Конструирование отчетов в СУБД Access.

Лабораторное занятие № 6. 16.

Средства MS Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчеты сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования по оформлению документа.

MS Access имеет следующие режимы создания отчетов:

- Конструктор

- Мастер отчетов

- Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный

Во многих случаях удобно использовать мастер отчетов. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Практическое задание:

Создание автоотчетов

1. Откройте БД, созданную на ЛЗ_6_13.

2. Перейдите на объект Отчеты окна БД и нажмите кнопку Создать.

3. Выберите Автоотчет: ленточный в появившемся окне диалога Новый отчет, выберите запрос Сортировка списка и щелкните на ОК.

4. Изучите страницу просмотра отчета.

5. Сохраните отчет с именем Сортировка списка и закройте отчет.

Сам_задание: Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Доктора наук.

6. Внесите изменения в отчет Доктора наук. Нажмите на кнопку .

Примечание. В окне конструктор отчетов находиться пять областей:

Заголовок отчета – все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул – все, что находиться в этой области, выводиться в верхней части каждой страницы;

Область данных – содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находиться в этой области, выводиться в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в конце отчета.

7. Исправьте заголовок отчета на Список докторов наук. Измените цвет букв, их размер и шрифт.

8. Создайте элемент надпись в Примечание отчета с помощью панели элементов и введите текст: Отчет подготовил ФИО (внесите свои данные).

9. Перейдите в режим предварительного просмотра, нажав на кнопку и посмотрите, что получилось.

10. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Создание отчетов с использованием мастеров.

1. Нажмите на кнопку Создать.

2. Выберите Мастер отчетов и таблицу Организации.

3. Осуществите выборку следующих полей: Организация, Город, Адрес. В этом же окне выберите таблицу Эксперты, и осуществите выборку следующих полей: Фамилия, Сфера компетентности, Ученая степень, Тариф.

После того как все выбранные поля окажутся в расположенном справа списке и будут упорядочены указанным образом, щелкните Далее. Затем еще раз Далее.

4. Добавьте уровень группировки в диалоговом окне по полю Организации. Для этого выделите поле Организации и щелкните по кнопке >. Щелкните Далее.

5. Выполните сортировку по полю Фамилии, активизируйте кнопку Итоги, затем в открывшемся диалоговом окне установите опцию Sum и подтвердите свой выбор нажатием ОК,щелкните на кнопку Далее.

6. Выберите вид макета для отчета: ступенчатый.

7. Выберите один из стандартных стилей оформления отчета по своему усмотрению. В завершении щелкните на кнопку Далее. И присвойте отчету имя – Обзор организаций.

8. Чтобы увидеть оформленный отчет, выполните щелчок на кнопке Просмотреть отчет.

9. Перейдите в режим конструктора и отформатируйте его по своему усмотрению.

10. Закройте отчет, предварительно сохранив его.