Визначення таблиць, які повинні містити база даних.

Одним із найскладніших етапів у процесі проектування бази да­них є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видава­ти база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають по­вне уявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов'язково використовувати СУБД. Спочатку краще розробити структуру на папері. Отже, у разі проектування таб­лиць слід керуватися такими основними принципами:

· інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберіга­ється лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виклю­чає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. На­приклад, в одній таблиці мають міститися адреси й телефони клі­єнтів;

· кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони утримуються в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних табли­цях, щоб у разі вилучення замовлення інформація про клієнта за­лишилася в базі даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів.Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці міс­тить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть бути поля з назвою компанії, адресою, міс­том, країною і номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:

— кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці;

— не рекомендується включати до таблиці дані, що єрезуль­татом виразу;

— у таблиці має бути вся необхідна інформація;

— інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля «Ім'я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім'я»).

4. Завдання індивідуального значення кожному полю.З тим, щоб СУБД могла зв'язати дані з різних таблиць, наприклад дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, що задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.

5. Визначення зв'язків між таблицями.Після розподілу да­них по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями. Бажано вивчати зв'язки між таблицями в уже існуючій базі даних. Для перегляду зв'язків у вибраній базі даних відкриваємо її і вибираємо відповідні команди.

Відновлення структури бази даних.

Після проектування таблиць, полів і зв'язків необхідно ще раз переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними. Для перевірки необхідно створити кілька таблиць, ви­значити зв'язки між ними та ввести кілька записів у кожну таб­лицю, потім подивитися, чи відповідає база даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити чернеткові вихідні фо­рми та звіти й перевірити, чи видають вони необхідну інформа­цію. Крім того, необхідно виключити з таблиць усі можливі по­вторення даних.

7. Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних.Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запи­ти, форми, звіти, макроси та модулі.

8. Використання засобів аналізу в СУБД.Наприклад, у СУБД Microsoft Access є два інструменти для вдосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблицьдосліджує таб­лицю, в разі потреби пропонує нову її структуру та зв'язки, а та­кож переробляє її. Аналізатор швидкодіїдосліджує всю базу даних, дає рекомендації з її поліпшення, а також реалізує їх.

Висновки

Отже, основне призначення системи управління базами даних – створення та підтримка в актуальному стані бази даних, а також зв'язок її з програмами розв'язування економічних завдань (прикладні програми користувачів).

Організація єдиної бази даних стала можливою лише завдяки тому, що були створені спеціальні програмні продукти – системи управління базами даних (СУБД).

Система управління базами даних (СУБД) поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

У світі існує безліч СУБД. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми й методи на весь клас СУБД. Найпоширенішими СУБД є Visual FoxPro та Microsoft Access. Але крім цих на ринку з’явилася така система управління базами даних Microsoft SQL Server 2000, яка є закінченою пропозицєю в області баз даних і аналізу даних і призначена для швидкого створення масштабних вирішень електронної комерції, бизнесу і сховищ даних.

Запитання для самоконтролю:

1. Які переваги СУБД?

2. Які є способи управління даними у системі Acсess?

3. Перерахуйте основні етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access

4. Призначення об'єктів Access

5. Назвіть етапи проектування бази даних та дайте їх стислу характеристику.

Форми контролю:

Поточний -перевірка конспектів, усне опитування на практичних заняттях.

Підсумковий - підсумкова контрольна робота, екзамен.

Самостійна робота №13