Метод визначення трудомісткості робіт.
Трудомісткість і періодичність виконання окремих процедур може розглядатися для різних тимчасових інтервалів (місяць, квартал, рік) залежно від особливостей діяльності об'єкта. Наприклад, на основі документограма управління цехом, можна проаналізувати обсяги необхідної супровідної документації.
Таблиця 1.12
Документограма управління цехом
| Показники | Найменування документів | |||
| Квартальний бізнес-план | Місячний план-графік завдання | Звіт про виконання добового завдання | Звіт про виконання змінного завдання | |
| Періодичність | 4 рази/рік | 12 раз/рік. | 2 рази/день 255 раз/рік | 1 раз/день 510 раз/рік |
| Робочі місця (30), одиниць | ||||
| Контрольні місця, одиниць | ||||
| Начальник зміни, одиниць | ||||
| Диспетчер, одиниць | ||||
| Планово-диспетчерське бюро, одиниць | ||||
| Начальник цеху, одиниць | ||||
| Планово-диспетчерський відділ, одиниць | ||||
| Економічний відділ, одиниць | ||||
| Директор, одиниць | ||||
| Кількість документів на рік , одиниць | ||||
| Всього, одиниць |
Визначення показників трудомісткості необхідне для наступного обґрунтування ефективності системи. Результати розрахунків доцільно представити в такому вигляді (таблиця ).
Таблиця 1.13
Витрати часу на виконання операцій процесу
"Оформлення замовлення на виріб»
| № з/п | Операція | Затрати, хв. |
| 1. | Введення номера карти клієнта | 0.5 |
| 2. | Введення найменувань і кількості товарів, перевірка БД, корекція замовлення | 5-10 |
| 3. | Уведення даних про форму оплати, автоматичне резервування | |
| 4. | Уведення команди на прийняття замовлення | 0, 5 |
| 5. | Автоматична постановка на контроль | 0, 5 |
| 6. | Визначення об'єктів комплектування | |
| РАЗОМ: | 23, 5 |
Звичайно, для аналізу трудомісткості можна застосовувати і оперограму (табл. 1.14).
Таблиця 1.14
Оперограма процесу "Ухвалення рішення про випуск нового виду товару"
| Перелік процедур | Підрозділи | Трудомісткість | Періодичність виконання процедури (раз в місяць) | Використання технічних засобів | ||||||
| Керівник відділу | Відділ маркетингових досліджень | Вибір перспективного продукту | Відділ розробки нових продуктів | Відділ реклами | До впровадження нових ІТ (дні) | Після впровадження нових ІТ (дні) | ||||
| Дослідження. Збір інформації |  | ПК | ||||||||
| Аналіз та інтерпретація даних | ПК | |||||||||
| Вибір перспективного продукту | ||||||||||
| Більш детальне дослідження | ||||||||||
| Розробка продукту | ПК | |||||||||
| Узгодження технічних можливостей | ||||||||||
| Узгодження прибутковості проекту з бухгалтерією | ПК | |||||||||
| Підтвердження технічного директора | ||||||||||
| Детальна розробка комплексу маркетингу | ПК | |||||||||
| Детальна розробка рекламної компанії | ПК | |||||||||
| Звіт за результатами | ПК | |||||||||
| ВСЬОГО | ||||||||||
Від форми документа часто залежить обсяг трудозатрат не тільки тих працівників, що ці документи формують, але і тих, хто їх читає, аналізує, використовує в довідкових цілях. Тому, проектування складу інформаційних потоків є найважливішою задачею раціоналізації інформаційного забезпечення об'єкта. Необхідно визначити той мінімальний обсяг інформації, що достатній для процесу управління. Ця задача може бути реалізована за допомогою таблиці повторюваності показників у документах, яка допоможе виявити:
§ дублювання окремих реквізитів;
§ відповідність інформації, що утримується в документі, задачам об'єкта;
§ відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;
§ характер використання документа в місці його призначення.
Таблиця 1.15
Таблиця повторюваності показників у документах
(на прикладі форм фінансової і статистичної звітності)
| Назви окремих реквізитів | Види документів | ||||||
| Форма 1 | Форма 2 | Форма 3 | Форма 4 | ... | Форма n | Всього | |
| Чисельність персоналу | + | + | + | + | ... | + | |
| Виручка від реалізації | + | + | + | ... | |||
| Прибуток | + | + | ... | ||||
| Вартість активів | + | ... | |||||
| Сума кредиторської заборгованості | + | + | + | ... | |||
| Всього | ... |
Проте, перехід до принципово нових методів аналізу і проектування інформаційних потоків тривалий час стримувався відсутністю математичних методів через складність формалізації таких практичних завдань, що передбачає чіткого визначення таких положень:
§ цілі і метрики;
§ ролі і відповідальності;
§ пріоритети користувачів;
§ політика безпеки.
Одним з найбільш розроблених методів дослідження інформаційних потоків є метод опису потоків інформації з використанням теорії графів. При використанні цього методу досягається наочність функціонування системи управління і руху потоків інформації. Застосування математичного апарата теорії графів дозволяє оптимізувати роботу системи управління й інформаційних каналів зв'язку. У даному випадку мається можливість представити динаміку управління і руху інформації, що вислизає при використанні інших методів.
Можна навести численні приклади використання теорії графів і описи даних процесів. Вони розрізняються за характером описуваних об'єктів, чи видами графів тощо. Аналіз і систематизація даних методів дозволяє виявити такі основні напрями їх використання в дослідженні інформаційних потоків:
· дослідження інформаційного потоку на основі його сіткової моделі;
· графоаналітичний метод дослідження потоків інформації;
· опис потоків інформації за допомогою графів типу "дерево";
Дослідження інформаційного потоку на основі сіткової моделі використовує застосування сіткового графіка і традиційних методів його аналізу й оптимізації. Так, під роботою розуміють визначену задача управління, що розв'язується працівниками, а під подією - визначений документ, що був складений у процесі виконання роботи (кінцева подія), або буде використаний у процесі виконання робіт (початкова подія).
Аналіз сіткової моделі управління здійснюється традиційними методами. Знаходяться критичний шлях, резерви часу (кожна робота, вироблена управлінським апаратом, характеризується своєю тривалістю, зазначений час настання кожної події), визначаються вузькі місця, пропонується перерозподіл ресурсів тощо.
Графоаналітичний метод дослідження потоків інформації ґрунтується на побудові інформаційного графа й аналізі його матриці суміжності. У будь-якій керуючій системі розрізняють входи, виходи і внутрішню пам'ять. Через входи керуюча система одержує вихідні дані з зовнішнього середовища, через вихід у зовнішнє середовище передаються результати роботи системи. У процесі функціонування керуючої системи з'являється проміжна ланка між вихідними даними і результатами функціонування. Усі три ланки разом утворять компоненти потоку інформації. Компоненти потоку інформації упорядковані. Так, нульовий рівень мають вхідні дані, найвищий - результати функціонування.
На підставі такої схеми потоків інформації можна побудувати граф, вершинами якого служать xі - компоненти потоку інформації і які з'єднуються дугами в тому випадку, якщо перехід між ними здійснюється без яких-небудь проміжних результатів (у іншому випадку є недовизначена вершина). Дуги орієнтуються в напрямку результатів вищого рівня. Побудований граф називається інформаційним. Матриця суміжності для графа будується в такий спосіб: елемент (і, j), що стоїть на перетині і-ої рядка і j-ro стовпця, рівний 1, якщо з вершини xі у вершину xj йде дуга, і рівний 0 в іншому випадку. Матриця суміжності є компактною моделлю інформаційного графа. Надалі будується послідовність матриць, що представляють собою матриці суміжності, зведені в квадрат, третю ступінь тощо Загальне число матриць рівне порядку інформаційного графа. Матрична модель дозволяє визначити:
· порядок схеми потоку інформації;
· рівень кожного компонента потоку;
· число компонентів, що безпосередньо беруть участь у формуванні кожного результату;
· число результатів, у формуванні яких безпосередньо бере участь кожен компонент;
· число шляхів фіксованої довжини, що зв'язують будь-які два компоненти потоку;
· число можливих шляхів, що зв'язують будь-які два компоненти потоку;
· усі результати, для формування яких використовується кожен компонент, і усі компоненти, необхідні для формування кожного результату;
· номер такту, поруч якого може бути погашена в зовнішній пам'яті кожен компонент вихідних даних і проміжних результатів;
· число тактів, протягом яких кожен компонент зберігається в зовнішній пам'яті.
Порядок графа і функціональних результатів є певною оцінкою потоку інформації. Час погашення і тривалості збереження може використовуватися при аналізі організації й обсягу зовнішньої пам'яті.
Розглянемо умовний приклад.
Рис. 1.9. Схема руху даних у системі обліку товарно-матеріальних цінностей на складі
Проаналізувавши результуючий рядок кожної матриці за числом нулів, можна судити про рівень компонентів. Для х1, х2, х3, х4 число вхідних шляхів дорівнює нулеві (нулі в таблиці М3), отже, ці компоненти є вхідними даними 0-ого порядку. У таблиці М2 утворилися нулі для компонентів х5, х6 і в третій таблиці - для х7, х10. Четверта таблиця ступеня М3 не проводилася, тому що вона дорівнює нулеві по всіх елементах.
Складемо матрицю суміжності і послідовність матриць суміжності за степенями.
| М1 | М2 | |||||||||||||||||||||||
| М3 | Матриця числа шляхів | |||||||||||||||||||||||
Рис. 1.10. Матриці суміжності.
Отже:
| х1, х2, х3, х4 - | компоненти 0-ого порядку; |
| х5, х6 - | компоненти 1-го порядку; |
| х7, х10- | компоненти 2-го порядку; |
| х8, х9 - | компоненти 3-го порядку. |
Таким чином, аналіз матриці суміжності дозволив з'ясувати подробиці структури графа, не помічені при першому розгляді.
Упорядкуємо граф за тактами руху потоків інформації.
Рис. 1.11. Граф, упорядкований по тактах руху потоків інформації
Опис потоків інформації за допомогою графів типу "дерево" припускає побудова центрального графи-дерева взаємозв'язку показників і графів розрахунків, що показують потоки і перетворення інформації при розрахунку окремих показників. Центральне граф-дерево взаємозв'язку показників формується з урахуванням ієрархії, ребра орієнтовані від вихідних показників до результуючих, які мають вищий рівень укрупнення.
Опис системи у вигляді дерева можливий в тих випадках, коли є результуючий або головний показник на кожному рівні. Так як деякі вхідні показники можуть служити при утворенні декількох результуючих, не виключене зрощення дерев. Дерева розрахунку можуть поєднуватися шляхом підстановки в дерево замість значення якого-небудь вихідного показника дерева розрахунку цього показника. Така процедура може повторюватися доти, поки серед вихідних показників не буде вторинних, тобто таких, що мають власні дерева розрахунку.
Опис потоків інформації графом типу "дерево" може бути наочно представлене при розробці бізнес-плану виробництва і випуску нової продукції в організації.
Початкова вершина дерева відповідає роботі вищого менеджменту, що полягає у виробленні принципових положень для розробки плану, в аналізі варіантів розділів плану, що розробляються окремими підрозділами, їх ув'язуванню, ухваленні рішення, представленні проекту плану.