Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Лабораторная работа №4. Создание электронного шаблона

Цель лабораторной работы: Ознакомиться с принципами создания пользовательских шаблонов и электронных форм.

Задание 1:

Наберите предложенный текст.

Задание 2:

1. Выведите на экран панель инструментов Формы (Вид — Панели инструментов — Формы)
2. В местах, предназначенных для заполнения наименования предприятия, ответственного лица и т.д., вместо символов _______ добавьте элемент управления Текстовое поле нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов.
3. Задайте свойства Текстового поля, выбрав Свойства из контекстного меню. Установите соответствующий Тип данных (Число или Дата) для полей договора там, где это указано или предполагается по смыслу.
4. Добавьте после п. 1.2. договора элемент Флажок, устанавливающий необходимость предоплаты. Положение флажка (снят или установлен) определяется в свойствах.
5. Добавьте элемент Поле со списком для выбора наименования Товара в таблице. Измените параметры поля со списком, выполнив для этого двойное нажатие левой кнопки мыши по этому элементу. Добавьте элементы списка, указан на свое усмотрение перечень товаров. Добавление элементов списка происходит последовательно, после ввода каждого элемента нажимается кнопка Добавить. Скопируйте созданное поле со списком во все строки таблицы.
6. В таблице, содержащейся в п.1.1. договора, в столбцы Количество и Стоимость добавьте текстовые поля (Тип - Число). Для текстовых полей столбца Стоимость в области Параметры поля включите параметр Вычислять при выходе, а в области Закладка внесите имена Ст1, Ст2, Ст3 соответственно. Аналогичные параметры установите для ввода процентов пени в п.4. 1. (закладки Пр1 и Пр2).
7. Для текстового поля общей суммы договора, указанной в п 1 .2., установите Тип Вычисление, введите в область Выражение формулу =Ст1+Ст2+СтЗ. Выключите параметр Вычислять при выходе. Аналогичные параметры установите для полей, в которых вычисляется сумма пени (следуют за _% в скобках). Им будут соответствовать формулы: =(Ст1+Ст2+СтЗ) *Пр1* 0,01 и =(Ст1+Ст2+СтЗ) *Пр2*0,01
8. Обязательно защитите форму. Для этого нажмите кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.
9. Сохраните форму как шаблон, выполнив команду Файл — Сохранить как.., В окне Сохранение документа выберите Тип файла — Шаблон документа, имя файла — договор_форма. Затем выберите местоположение документа и нажмите кнопку Сохранить.
10. Создайте на основе шаблона формы документ. Заполните форму и проверьте, как работают добавленные элементы.
11. Сохраните заполненную форму как документ Word под именем «Заполненная форма договора» в своей папке.

Задание:

1. Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

1. Создайте на Рабочем столе папкуЭл_Форма.

2. Запустите Microsoft Word.

3. Создайте шаблон с именем Форма,разместите его в папке Эл_Форма. Для этого:

§ Щелкните значок Microsoft Office (или вкладку File), а затем выберите команду Создать.

§ В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.

§ В области Создатьщелкните Шаблон

§ Щелкните значок Microsoft Office (или вкладку File), выберите команду Сохранить как.

§ В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона: Форма, выберите папку Эл_Форма,нажмите кнопкуСохранить.

4. Далее создаём макет формы в файле Форма: вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции.

5. Создаем таблицу, состоящую из16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка, щёлкаем по кнопке Таблица, выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание:затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменнаяинформация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

§ устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия,

§ переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

Внимание!Если на ленте нет вкладки Разработчик,нажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File), выбираем Параметры WORD, в окне Параметры Word выбираем группуОсновные,устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

§ нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,

§ вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

§ щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,

§ в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем типОбычный текст).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).

10. Щёлкаем два раза по полю Город.Появится окноПараметры текстового поля.Вводим в полеТекст по умолчанию –Хабаровск.

11. Вставляем поле со спискомВУЗ.В окне Параметры поля со спискомвводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент спискаи нажимаем кнопку Добавить, вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить, вводим ТОГУ— нажимаем кнопкуДобавить,перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения. Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0.

13. Вставляем текстовое полеДата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки, открываем вкладку Клавиша F1, щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда(теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата, в полеФормат даты – dd.MM.yyyy.

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окнеПараметры поля со списком в поле Элемент спискавводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент спискаи нажимаем кнопку Добавить.

16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формыдля предотвращения удаления или редактирования определенногоэлемента управления или группы элементов управления, илизащитывсей форму паролем.

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

§ во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопкуЗащитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

§ в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактированиевыбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Внимание! Если кнопка Да, включить защитубудет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора.Нажмите на кнопкуРежим Конструкторадля выхода из указанного режима.

18. Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

20. Сохраняем шаблон Форма,в котором размещена структура формы в папкеЭл_Форма и закрываем шаблон Форма. Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документна основе созданного шаблонаФорма.Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

22. Снимаем защиту сДокумента. При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab, щелчком мыши,клавишами PageDown и PageUp. При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекстне работает,автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папкеЭл_Форма.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно автоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния.

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORDследующего вида:

Фамилия

Имя

Отчество

Год рождения

ВУЗ

Факультет, группа

25. Заполняем таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города.

26. Сохраняем файл с именем Список_Уч_Студ_Конф в папкеЭл_Форма.

27. ОткрываемДокументна основе шаблонаФорма (двойным щелчком по шаблону).

28. Снимаем защиту с Документа.

29.Выполняем слияние файла Документс файломСписок_Уч_Студ_Конф.

30. Вставляем поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа.

31. Выполняем слияние в новый документ с именем Форма1.

32. Заполняем в форме пустующие поля.

33. Сохраняем произведённые изменения в файле Форма1 в папке Эл_Форма.

34. Сохраните папкуЭл_Формана Яндекс.Диск → MS Word.

35. Удалите папку Эл_Формас Рабочего стола.