Наложение условия по списку
ТЕМА. СОЗДАНИЕ И АНАЛИЗ БАЗ ДАННЫХ В MS EXCEL
Лабораторная работа № 11
Фильтрация списка
Фильтрация списка – это процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, если у вас есть список клиентов, его можно отфильтровать так, чтобы видеть фамилии только тех из них, которые живут в определенном городе. В данной работе будет рассмотрена автоматическая фильтрация.
Фильтрация по одному критерию
Задание:
1. Из папки Материалы откройте файл Лаб.раб.11. При отсутствии папки Материалы создайте новую рабочую книгу Excel и назовите ее Лаб.раб.11.
2. Активизируйте лист Фильтр. При отсутствии исходного файла Лист1 назовите Фильтри введите данные, указанные в таблице 1.
3. Установите табличный курсор на одну из ячеек списка.
4. Выполните команду ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр. Excel проанализирует список и добавит в строку заголовков полей кнопки раскрывающихся списков (кнопки автофильтра): 
(рис. 10).
Рис. 10
5. Щелкните на кнопке автофильтра в ячейке Отдел. Список раскроется и покажет все значения, содержащиеся в этом столбце (рис. 11).
Рис. 11
6. Выберите наименование какого-нибудь отдела, и Excel спрячет все строки, кроме тех, которые включают отмеченное значение (рис. 12). Другими словами, критерием отбора служит выбранное вами значение.
Рис. 12
7. Обратите внимание, что после фильтрации в строке состояния появилась сообщение о том, сколько строк отобрано: 
. Кроме того, изменился цвет кнопки автофильтра 
, чтобы напомнить вам, что список отфильтрован по значениям, содержащимся в этом столбце.
8. Снова щелкните на кнопке автофильтра и выберите опцию (Все). Программа отобразит весь список полностью.
9. Сохраните файл.
Фильтрация по нескольким критериям
Задание
1. Щелкните на кнопке автофильтра в ячейке Годовой фонд заработной платы. Выберите опцию (Условие …). Открывшееся диалоговое окно Пользовательский автофильтр позволяет фильтровать списки с использованием нескольких критериев.
2. В поле Годовой фонд заработной платы из раскрывающегося списка выберите критерий больше, в поле справа введите или выберите из списка значение критерия, например, 80 000р. Установите переключатель и. В нижнем поле выберите критерий меньше и установите для него значение, например, 100 000р. (рис. 13).
Рис. 13
3. Нажмите кнопку ОК. Таким образом, вы вывели список сотрудников с годовым фондом зарплаты в диапазоне от 80 000р. до 100 000р.
Контрольное задание:
1. Из полученного списка отберите тех сотрудников, которые были приняты на работу, например, не ранее 01.01.2000 года. Используйте для этого опцию (Условие …), критерий меньше и значение критерия 01.01.2000.
2. Покажите снова весь список.
3. Выведите список сотрудников с фамилиями, начинающимися, например, с буквы Б. Для этого установите критерий равно, значение критерия Б*.
4. Сохраните файл.
Наложение условия по списку
Задание:
1. Из списка кнопки автофильтра столбца Оклад выберите опцию (Первые 10…). Название данной опции общепринятое, действие опции не ограничивается нахождение только 10 элементов. С помощью данной опции вы можете выбрать наибольшие или наименьшие элементы из списка, а также указать их количество.
2. В диалоговом окне Наложение условия по списку установите критерий Показать 5 наибольших элементов списка (рис. 14).
Рис. 14
3. Программа выведет сведения о 5 сотрудниках, имеющих наибольший месячный оклад.
4. Сохраните файл.
Контрольное задание
1. Выведите список, состоящий из 3-х сотрудников, принятых на работу раньше других. Восстановите весь список, а затем найдите 3-х сотрудников, принятых позже всех.
2. Выведите список, сотрудников, работающих в одном отделе. Среди оставшихся - сотрудника с наибольшей заработной платой.
Совет:
Для отмены режима Автофильтр и удаления кнопок раскрывающихся списков в именах полей выберите команду ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр повторно. В результате будет удален флажок у пункта меню Автофильтр, и список вернется в обычное состояние.
Сортировка списка
Сортировкой называется изменение порядка строк в списке. Сортировка применяется в случаях, когда необходимо, чтобы строки имели определенную последовательность. Excel – очень гибкая система в отношении методов сортировки данных.
Сортировка по одному полю
Задание
1. Активизируйте лист Сортировка. При отсутствии исходного файла перейдите на Лист2, назовите егоСортировка и скопируйте на лист базу данных сотрудников.
2. Установите табличный курсор в ячейку с фамилией первого сотрудника. Щелкните на кнопке сортировки Сортировка по возрастанию 
, расположенной на стандартной панели инструментов. Программа расположила список в алфавитном порядке.
3. Щелкните на кнопке сортировки Сортировка по убыванию 
, расположенной на стандартной панели инструментов. Программа расположила список в обратном алфавитном порядке.
4. Сохраните файл.
Контрольное задание
1. Отсортируйте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке возрастания (убывания) окладов.
2. Представьте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке возрастания (убывания) даты приема на работу.