Принципи створення КСБО. Системний підхід.
Основним при проектуванні бухгалтерських інформаційних систем є принцип системного підходу. Його сутність полягає в тому, що КСБО розглядається як система, в якій всі її складові елементи й процеси, що відбуваються, взаємопов'язані з урахуванням як внутрішніх, так і зовнішніх факторів. Згідно з системним підходом об'єкт розглядається як єдине ціле, а не як сукупність складових його частин. Запроваджуючи і далі цей принцип,. специфічні властивості об'єкта можна оцінити тільки з позицій усієї системи. Тобто, спочатку треба обумовити цілі і критерії системи, а потім структурувати систему для виявлення комплексу технічних, економічних та організаційних питань, розв'язання яких необхідне для того, щоб проектовані системи відповідали певним цілям і критеріям. Без комплексного і всебічного вирішення цих питань ефект від впровадження КСБО значно знижується.
Принцип системного підходу передбачає в процесі проектування бухгалтерських інформаційних систем проведення аналізу об'єкта управління в цілому і системи управління ним, а також визначення загальних цілей і критеріїв функціонування об'єкта в умовах його автоматизації. Даний принцип передбачає однократне введення інформації в систему і багаторазове її використання, наявність єдиної інформаційної бази, комплексне програмне забезпечення.
Принцип системного підходу є не тільки основним при створенні КСБО, а й значною мірою впливає на інші принципи, визначаючи їх успішну реалізацію.
Крім цього, створення КСБО повинно базуватись на наступних принципах: економічної доцільності, гнучкості, контролю, захисту та безпеки даних, сумісності та універсальності, безперервності розвитку.
Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід.
Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерської системи є такі можливості: 1) зміна (налагодження) Плану рахунків; 2) ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками; 3) зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій; 4) зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем.
Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність облікових даних. Таке ведення облікових записів забезпечує своєчасне виявлення відхилень, після чого бухгалтер працює не з усім інформаційним масивом, а тільки з даними відхиленнями. Тому електронний обліковий регістр (журнал операцій) не виправляється, а зберігається в невИправленому вигляді. Всі помилки, які виникають при подальшій роботі з регістром, виправляються бухгалтером від руки прямо в самому регістрі, або фіксуються ним в окремому журналі виправлення помилок. В цьому випадку протягом всього облікового циклу (як правило, місяця) дані, зафіксовані в запам'ятовуючому пристрої комп'ютера, не виправляються. По закінченні місяця бухгалтер отримує два регістри - безперервний, суцільний основний регістр, що містить помилкові записи, і скоригований, який містить виправлення. В цьому випадку залишається "слід", що чітко показує всі виправлення, які вносить бухгалтер. Останній точно знає підсумок і при цьому, що дуже важливо, втрачає можливість безпосередньо виправляти початковий запис. Але, якщо вимоги до контролю облікової інформації не дуже суворі, то слід поєднувати окремі ділянки обліку таким чином, щоб факти надходження по одній ділянці (наприклад, по складу) і вибуття по другій (наприклад, за договором постачання) реєструвалися як одна операція, що проходить по двох ділянках, і тим самим виключалась можливість розбіжності.
Захист і безпека даних. Система, що проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних: 1) поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; 2) шифрування даних; 3) наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; 4) контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації.
Сумісність. Принцип сумісності означає, що система повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм. Під, організаційними особливостями підприємства найчастіше розуміють способи взаємодії окремих працівників та підрозділів. Необхідно також перевірити сумісність нової комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку з вже наявним обладнанням і програмним забезпеченням.
Універсальність. Програмна система повинна вирішувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної. Тому при складанні алгоритму слід звертати увагу на масові операції і процедури. Розробник повинен зібрати статистичні дані про типи господарських операцій та їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід поділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати обробку й немасових. Останнє досягається двома способами: або операціями, що рідко виконуються (нестандартні) і передбачаються в алгоритмі, або такими операціями, що зовсім виключаються із загального циклу комп'ютеризованої обробки даних, а в процесі роботи підлягають індивідуальному коригуванню.
Безперервність розвитку передбачає постійне вдосконалення всіх видів його забезпечення (технічного, програмного, інформаційного та ін.). Це зумовлено тим, що з розвитком підприємств виникають нові завдання управління, удосконалюються та змінюються старі. З цією метою необхідно передбачити можливість заміни застарілих технічних та програмних засобів новими, більш продуктивними. На принцип безперервного розвитку впливає принцип гнучкості, який зумовлює пристосованість системи до можливих перебудов, що забезпечується модульністю побудови всіх підсистем і стандартністю їх взаємозв'язку.