Отслеживание выполнение проекта
При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане. Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.
После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.
Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.
По завершении этого урока вы будете знать, какие представления следует использовать для отслеживания и контроля хода выполнения, как вводить различные типы сведений о ходе выполнения задач и как просматривать их влияние на календарный план. Если в вашей группе используется такое интерактивное средство совместной работы, как сервер Microsoft Project Server, вы узнаете, как получать обновления результатов от членов группы.
Может возникнуть необходимость отслеживать количество трудозатрат каждого ресурса, задействованного в проекте (по каждой из задач или по всему проекту). После этого можно сравнить запланированное и фактическое количество трудозатрат. Это поможет отслеживать производительность ресурсов и планировать трудозатраты для будущих проектов.
Может возникнуть необходимость отследить превышение затрат на определенной стадии проекта или выяснить величину затрат на конкретный ресурс в определенный день. Возможно, потребуется увидеть общее значение начисленных затрат.
Отслеживание затрат по проекту помогает определить, какие изменения необходимо внести, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Оно может пригодиться и при планировании бюджета для будущих проектов.
Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение сведений о проекте. Можно подготовить отчеты или презентации, опубликовать сведения на веб-узле или использовать сервер MS Server для связи с группой проекта по Интернету.
Часть 4. ВЫПОЛНЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ.
Содержание курсовой работы
Курсовая работа должна содержать следующие разделы:
1) Введение.
2) Постановка задачи.
3) Модель функционально организационной структуры информационного обеспечения СУ (ИОСУ).
4) Информационная модель ИОСУ
5) Технологическая модель управления ИОСУ.
6) Коммуникационная модель ИОСУ
7) Заключение
Введение
Должно содержать:
1) общую характеристику (краткое описание основных свойств, выполняемых функций и задач) системы управления, для которой разрабатывается проект информационного обеспечения;
2) роль и значения ИОСУ для повышения эффективности управления в рассматриваемой СУ;
3) тенденции (направления) дальнейшего развития ИО аналогичных СУ, в том числе, тенденции повышения роли человека в управлении сложными объектами;
4) актуальность (важность, целесообразность) разработки проекта ИО, которое отличается от существующих лучшими свойствами.
Постановка задачи
1. Описание объекта управления:
· назначение объекта управления (цель его организации и функционирования)
· характеристика производимой продукции (услуг) с описанием значений параметров (характеристик), гарантируемых потребителю;
· описание технологии изготовления продукции.
2. Описание управляющей системы по следующим направлениям:
· виды управляемых процессов (технологический процесс изготовления продукции (оказания услуг), маркетинговая деятельность, управление материальными ресурсами, управление коллективом сотрудников, управление кадрами (подготовка кадров, воспитание ….), управление качеством продукции (услуг) и др.);
· полнота представления функций управления по всем видам управляемых процессов и их стадиям (планирование, организация выполнения плана, контроль и регулирование хода работ по выполнению плана, оценка степени достижения плановых показателей по результатам выполнения плана;
· описание организационной (административной) структуры управляющей системы с указанием каждого подразделения и задач им выполняемых, полномочий и ответственности; уровня механизации, автоматизации решения задач управления в каждом подразделении организационной структуры;
· описание недостатков существующей управляющей системы.
· Рассматриваются задачи совершенствования организационной структуры существующей системы управления по следующим признакам:
o отсутствуют подразделения, выполняющие функции; (например, по направлению автоматизации производства);
o неоправданно много самостоятельных мелких подразделений;
o персонал подразделений системы управления в недостаточной мере владеет современными методами управления;
o отсутствует критерии оценки эффективности решений по управлению;
o при планировании слабо учитываются возможности исполнителей на местах;
o несвоевременно доводится плановые задания до исполнителей;
o решения по направлениям принимаются на основе недостоверной (недостаточной) информации;
o и другим признакам.
Рассматриваются задачи по разрешению проблем использования технических средств в управлении по следующим признакам: неудовлетворительное оснащение рабочих мест сотрудников управления техническими, информационными и программными средствами:
1) неэффективное использование вычислительной техники и слабое знание ее возможностей;
2) слабое использование современной технологии управления в оперативно – диспетчерском управлении, технико-экономическом анализе, в производстве, планировании и т.п.
3) недостаток средств оперативной связи;
4) недостаточно автоматизирован учет и распределение ресурсов всех видов;
5) большая инерционность подготовки и принятия решений по управлению;
6) продолжительные сроки передачи информации всех видов и др.
Рассматриваются задачи по разрешению проблем управления кадрами:
1) недостаточное внимание к учебе и подготовке резерва на выдвижение;
2) низкий уровень учебы в системе повышения квалификации;
3) неэффективный механизм стимулирования производственного и управленческого персонала и др.
3. Определяются цели создания ИОСУ в виде ожидаемых результатов от внедрения Системы организации информационного обеспечения СУ (СОИОСУ) (например, повышения качества выпускаемой продукции, услуг, повышение объемов производства, расширение рынка сбыта, снижения потерь, обусловленных мало эффективным управлением, дальнейшее развитие объекта управления и его ассортимента продукции и т.к.).
4. Определяются основные направления работ по проектированию СОИОСУ в виде перечня и краткого содержания задач по устранению недостатков управляющей системы; перечень и краткое содержание задач по автоматизации процессов управления, повышения эффективности технологии управления (применения математических методов на этапах подготовки, принятия и реализации решений по управлению и т.д.)