Керуюча справами виконкому А.Л. Біловол

ДОВІДКА

про стан виконавської дисципліни у апараті Тростянецької міської ради за І півріччя 2013 року

Аналізуючи стан виконавської дисципліни на виконання заходів щодо посилення контролю і підвищення відповідальності відповідальних посадових осіб апарату міської ради за своєчасне і безумовне виконання Законів України, правових актів та доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, райдержадміністрації, міського голови, рішень сесії та рішень виконкому міської ради за І півріччя 2013 року, слід відмітити, що в апараті міської ради відпрацьована і діє система роботи з розпорядчими документами органів влади вищого рівня, розпорядженнями і дорученнями голови райдержадміністрації, розпорядженнями міського голови, рішеннями сесій та рішеннями виконкому міської ради.

Так, у І півріччі 2013 року до апарату Тростянецької міської ради надійшло 38 розпорядчих документів органів виконавчої влади та місцевого самоврядування:

- 2 розпорядження обласної державної адміністрації;

- 29розпорядження голови Тростянецької районної державної

адміністрації;

- 1 доручення голови Тростянецької районної державної

адміністрації;

- 6рішень сесії Тростянецької районної ради.

Дані документи реєструються в окремому журналі. За їх реєстрацію та здійснення контролю за термінами виконання відповідає начальник загального відділу апарату міської ради.

Реєструє дані документи та робить відмітку у журналі реєстрації про надання інформації про виконання до органу, який видав розпорядчий документ (чи зняття з контролю розпорядчого документу), секретар приймальні Коваль А.М.

За ведення контрольних справ, карток контролю, терміни надання інформацій відповідає спеціаліст із організації діловодства та контролю за виконанням розпорядчих документів Прокопович О.М.

Щомісячно здійснюється моніторинг виконання розпоряджень, доручень голів обласної та районної державних адміністрацій, за результатами проведення моніторингу складається інформація, яка направляється до райдержадміністрації.

Станом на 01.07.2013 року на контролі знаходиться 29 розпорядчих документів органів виконавчої влади. У І півріччі 2013 року було заведено 12 контрольних справи на виконання розпорядчих документів. Знято з контролю у І кварталі 2013 року 13 контрольних справ.

Якщо на розпорядчий документ надається повна одноразова інформація про його виконання, то на такий документ контрольна справа не заводиться, у журналі реєстрації робиться відмітка про надання інформації і документ знімається з контролю резолюцією міського голови «До справи».

В апараті міської ради вживаються заходи щодо вдосконалення роботи з організації виконання розпорядчих документів і поліпшення контролю за їх реалізацією. Проводиться періодичний аналіз виконання розпорядчих документів на засіданнях виконкому, на щотижневих апаратних нарадах при міському голові. Так, у І півріччі 2013 року при міському голові відбулося 10 протокольних апаратних нарад із працівниками міської ради та 15 нарад із керівниками підвідомчих підприємств.

З метою запобігання проявам корупції у апараті міської ради, працівники апарату підвищили свою кваліфікацію на семінарі навчання з питань запобігання та протидії проявам корупції. Семінар був проведений спеціалістами Харківського регіонального інституту державного управління спільно з Сумським центром перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ, організацій та за участі обласної прокуратури та СБУ в Тростянецькій районній державній адміністрації.

Розпорядженням міського голови № 27 від 11.02.2013 року було проведено в апараті Тростянецької міської ради «Дні контролю» щодо виконання розпорядчих документів органів вищої влади за 2012 рік.

Також, з метою забезпечення ефективної роботи та зміцнення виконавської дисципліни апарату міської ради, працівників підвідомчих підприємств, а також для найбільш ефективного використання бюджетних коштів в умовах світової фінансової кризи та мінімізації впливу кризи на громаду міста Тростянця відповідно до Постанови КМУ № 943 від 22.10.2008 року у апараті міської ради протягом 2008 - 2012 років та І півріччя 2013 року було прийнято ряд документів:

- міським головою було видано ряд розпоряджень:

- № 237 від 29.10.08 року «Про здійснення заходів щодо скорочення споживання електричної енергії бюджетними установами;

- № 272 від 26.11.08 «Про затвердження заходів «Про економне та раціональне використання працівниками міськвиконкому енергоносіїв, комунальних послуг, канцтоварів та інше»;

- № 287 від 08.12.2008 року «Про зміцнення трудової дисципліни»;

- рішення 34 сесії міської ради від 26.02.2009 року «Про затвердження заходів щодо економного та раціонального використання бюджетних коштів, передбачених для утримання Тростянецької міської ради та її виконавчих органів»;

- прийняте рішення виконкому від 18.03.2009 року № 116 «Про затвердження заходів щодо економного та раціонального використання бюджетних коштів, передбачених для утримання комунальними підприємствами міської ради»;

- рішення виконкому № 284 від 17.06.2009 року «Про внесення доповнення в рішення виконкому № 116 від 18.03.2009 року «Про затвердження заходів щодо економного та раціонального використання бюджетних коштів, передбачених для утримання комунальними підприємствами міської ради»;

- рішення виконкому №719 від 15.12.2010 року «Про затвердження заходів щодо забезпечення режиму жорсткої економії бюджетних коштів»;

- рішення виконкому № 127 від 02.03.2011 року «Про заходи щодо збільшення надходжень до міського бюджету, економного та раціонального використання бюджетних коштів у 2011 році»;

- рішення виконкому № 32 від 20.01.2011 року «Про встановлення режиму обов’язкової економії витрат бюджетних коштів на 2011рік»;

- розпорядження міського голови № 39 від 27.03.2012 року «Про заходи щодо збільшення надходжень до міського бюджету, економного та раціонального використання бюджетних коштів на 2012 рік»;

- рішення виконкому № 43 від 20.02.2013 року «Про заходи щодо збільшення надходжень до міського бюджету, економного та раціонального використання бюджетних коштів на 2013 рік»;

Прийняття даних документів було направлене на посилення персональної відповідальності працівників апарату міської ради та підвідомчих підприємств за порушення виконавської дисципліни, посилення контролю за використанням робочого часу, економним використанням бюджетних коштів на канцтовари, посилення контролю за використанням службового автотранспорту, витрат на відрядження, економним використанням електроенергії, тощо.

Слід відмітити, що крім виконання розпорядчих документів органів виконавчої влади, одним із найважливіших напрямків роботи Тростянецької міської ради та її виконавчого комітету є проведення сесій та засідань виконкомів, які проводяться згідно затверджених планів роботи та виконання рішень, прийнятих на сесіях та виконкомах.

Так, за І півріччя 2013 року було проведено 5 сесії міської ради та 6 пленарних засідання, прийнято 96 рішень. Станом на 01.07.2013 року на контролі залишилося 79 рішень сесій, що складає 82,2% від усіх рішень.

Засідання виконавчого комітету Тростянецької міської радипроводилися щомісячно (кожна третя середа), згідно Регламенту роботи виконкому та плану його роботи на 2013 рік.

Станом на 01.07.2013 року було проведено 12 чергових та позачергових засідань виконкому, прийнято 246 рішень виконавчого комітету.

На виконання власних (самоврядних повноважень) виконкомом Тростянецької міської ради прийнято 171 рішення, на виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади прийнято 75 рішень.

На контролі станом на 01.07.2013 року із 246 залишилося 180 рішень виконкому, що складає 73,1%.

Міським головою протягом І півріччя 2013 року видано 69 розпоряджень з основної діяльності апарату міської ради.

Відповідність прийняття рішень сесій, виконкому чинному законодавству перевіряється прокуратурою Тростянецького району. Всі рішення для контролю направляються до районної прокуратури.

Не менше важливим напрямком роботи апарату міської ради є робота зі зверненнями громадян, в якій відповідальні посадові особи керуються Законом України “Про звернення громадян ” та Законом України «Про публічну інформацію». Загальним відділом апарату міської ради (спеціалістом по контролю за зверненнями громадян) систематично проводиться аналіз стану виконавської дисципліни в роботі зі зверненнями громадян та аналіз стану надходження публічної інформації до апарату міської ради.

В апараті міської ради прийнятий і затверджений рішенням виконкому графік особистого прийому громадян міським головою, заступниками міського голови, секретарем міської ради та керуючою справами виконкому.

Крім днів хвороби, випадків порушень та зриву графіків прийому у І півріччі 2013 року не було.

Апаратом Тростянецької міської ради проводиться планова робота по попередженню надходження заяв та скарг шляхом проведення Громадських слухань, зустрічей-нарад із головами вуличних комітетів міста, через депутатську діяльність. Постійно через «Вісник місцевого самоврядування» (газета «Круглий двір»), через Інтернет-мережу проводиться інформування та роз’яснення пріоритетних напрямків діяльності апарату міської ради з питань соціально - економічного та культурного розвитку міста, проводиться особистий прийом громадян керівниками.

З метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та забезпечення її результативності на виконання вимог Конституції України, Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» апаратом міської ради дане питання аналізується на засіданні виконавчого комітету міської ради (рішення виконкому № 15 від 16.01.2013 року «Про роботу зі зверненнями громадян міста за 2012 рік у апараті Тростянецької міської ради та підвідомчих міській раді підприємств та заходи щодо її вдосконалення».

Слід відмітити, що за І півріччя 2013 року до апарату міської ради надійшло 929 усних та письмових звернень.

На особистому прийомі побували 272 громадян:

- міським головою – 67 осіб;

- заступником міського голови, секретарями ради та виконкому – 205 осіб.

За результатами розгляду звернень щодо задоволення та вирішення

проблем мешканців міста аналіз показав:

- задоволено 417 заяв (44,9%), за 2012 рік – 724 (76,6%), проти минулого року (- 307).

- дано роз’яснення по 169 заявах (18,2%), за 2012 рік 128 (13,5%) проти минулого року (+41).

- взято на контроль 343 (36,9%), за 2012 рік 93 (9,8%) проти минулого року (+250).

За І півріччя 2013 року повторних звернень не було.

В цілому виконавцями своєчасно надаються відповіді на звернення громадян, але аналіз стану роботи зі зверненнями громадян у апараті міської ради та підвідомчих підприємствах показав, що роботу із розглядом звернень потрібно вдосконалювати.

На жаль, у І півріччі 2013 року, були випадки недотримання законодавства про звернення громадян. Перевіряючи роботу зі зверненнями громадян у підвідомчому міській раді підприємстві КП «Тростянецьке ЖЕУ» було встановлено, що мають місце порушення терміну розгляду заяв, не завжди вчасно надаються відповіді на письмові звернення, що надійшли з міської ради, що не дає можливості вчасно надати відповідь заявникам. Також виявлено порушення терміну розгляду заяв у дочірніх підприємствах КП ТКС, а саме: ДП «Екосервіс» та ДП «Добробут», не завжди вчасно надаються відповіді на звернення громадян, що надійшли з міської ради.

Не менш важливим напрямком роботи апарату міської ради в питаннях забезпечення життєдіяльності територіальної громади міста Тростянець є службове листування, що проводилося із правоохоронними органами, прокуратурою, органами судочинства, податковими, держслужби, боротьби з економічною злочинністю, органами виконавчої влади, бюджетними установами та організаціями, підприємствами та приватними підприємцями.

Всього за І півріччя 2013 року вхідних документів вищевказаного характеру надійшло до апарату міської ради – 1151.

Щодо вхідної кореспонденції такої, як звернення громадян, звернень з питань адміністративних послуг, публічної інформації та ін. надійшло до міської ради – 750.

Дані документи були опрацьовані спеціалістами апарату міської ради на сесіях, засіданнях виконкому, комісіях, створених при апараті міської ради, чи розглянуті в індивідуальному порядку.

Вихідних документів у І півріччі 2013 року зареєстровано - 1647.

Контроль за строками виконання службових документів покладено на спеціаліста по контролю. З метою прискорення реагування на терміни виконання службових листів даний спеціаліст подає щомісяця доповідні записки міському голові про листи, на які не отримані апаратом міської ради відповіді по кожному, відповідальному спеціалісту.

Якщо установа, до якої був відісланий апаратом міської ради

службовий лист, не надала вчасно відповідь, міською радою терміново направляється повторно лист, або лист-скарга до вищестоящої установи з

проханням про реагування на службові листи.

З метою забезпечення прозорої та ефективної роботи апарату міської ради, для забезпечення доступності громадян міста до інформації, покращення якості надання адміністративних послуг населенню з 08 лютого 2013 року в Тростянецькій міській раді при загальному відділі діє Центр надання адміністративних послуг, що позбавляє відвідувачів ходити по численних кабінетах, шукаючи необхідного спеціаліста. В Центрі повністю здійснено технічне переоснащення робочих місць всіх спеціалістів міської ради: кожне робоче місце обладнане сучасною комп’ютерною та організаційною технікою, яка поєднується єдиною локальною мережею, має вихід до всесвітньої мережі Інтернет. Все це дозволяє більш швидко та якісно обробляти заявки населення. Людей обслуговують 11 працівників апарату міської ради, згідно графіку. Графік їх прийому, стенд з бланками заяв, з переліком адміністративних послуг, інформаційними картками та інформаційний термінал розміщено у холі міської ради. Також, в холі розміщена рецепція, де інформатор консультаційного сектору консультує відвідувачів, допомагає у заповненні заяв та спрямовує до відповідного фахівця. Центр надання адміністративних послуг надає 46 видів послуг. До Центру на 01.07.2013 року надійшло - 2726 звернень, із них задоволено - 2677. Залишились на контролі 49 звернень. Кількість відмов у наданні адміністративних послуг – відсутня.

Для вдосконалення роботи міської ради із службовою документацією та кореспонденцією з1 червня 2013 року у Тростянецькій міській раді впроваджено систему електронного документообігу. Підключено 24 робочих місця, що значно підвищить ефективність роботи. Для його реалізації було обрано українську компанію «ФОСС-Он-Лайн», яка більше 15 років діє на ринку інформаційних технологій України.

Система електронного документообігу дозволить покращити роботу з документами та оптимізувати процес документообігу. Так, обробку вхідної та вихідної кореспонденції, виконання та контроль за протоколами, рішеннями міської ради та виконавчого комітету здійснюватиметься у системі е-документообігу.

Впровадження е-документообігу принесе користь мешканцям міста, а саме:

· підвищить рівень прозорості та відкритості роботи міської ради;

· скоротить час надання послуг громадянам, підприємствам та організаціям;

· зменшить адміністративні перешкоди/бар’єри;

· підвищить ефективність роботи міської ради;

· підвищить задоволеність громадян якістю надання адміністративних послуг;

· допоможе зекономити час, ресурси міської ради та виключити можливість втрат документів.

Підводячи підсумки роботи за І півріччя 2013 року, та враховуючи вищезазначені випадки порушення терміну розгляду заяв керівниками підвідомчих підприємств, пропонується вважати дану роботу такою, що потребує подальшого вдосконалення та зміцнення.

З метою покращення стану виконавської дисципліни апаратом міської ради на ІІ півріччя 2013 року пропонується вжити ряд заходів:

- посилення контролю з боку заступників міського голови, секретаря міської ради, керуючої справами виконкому, начальників відділів міської ради за своєчасним та якісним виконанням розпорядчих документів органів виконавчої влади, рішень сесій міської ради, рішень виконкому, розпоряджень та доручень міського голови спеціалістами апарату міської ради, керівниками підвідомчих комунальних підприємств;

- більш ефективне планування роботи відділів, посадових осіб та здійснення контролю за виконанням планів (начальники відділів - щомісяця);

- проведення консультативно-навчальних занять по вдосконаленню діловодства та вивчення чинного законодавства у зв’язку із внесенням до нього змін (керуюча справами, загальний відділ, відділ правового забезпечення);

- удосконалення моніторингу загальним відділом за виконанням розпорядчих документів виконавчої влади, рішень сесії, виконкому, розпоряджень міського голови, доручень на виконання протокольних нарад, службових листів, звернень громадян (щоп’ятниці – спеціалісти загального відділу по контролю) та надання міському голові доповідних про випадки їх невиконання (начальник загального відділу);

- активна участь спеціалістів міської ради у курсах навчання по підвищенню кваліфікації.

Керуюча справами виконкому А.Л. Біловол