Створення таблиць за допомогою майстра.

Майстер для створення таблиць застосовується для швидкого і зручного створення поширених таблиць. Для створення нової таблиці двічі клацнемо мишею на відповідному пункті розділу Таблиці. У вікні (рис.7.5), що з'явилося, виберемо таблицю Товары. Із списку полів виберемо поля, приведені на малюнку, і натиснемо Далі. У наступному вікні майстра змінимо назву таблиці на Nadchod і виберемо спосіб самостійного визначення первинного ключа. Далі виберемо поле КодТовара як ключ і задамо Числа, що вводяться користувачем як спосіб введення даних в ключове поле. Вікно створення зв'язків в майстрі залишимо без змін і в останньому вікні виберемо пункт Змінити структуру таблиці.

Після натиснення Готово з'явиться конструктор таблиць, де слід змінити назву поля Кодтовара на номенкл, ОписаниеТовара на товар, НаСкладе на склад, Заказано на количество, Минимальный Запас на сумма і ввести описи полів.

Рис. 7.5. Майстер створення таблиць

Створення зв'язків між таблицями. Access володіє гнучким і зручним візуальним засобом створення і редагування зв'язків між таблицями. Для його активації виберемо Головне меню | Сервіс | Схема Даних. Додамо у вікно, що відкрилося, всі наявні таблиці.

Для організації зв'язку між таблицями Nadchod і Wytrаty, клацнемо мишею на полі номенкл таблиці Nadchod і перетягнемо його на поле з тією ж назвою таблиці Wytrаty. З'явиться вікно зміни зв'язків. У центральній таблиці вказані поля головної і зв'язаної таблиць. Встановимо прапорець Забезпечення цілісності даних, що означає жорсткий зв'язок між таблицями, і прапорці каскадного видалення і оновлення даних.

Аналогічно можна зв'язати решту таблиць бази даних. В результаті повинна появитись схема бази даних, яка представлена на рис.7.6. Закриємо вікно і збережемо всі зміни.

Рис. 7.6. Схема бази даних

Створені зв'язки можна перевірити тестовим введенням даних. При введенні перших даних в головну таблицю зліва з'явиться поле з хрестиком в центрі. Натиснувши на нього, можна вводити дані в підлеглу таблицю. При видаленні запису в головній таблиці видаляться і всі зв'язані записи підлеглих таблиць.

Створення запитів.

Запити є головним інструментом управління базами даних. У Access для створення запитів зручно використовувати візуальні засоби. Робота в них здійснюється завданням зразків значень в шаблоні запиту, що передбачає той тип доступу до бази даних, який потрібен в даний момент. Для відображення візуальних засобів створення потрібно перейти в розділ Запити і запустити Створення запиту в режимі конструктора. З'явиться вікно конструктора (рис.7.7) з вікном додавання таблиць і запитів.

Рис. 7.7. Конструктор запитів

Поля запиту. Таблиця полів запиту потрібна для введення полів, умов відбору, групових і агрегатних функцій, способу сортування.

Будь-яке поле в рядку Поле містить список доступних полів всіх таблиць, що беруть участь в запиті.

Поля в рядку Ім'я таблиці також мають список, що розкривається і містить імена доступних таблиць.

Поля в рядку Сортування призначені для вибору способу сортування записів в запиті.

Виведення поля на екран можна виключити, виключивши значок

Виведення на екран. У полі Умова відбору можна ввести будь-яку умову, що стосується даного поля.

Наприклад: ">10", "BETWEEN 1 AND 10".

Якщо умова є рівністю, то знак "=" можна не вводити, залишивши лише параметр для порівняння.

З випадного меню на полях запиту доступний пункт Групові операції, при виборі якого в таблиці полів з'являється ще один рядок: Групова операція. У полях даного рядка можна вибрати угрупування полів таблиці, додаткові умови відбору, вирази (наприклад, вкладені команди вибору) і агрегатні функції.

Приклад створення однотабличних запитів. Нехай потрібно вивести на екран усі товари, які поступили на склад в 2008 році, починаючи з 1-го лютого. Запустимо конструктор запитів і додамо в нього таблицю Nadchod.

Таблиця повинна з'явитися у вигляді віконця із списком полів. Перенесемо поля номенкл, товар, сума і дата в таблицю полів. Поставимо для поля дата умову >=#01.02.2008#, що означає дату вище набраної, а також передбачимо сортування за збільшенням.

З випадного меню в схемі даних доступний режим SQL. Створений SQL-аналог запиту виглядатиме приблизно таким чином:

SELECT Nadchod.номенкл, Nadchod.товар, Nadchod.сумма, Nadchod.дата

FROM Nadchod

WHERE Nadchod.дата >=#1/02/2008#

ORDER BY Nadchod.дата ESC;

Закриємо і збережемо запит. Тепер при його відкритті (рис.7.8) можна не тільки переглядати дані таблиці, але і вводити їх. Ця функція доступна для всіх однотабличних запитів, в яких присутні всі обов'язкові поля.