Тема 4. Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов

1. Регистрация документов. Значение и задачи, формы регистрации. Автоматизированные системы регистрации, их значение для совершенствования ДОУ.

2. Организация контроля исполнения документов: значение и виды, формы контроля; автоматизированные виды контроля.

3. Анализ подготовленных студентами документов.

Задание к семинару:

1. Подготовить две заполненные регистрационные карточки.

ТЕМА 5: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ.

1. Состав конфиденциальной информации. Ее источники и каналы разглашения.

2. Система и технология защиты ценной информации и конфиденциальных документов: обработка, учет, порядок работы персонала, хранение, защита при проведении переговоров.

3. Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации.

Задание к семинару:

1. Предложить систему грифов конфиденциальности для организации.

ТЕМА 6.ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (ДОУ).

1. Общие требования к службе ДОУ. Типовые организационные структуры службы ДОУ.

2. Задачи и функции службы ДОУ. Функции структурных подразделений службы ДОУ. Должностной состав.

3. Примерные структуры управления делопроизводством в органах власти федерального, областного и местного уровней.

4. Нормативная регламентация службы делопроизводства. Условия труда.

Задание к семинару:

1. Рассчитать количество и состав службы ДОУ при объеме докуметооборота в организации – 200 000 /500000 документов в год

ТЕМА 7.РАБОТА С ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.

1. Виды обращения граждан: предложения, заявления, жалобы; коллективные обращения.

2. Нормативная регламентация и технология работы с обращениями.

3. Информационно-справочная работа и контроль. Сроки хранения дел с обращениями.

ТЕМА 8: Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

1. Определение ценности документов и документной информации.

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Индивидуальная номенклатура дел.

3. Составление заголовков и установление сроков хранения дел.

4. Хранение документов в оперативной деятельности.

5. Текущее хранение дел. Хранение электронных документов

Задание к семинару:

1. Определить место формируемого в ходе изучения курса «Дела» в номенклатуре дел факультета и присвоить ему номер.

2. Установить срок хранения «Дела».

Тема 9: Подготовка документов и дел к архивному хранению

1. Архивный фонд Российской Федерации и ведомственные архивы.

2. Экспертные комиссии.

3. Подготовка дел к архивному хранению. Оформление обложки дел длительных сроков хранения.

4. Порядок передачи дел в архив.

Задание к семинару:

1. Сформировать все документы, подготовленные в ходе семинаров в «Дело», дать ему заголовок, присвоить индекс.

2. Подготовить «Дело» и оформить его обложку для длительного хранения в архиве.

3. Подготовить внутреннюю опись и лист-заверитель «Дела».

Литература:

Основная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практ. пособие.-2-е изд., перераб. и доп.-М.: КНОРУС, 2007.- 248 с.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие.- 2-е изд, испр. И доп.- Рн/Д: Феникс, 2008.- 473 с.

3. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. пособие.- 6-е изд, перераб. и доп.-М.: ЭКСМО, 2008.- 560 с.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.- 6-е изд., испр. и доп.- М.: Инфра-М, 2008.- 367 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Интел-Синтез, 2006.

Нормативные источники

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (в ред. от 30.12.2008 № 7-ФКЗ.)

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1–4. – М.: Проспект, 2008. – 445с.

3. О государственной тайне: закон Рос. Федерации от 21.07.1933 № 5485-1 (с изм.).

4. О государственном языке Российской Федерации: федер. закон Рос. Федерации от 1 июня 2005 г. № 53–ФЗ (с изм.).

5. О коммерческой тайне: федер. закон Рос. Федерации от 29 июля 2004 № 98–ФЗ.

6. О порядке рассмотрения обращений граждан: закон Рос. Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ (с изм.).

7. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон Рос. Федерации от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ (с изм.).

8. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон Рос. Федерации от 14 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изм.) .

9. Об обязательном экземпляре документов: федер. закон Рос. Федерации от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ (с изм.).

10. Об электронной подписи: федер. закон Рос. федерации от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ ( с изм. от 01.07.2011 № 169-ФЗ).

11. Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г. (с изм.).

12. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм.).

13. О Федеральном архивном агентстве: постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290.

14. ГОСТ 16487 – 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – М.: Стандартинформ, 2006. – 8 с. (переиздание 1998 г.)

15. ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М., 1972.

16. ГОСТ 6.10.1–88. Унифицированные системы документации. Основные положения. – М.: Издательство стандартов, 1988. – 44 с.

17. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники. М.: Изд-во стандартов, 1985.

18. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М., 1987.

19. ГОСТ Р 34.10–2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки цифровой электронной подписи.

20. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февр. 1998 г. № 28. – М.: Издательство стандартов, 1998. – 64 с.

21. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

22. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Дело, 2007.

23. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. М.: Изд-во стандартов, 1993.

24. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. – М., Министерство труда, 1995.

25. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

26. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. № 38 от 20 сентября.

27. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

28. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утверждено Постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233. (с изм. от 4 августа 2006 г.).

29. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 г. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета от 24 июня 2009 г. (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 № 751). Официальный сайт компании «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=119187

30. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 13 августа 1997 г. № 1009 (с изм. от 29.07.2011 № 633). Официальный сайт компании «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=117888

31. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. URL: http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml

32. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях //Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. М.:1982. №2. URL: http://pravo.levonevsky.org/baza/soviet/sssr3391.htm

Дополнительная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд. 3-е, испр. И доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел–Синтез», 2000.

2. Андреева В.И. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 349 с.

3. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. - М., ОМЕГА-Л, 2007.

4. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. – М.: Дело, 2006.

5. Березина Н.М. Современное делопроизводство: Правила оформления документов; Организация работы с документами; Ведение конфиденциального делопроизводства. – Спб.: Питер, 2008.

6. Березина Н.М. Современное делопроизводство: Правила оформления документов; Организация работы с документами; Ведение конфиденциального делопроизводства. – Спб.: Питер, 2008.

7. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. – М.: Ось–89, 2006.

8. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: ПРИОР, 2008.

9. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2008 – 480 с.

10. Демидова А.К., Смирнов Э.Л. Русская коммерческая корреспонденция. – М.: Русский язык, 2005.

11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Колесников В.Н. Делопроизводство на малом предприятии. - 2-е изд. - М., ОМЕГА-Л, 2007.

12. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. – Спб.: Питер, 2008.

13. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. – М.: Дело, 2006.

14. Короткий С.И. Современные технологии корпоративного документооборота. – М.: Бератор-пресс, 2008.

15. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес–пресса, 2008.

16. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Высшее образование – М.: ИНФРА–М, 2008.

17. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: Интел-Синтез, 2006.

18. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 1998.

19. Организация работы с документами: Учеб./Под ред. В.А. Кудряева.-М: Инфра-М, 2003.- 592 с.

20. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – М.: Герда, 20098. – 352 с.

21. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Академия, 2006. – 274 с.

22. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Высшее образование – М.: Бизнес-пресса, 2008.

23. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа, 1997.

24. Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо. Изд. 3-е, доп. и перераб., – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008.

25. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству + CD. – Спб.: Питер, 2007.

26. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах: на предприятии, в отделе кадров, в службе ДОУ. ГОСТы, нормативы, бланки. – М.: ПрессЮрЛит, 2007.

27. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Издательский центр «Академия», 2006.

28. Санкина Л. Делопроизводство. Практическое пособие. – М., 2006.

29. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова, Г.А. Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 2006 (Спец. выпуск ; «Секретарское дело»).

30. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. – М.: Омега–Л, 2007. – 337 с.

31. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. Краткий курс. – СПб.: Питер, 2008. – 240 с.

32. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: А-Приор, 2007.

33. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 2007. – 362 с.

34. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003. – М.: ВЕЛБИ, 2008. – 216 с.

35. Электронные документы в управлении: метод. пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2008. – 208 с.

36. Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2006.