Организация работы с документами.
Задание на дом: Прочитать до главы 7 !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Лекция 2
Делопроизводство.
Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работу с офисными документами.
Вместо делопроизводства используют ДOУ – документальное обеспечение и управление.
Юридическая сила документа – свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.
Общие функции документа:
1) Информационные.
2) Социальные.
3) Коммуникативные.
4) Культурные.
5) Специальные:
а) Управленческая
б) Историческая
Официальные документы подразделяются на:
1) Управленческие
2) Научные
3) Технические
4) Технологические
5) Производственные
6) И др.
Управленческие документы – объект делопроизводства.
Подразделяется на:
1) Организационная
2) Распорядительная
3) Информационно-справочная
4) По личному составу
5) 5) Плановая
Д.З. Прочитать ГОСТ Р 6.30 -97
Состав документов организации зависит от:
1) Порядка принятия решения
2) Объема и характера взаимосвязей в организации.
3) Характера взаимоотношений между организациями и государственными органами.
Нормативно-методическая база делопроизводства.
Процесс делопроизводства определяется следующими документами:
1) Законами
2) Нормативно-правовыми актами
3) Методическими документами
НМБ включает в себя:
1) Законодательные акты РФ в сфере документации.
2) Указы президента РФ правительства.
3) Правовые акты органов исполнительной власти РФ(Министерств, комитетов, служб, агентств)как отраслевого, так и ведомственного характера.
4) Правовые акты нормативно и инструктивного характера, методические документы.
5) ГОСТы.
6) Унифицированные системы документации.
7) Общероссийские классификаторы.
Методические документы регламентируют технологию:
1) Создания, обработки, хранения, использования документов в организации.
2) Работы службу делопроизводства,
ГСДОУ –государственная система ДОУ:
1) Описывает деятельность управленческого труда и охрану труда
2) Архивное хранение документов
Цели, задачи и т.д. службы ДОУ.
Цели:
· Организация работы.
· Руководства организационным потоком.
· Координация видов работ с документами.
· Контроль за последовательностью работы с документами.
· Организация работ по документационному обеспечению, управлению.
· Совершенствование….
· Обеспечение…
· Обеспечения единого порядка документирования.
· Обеспечения единого порядка работы с документами.
· Контроль за исполнением документов.
· Хранение документов.
· Унификация форм документов.
· Сокращение по возможности документооборота.
· Внедрение прогрессивны технологий на базе применение вычислительной и организационной техники.
· Методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации.
Функции:
· Разработка, внедрения и модификация альбома унифицированных форм документов.
· Обработка, регистрация документов, учётно-справочная работа
· Доклад руководству о документов, контроль правильности оформления документов представленных на подпись начальству
· Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.
· Изготовление и размножение документов
· Разработка номенклатуры дел. Хранение дел
· Контроль за работой дел в структурных подразделениях.
· Организация работы архива
· Повышение квалификации работников службы ДОУ
Организация работы с документами.
Организация работы с документами – это создания оптимальных условий для всех видов рабрт с документами, начиная от создания или получения документа и заканчивая его уничтожением или передачи на архивное хранение.
Виды работ с документами:
· Классификация
· Унификация
· Структура и объём документооборота:
1) Прием и обработка входящих документов;
2) Перечень документов неподлежащий регистрации;
3) Резолюция;
4) Работа с исходящими документами;
5) Работа с внутренними документами;
6) Индексирование документов.
Классификация - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.
Системы документирования:
· Административная;
· Статистическая;
· коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система документирования.
Административная система документирования по видам документов делится на:
· Организационно-распорядительную(ОРД):
1) Положения.
2) Уставы.
3) Инструкции.
4) Приказы.
5) Решение
6) Протоколы.
· Справочно-информационную:
1) Письма.
2) Телеграммы.
3) Телефонограммы.
4) окладные записки.
5) Справки.
6) Акты.
· По личному составу
1) Приказы.
2) Личные дела.
3) Заявления.
4) Трудовые книжки.
5) Характеристики.
6) Договоры.
Цель классификации:
· Повышение оперативности работы.
· Повышение ответственности исполнителей.
· Экономия труда.
Значение классификации:
· Обеспечение быстрого поиска в текущем документообороте.
· Повышение оперативности работы с ними.
Первая ступень:
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела
Дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом).
Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации - содержание документа.
Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей д. для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
Лекция 3
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Движение должно быть управляемым, а не хаотичным.
Ряд требований для всех организаций:
1) Прямо точность движения документов – документ кратчайшим перемещается путём.
2) Распределение документов между специалистами и руководителями согласно их функциональным обязанностям.
3) Единообразие маршрута документа.
3 потока документов:
1) Поступающих входящих документов
2) Оправляемых
3) Внутренних
Объём документооборота – это сумма всех потоков.
Делопроизводство координирует:
1) Приём и обработку документов
2) Рассмотрение документов руководителем
3) Регистрацию документов
4) Исполнение документов
5) Контроль документов
6) Хранение и использование документов
7) Передачи на архивное хранение.
Журнал входящей корреспонденции:
ü Номер по порядку
ü Дата
ü Время
ü Адресат
ü Получатель
ü Количество листов, документов
Документы бывают:
1) Регистрируемые
2) Нерегистрируемые
Перечень документов, не подлежащих регистрации службы ДОУ:
1) Письма присланные в копии для сведенья
3) Спам
4) Первичные документы бухгалтерского учёта
5) Отчёты
6) Поздравительные письма, телеграммы
7) Печатные издания: книги и т. д.
8) Прейскуранты нормы расходов
Группы, на которые распределяются документы:
1. Документы адресованные руководству
2. Предложения, жалобы
3. Д. адресованные структурным подразделениям
2.3.3 Резолюция
Рассмотрение документов руководством
2.3.4 Работа с исходящими, отправляемыми документами
1) Согласование проекта
2) Проверка правильности оформление
3) Подписание или утверждение
4) Регистрация корреспонденции
5) Отправка документа адресату
6) Подшивка второго экземпляра в дело
2.3.5 Работа с внутренними документами
Основные этапы подготовки:
1) Составление проекта
2) Согласование
3) Проверка правильности оформления
4) Подписание
5) Регистрация
6) Далее обработка подразделениям
Этапы:
Передачу исполнителю
Исполнение
Контроль исполнителя
И подшивка исполненного дела
2.3.6 индексирование документов
Заключается в присвоение индивидуального номера, по которому можно определить к какой группе документ относится.
32/04-10
32 – порядковый номер документа в деле
04-10 – индекс дела по номенклатуре
04 – индекс структурного подразделения
10 – номер дела
Д/з
3 документа грамотно оформленные.
Гост 630-2003
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы:
Постановления, распоряжения, приказы, решения протоколы, акты, письма и др. (классификатор 011-93)
Состав реквизитов: