Тема 7 Информационно-справочные документы
Информация о фактическом состоянии дел в системе управления находится в информационно-справочных документах. Документы этой группы играют служебную роль: они не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать управленческое решение.
Особенность этих документов заключается в том, что они идут снизу вверх: от исполнителей к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к первому руководителю, от руководителя организации в вышестоящую организацию.
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основе черновых записей, диктофонных и видеозаписей. Ответственность на ведение протокола лежит на секретаре собрания (совещания, встречи и т.п.).
Виды протоколов:
1. Полные: подробная запись всех выступлений.
2. Краткие: запись только ФИО выступающих и краткая запись о теме их выступления.
Оформляется на общем бланке организации или специальном бланке протокола. Реквизиты:
- наименование организации
- наименование вида документа
- дата и номер документа (дата проведения совещания)
- заголовок (ответ на вопрос «чего?» или «кого?»)
- подписи председателя и секретаря собрания.
Текст состоит из двух частей: вводной и основной.
План вводной части:
- должность и ФИО председателя
- должность и ФИО секретаря
- общее количество присутствующих или их ФИО ( если больше 15 чел., то прилагается список)
- повестка дня в именительном падеже
Фамилии присутствующих указываются в алфавитном порядке с указанием должности.
Основная часть состоит из разделов:
- СЛУШАЛИ : ФИО и должность выступающего, тема выступления (или краткое изложение) доклада, отметка о приложении доклада;
- ВЫСТУПИЛИ: ФИО, должность, содержание вопросов и предложений;
- РЕШИЛИ: принятое решение, сформулированное четко, лаконично, чтобы не возникло двоякого толкования.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Протокол может быть утвержден руководителем организации ( в зависимости от важности).
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Акты составляются комиссией (не менее 3-х человек). Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения.
Оформляется на общем бланке предприятия. Реквизиты:
- наименование организации
- наименование вида документа
- дата и номер документа
- заголовок
- место составления документа ( структурное подразделение)
- гриф утверждения.
Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.
План вводной части:
- основание ( распорядительный или нормативный документ)
- состав комиссии ( председатель и члены комиссии по иерархии должностей)
План основной части:
- суть проделанной работы
- срок
- установленный факт
- выводы и предложения.
В конце акта указывается количество экземпляров и их местонахождение:
Составлен в количестве 2-х экз.:
1-ый экз. – в канцелярию
2-ой экз. - ……………………
Подписывают акт члены комиссии:
Председатель И.О. Фамилия
Члены комиссии:
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно в докладной записке информируют руководство об имевших дело событиях, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений.
Оформляется на бумаге формата А4. Реквизиты:
- наименование организации
- наименование структурного подразделения
- наименование вида документа
- дата и номер документа
- адресат
- заголовок ( о чем?)
- текст
- подпись автора.
Текст может состоять из двух или трех частей:
1. Причины, факты, события, побудившие к написанию докладной записки. Обычно начинается со слов: «Довожу до Вашего сведения….»
2. Анализ ситуации и варианты решений ( к чему приводит и что можно сделать?)
3. Просьба или предложение.
Подписывает документ автор.
Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по заданию руководства.
Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Составляется обычно по вопросам материально-технического, информационного и хозяйственного обеспечения.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Реквизиты:
- наименование структурного подразделения
- наименование вида документа
- дата и номер документа ( номер присваивается при регистрации документа)
- заголовок
- адресат
- текст
- подпись.
Текст состоит из двух частей:
- факты, послужившие поводом для написания объяснения
- причины, объясняющиеся сложившуюся ситуацию.
Подписывается автором.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справка отражает основную деятельность организации или подтверждает сведения биографического характера, поэтому справки могут быть двух типов: служебная и личная.
Внешние служебные справки оформляются на бланке предприятия, а внутренние – как докладная записка. Заголовок отражает период времени, к котрому относятся сведения. Заголовка может и не быть.
Текст обычно состоит из одной или двух частей:
- факты, послужившие поводом предоставления справки
- существо вопроса.
Справка может содержать пункты, перечень, таблицу, график и т.п.
Внешние справки подписывает первый руководитель или его заместители и главный бухгалтер ( финансовые справки).
Справки личного характера подписываются первым руководителем и начальником отдела кадров. Оформляются на формате А5 (бланк предприятия) и заверяются печатью.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какую функцию выполняют информационно-справочные документы?
2. Какие составные части содержит текст протокола?
3. В каком случае составляется акт?
4. Ч то общего между докладной, служебной и объяснительной запиской? Чем они отличаются?