можно сразу вводить данные, при этом автоматически создается структура таблицы.

Чтобы создать структуру таблицы в режиме таблицы необходимо выполнить следующее:

1. На вкладке Создание (группа Таблицы) выбрать команду Таблица, чтобы добавить в текущую базу данных новую таблицу. В рабочем пространстве приложения Access появится новая пустая таблица – в режиме таблицы.

2. Ввести данные в ячейку столбца с заголовком Добавить поле, а затем нажать клавишу <Enter>, чтобы вводить данные для следующего поля, которое будет создано автоматически.

3. Повторить п.2 требуемое число раз, чтобы указать в структуре таблицы все необходимые поля и ввести все данные одной записи.

4. Указать имена полей для новой таблицы. Для этого достаточно дважды щелкнуть на заголовке нужного столбца и ввести имя поля.

5. Закончив ввод, необходимо сохранить новую таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа. В открывшемся окне Сохранение ввести имя новой таблицы и щелкнуть на кнопке ОК.

По окончании ввода данных программа Access анализирует содержимое полей таблицы и сама задает для них тип данных, который более всего им соответствует.

Однако рано или поздно все равно придется перейти в режим конструктора, чтобы уточнить типы полей, задать требуемые свойства полей и выполнить другие важные операции, касающиеся структуры таблицы.

Чтобы переключиться в режим конструктора из режима таблицы, необходимо щелкнуть на кнопке Вид вкладки Главная (группа Представления) или щелкнуть на кнопке Конструктор в правом нижнем углу окна приложения Access (строка состояния).

Создание связей между таблицами

База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей, называемых ключами. В общем случае ключи записи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный ключи (внешний ключ).

Первичный ключ – это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. В качестве ключей обычно используют табельные номера, электронные адреса, паспортные номера и серии или просто порядковые номера записей, т.е. те поля, значения в которых не повторяются. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей – составным ключом.

На практике составной ключ определяется, как правило, только для таблицы, которая используется для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим».

Внешний ключ– это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу – несколько записей.

Чтобы установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, необходимо выполнить следующее:

1. В режиме конструктора выделить поле (или несколько полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>), которое будет играть роль первичного ключа.

2. На вкладке Конструктор группы Сервис выбрать команду Ключевое поле (или выбрать данную команду в контекстном меню). Справа возле имени поля появится символ ключа.

Если первичный ключ не определен, то при выходе из режима конструктора появится соответствующее предупреждение, и программа Access предложит вам создать ключевое поле до закрытия таблицы. Щелкнув на кнопке Да в окне сообщения, вы оставляете выбор ключевого поля за Access, и если в таблице определено поле с типом данных Счетчик, Access сделает это поле ключевым. Если такого поля нет, в таблице появится новое поле с типом данных Счетчик, выполняющее функции первичного ключа.

Перед определением связей между таблицами необходимо четко уяснить, какие именно данные содержатся в каждом из объектов и какие отношения установлены между ними. Существует три типа отношений между таблицами: «один к одному», «один ко многим» («многие к одному») и «многие ко многим».

«Один к одному». Каждой записи первой таблицы соответствует одна (и не более) связанная запись второй таблицы (и, соответственно, наоборот). Такой тип отношений используется редко, так как фактически все данные могут быть помещены в одну таблицу. Он полезен, когда, например, целесообразно разделить одну громоздкую таблицу, содержащую множество полей, на две, в которых поля будут логически сгруппированы.

«Один ко многим». Одна запись первой таблицы связана со множеством записей другой таблицы, однако одной записи второй таблицы не может соответствовать больше одной записи в первой таблице.

«Многие ко многим», или непрямая табличная связь. На практике отношение «многие ко многим» реализуется через связующую таблицу.

Существуют условия, которым должны соответствовать типы данных связываемых полей:

· Связываемые поля должны быть одинакового типа.

· Если оба связываемых поля имеют числовой тип, они должны иметь и одинаковые значения свойства Размер поля.

· Поле с типом данных Счетчик можно, кроме того, связать с числовым полем, у которого свойство Размер поля имеет значение Длинное целое.

Для того, чтобы создать межтабличную связь необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать на вкладке Работа с базами данных команду Схема данных (группа Показать или скрыть). При этом таблицы, для которых создается связь, должны быть закрыты.

Окно Схема данных – это удобное и наглядное графическое представление связей для открытой базы данных, где можно добавить таблицы, определить тип связи и установить параметры целостности данных между таблицами.

2. В том случае, если в окне Схема данных еще не добавлены никакие таблицы, сразу откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно не появится, выберите команду Отобразить таблицу группы Показать или скрыть.

3. Добавьте в окно Схемы данных необходимые таблицы. Для этого дважды щелкните на имени таблицы или щелкните на имени таблицы в списке, а затем – на кнопке Добавить.

4. После добавления всех таблиц щелкните на кнопке Закрыть. В итоге все они появятся в окне Схема данных в виде отдельных окон, где перечислены поля, содержащиеся в таблице.

5. Создадим теперь связь между таблицами. Переместите с помощью мыши используемое для связи поле (ключевое поле) первой таблицы к соответствующему полю второй таблицы.

6. После того, как поле перенесено, появится диалоговое окно Изменение связей, внизу которого буден предложен тип связи между таблицами (рис.3). Также в этом окне доступна опция Обеспечение целостности данных, с помощью которой обеспечивается корректность связи между таблицами.

7. Установите связь между таблицами, щелкнув на кнопке Создать. В окне Схема данных между двумя связываемыми полями появится линия объединения.

Рис. 3. Диалоговое окно Изменение связей