Вод и просмотр данных посредством формы.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
дисциплины
«Информационное обеспечение СУ ТП»
для выполнения лабораторной работы № 1
на тему «Создание однотабличной базы данных»
Разработал: ст. преподаватель
Е. А. Закурдаева
Кумертау - 2014
Цель работы: получить практические навыки по технологии работы в среде системы управления базами данных Access 2007, что позволит профессионально создавать и редактировать базы данных реляционного типа, осуществлять к ним запросы, формировать отчеты и т.д.
Задание 1
Создание базы данных.
1. Создайте новую базу данных.
2. Создайте таблицу базы данных.
3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.
4. Переименуйте созданную таблицу.
Таблица 1 - Таблица данных Преподаватели.
| Имя поля | Тип данных | Размер поля |
| Код | Числовой | |
| Фамилия | Текстовый | |
| Имя | Текстовый | |
| Отчество | Текстовый | |
| Дата рожд | Дата/время | Краткий |
| Должность | Текстовый | |
| Дисциплина | Текстовый | |
| Телефон | Текстовый | |
| Зарплата | Денежный |
Технология работы
1. Для создания новой базы данных:
§ загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;
§ в окне <<Новая базы данных>> задайте имя вашей базы (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы База данных 1. Имя задайте Преподаватели;
§ щелкните по кнопке <Создать>.
2. Для создания таблицы базы данных нажмите <<Режим>> и выберите пункт Конструктор. Сохраните таблицу, нажав <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора (рис. 1), в котором следует определить поля таблицы.
3. Для определения полей таблицы:
§ введите в строку столбца <<Имя поля>> имя первого поля Код;
§ в строке столбца <<Тип данных>> щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Числовой. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.
Рисунок 1- Окно таблицы в режиме конструктора – в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы
| Примечание. Заполнение строки столбца <<Описание>> необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле. |
Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1 выполните действия, аналогичные, указанным выше.
| Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле <<Фамилия>> будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться – в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) – тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа – тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится. |
4. Переименуйте таблицу:
§ Закройте таблицу.
§ слева в диалоговом окне <<Все таблицы>> введите имя таблицы Преподаватели;
| Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т. е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>. |
Задание 2
Заполнение базы данных.
1.Введите ограничения на данные, вводимые в поле <<Должность>>; должны вводится только слова Профессор, Доцент или Ассистент.
2.Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле <<Должность>>.
3.Задайте значение по умолчанию для поля <<Должность>> в виде слова Доцент.
4.Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.
5.Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле <<Должность>>.
6.Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.
7.Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.
8.Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 10500 р. на 10700 р.
9.Произведите сортировку данных в поле <<Год рождения>> по убыванию.
10.Произведите фильтрацию данных по полям <<Должность>> и <<Дисциплина>>.
11.Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.
Таблица 2
Технология работы
1. Для задания условия на значение для вводимых данных:
§ войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находите в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблице, то щелкните по кнопке 
на панели инструментов или выполните команду Режим, Конструктор;
§ в верхней части окна щелкните по полю <<Должность>>;
§ в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;
§ щелкните по кнопке 
для определения условий на значение при помощи построителя выражений;
§ в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке 
(эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле <<Должность>> могут вводиться только указанные значения.
2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение “Такой должности нет, правильно введите данные”.
3. В строке Значение по умолчанию введите слово “Доцент”.
4. Введите ограничения на данные в поле <<Код>>. Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле <<Код>> тип числовых данных Числовой, а для выполнения первого условия читайте следующее:
§ щелкните по строке параметра Индексированное поле;
| Примечание. Индекс – это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируются автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО и Гиперссылка или полей объекта OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов. |
§ выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);
§ перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке 
на панели инструментов или выполнив команду Режим, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.
5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 2. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: “Такой должности нет, правильно введите данные”. Введите правильное слово.
6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:
§ щелкните в любой строке поля <<Код>>;
§ щелкните по кнопке Дополнительно,в выпадающем списке выберитеШирина столбца;
§ в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;
§ проделайте эту операцию с остальными полями.
7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:
§ переведите курсор в первую строку поля <<Фамилия>>;
§ выполните команду Найти;
§ в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;
§ в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);
§ в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;
§ в строке параметра С учетом формата полей должна стоять “галочка”;
§ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор прейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;
§ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор прейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;
§ щелкните по кнопке <Отмена> для выхода из режима поиска.
8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 10500 р. на 10700 р.:
§ переведите курсор в первую строку поля <<Зарплата>>;
§ выполните команду Заменить;
§ в появившемся окне в строке Образец введите 10 500,00р.;
§ в строке Заменить на введите 10 700,00р. Обратите внимание на остальные опции – вам надо вести поиск по всем записям данного поля;
§ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись.
§ щелкните по кнопке <Заменить>. Данные будут изменены;
Примечание. Чтобы заменить сразу все данные надо воспользоваться кнопкой <Заменить все>.
· щелкните по кнопке <Отмена>.
9. Для сортировки данных в поле <<Дата рождения>> по убыванию:
· щелкните по любой записи поля <<Дата рождения>>;
· выполните команду Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле <<Дата рождения>>.
10. Для фильтрации данных по полям <<Должность>> и <<Дисциплина>>:
· щелкните по записи Доцент поля <<Должность>>;
· выполните команду Применить фильтр. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах кафедры информатики;
· для отмены фильтрации снова выполните команду Применить фильтр. В таблице появятся все данные.
11. Для просмотра созданной таблицы:
· выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;
· закройте окно просмотра.
Примечание. Если вы захотите изменить ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.
Задание 3
Вод и просмотр данных посредством формы.
1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип – форма в один столбец).
2. Найдите запись о доценте Гршине, находясь в режиме формы.
3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 10700 р. на 10900 р.
4. Произведите сортировку данных в поле <<Фамилия>> по убыванию.
5. Произведите фильтрацию данных по полю <<Должность>>.
6. Измените название поля <<Дисциплина>> на <<Преподаваемая дисциплина>>.
7. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.
Технология работы
1. Для создания формы Состав преподавателей:
· откройте вкладку Создание в окне базы данных;
· щелкните по кнопке <Другие формы>;
· в появившемся окне выберите пункт Мастер форм;
· щелкните по значку списка в нижней части окна;
· выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;
· в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке >>;
· щелкните по кнопке <Далее>;
· в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
· в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемешайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;
· в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;
· щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева – это названия полей, столбец справа – данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра «1»). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке > (в сторону с большими номерами) или < (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка ú<- это переход на первую запись, кнопка >ê - переход на последнюю запись.
2. Для поиска преподавателя Миронова:
· переведите курсор в первую строку поля <<Фамилия>>;
· выполните командуНайти;
· в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;
· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);
· в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;
· в строке параметра С учетом формата полей должна стоять «галочка»;
· щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;
· щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;
· щелкните по кнопке <Отмена> для выхода из режима поиска.
3. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 10700 р. на 10900 р.:
· переведите курсор в первую строку поля <<Зарплата>>;
· выполните командуЗаменить;
· в появившемся окне в строке параметра Образец введите 10 700,00р.;
§ в строке Заменить на введите 10 900,00р. Обратите внимание на остальные опции – вам надо вести поиск с учетом формата полей;
§ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись.
§ щелкните по кнопке <Заменить>. Данные будут изменены;
· щелкните по кнопке <Отмена>.
4. Для сортировки данных в поле << Дата рожд>> по убыванию:
· щелкните по любой записи поля << Дата рожд>>;
· выполните командуСортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле <<Дата рожд>>.
5. Для фильтрации данных по полям <<Должность>>:
· щелкните по записи Доцент поля <<Должность>>;
· выполните командуФильтр. Поставьте «галочку» в поле «Доцент», нажмите ОК. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах;
· для отмены фильтрации выполните Фильтр. Поставьте «галочку» в поле «(Выделить все)». В таблице появятся все данные.
6. Измените название поля <<Дисциплина>> на <<Преподаваемая дисциплина>>. Для этого:
· перейдите в режим конструктора, выполнив команду Режим, Конструктор;
· щелкните правой кнопкой мыши в поле <<Дисциплина>> (на названии поля – оно слева, а строка справа с именем Дисциплина – это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять.) В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля <<Дисциплина>>.
· щелкните по строке с именем Подпись, т. е. там, где находится слово Дисциплина;
· сотрите слово «Дисциплина» и введите «Преподаваемая дисциплина»;
· для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.
7. Для просмотра созданной формы:
· выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;
· закройте окно просмотра.
Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, т.к. на листе поместилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы – удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.
Требования к отчету
Отчет должен иметь титульный лист и включать следующие разделы:
Цель работы; технологию работы (кратко по каждому пункту); задание; выполнение задания с результатами по каждому пункту; выводы по работе.