Принципы, методы и формы администрирования
Исследования показывают, что за счет более продуктивной работы персонала производительность труда может вырасти на 20-30%. В условиях жесткой конкурентной борьбы этот фактор часто может оказаться решающим для выживания предприятия.
Одним из средств достижения этой цели является администрирование. Его основным предназначением является организация бизнес-процессов, т.е. операционное управление. В то же время администрирование содержит и мощную составляющую управления персоналом: там, где наведен строгий, контролируемый и постоянно поддерживаемый порядок, меняется и отношение людей к своей работе.
Реализация этого положения опирается на ряд принципов.
а) Четкость организации. Все работы должны быть четко организованы: каждый сотрудник должен иметь должностные инструкции, на каждом этапе работ должен осуществляться контроль, а в случае необходимости – проводиться инструктажи и тренинги.
б) Непрерывность внимания. На каждого сотрудника ежедневно должно оказываться воздействие со стороны руководителя и в какой-либо организационной форме. Это может быть контроль, инструктаж, беседа о его обязанностях и т.п. Главное – постоянство и разнообразие.
в) Научить, потом спросить. Ни в коем случае не должно быть наоборот. Обучение включает в себя не только беседу об обязанностях или чтение инструкции. Обязательным элементом его является проверка знаний и умений в какой-либо форме и выставление оценки с дружелюбным указанием недостатков.
г) Твердость в принципах и гибкость в методах их реализации. Изменение ситуации приводит к необходимости внесения изменений в характер деятельности предприятия. В частности, устаревающие или неэффективные положения инструкций должны меняться, но не очень часто. Эти изменения обязательно следует делать обоснованными и ясными для сотрудников.
Обобщение практического опыта позволяет предложить следующие основные методы и формы реализации принципов администрирования при работе с персоналом:
1. Разработка и внедрение должностных инструкций (работающих). В должностных инструкциях должны быть прописаны:
- назначение должности;
- требуемый уровень квалификации работника;
- за что и каким образом работник отвечает;
- основные должностные обязанности, права и полномочия;
- с кем и по каким вопросам взаимодействует данный сотрудник.
Особое внимание уделяется точности формулировок.
Инструкции должны быть работающими, т.е. их исполнение должно регулярно контролироваться, анализ результатов контроля должен быть публичным. Иначе персонал будет относиться к ним с пренебрежением. Важное значение имеет подпись сотрудника под инструкцией с указанием даты. Подписываются два экземпляра, один из которых подшивается, а другой выдается сотруднику.
2. «Человек в домашних тапочках». Имеется ввиду постоянное присутствие на предприятии одного из менеджеров с контрольно-надзорными функциями, которое оказывается достаточно эффективным. Персонал дожжен постоянно ощущать его присутствие.
3. Разработка и внедрение корпоративной программы по управлению персоналом. Европейские предприятия гостеприимства и развлечений используют до 30 подпрограмм различной направленности в рамках одной общей большой программы. Для начала можно подготовить одностраничный документ с изложением своих замыслов по разработке корпоративной программы в ближайшие 1-2 года и довести его содержание до сведения персонала, а затем и выполнять.
4. Регулярное разъяснение содержания и необходимости пунктов инструкций, контроль знаний. Их можно проводить в форме специализированных 10-15 минутах тематических тренингов по должностям. При этом в инструкциях не должно быть явно абсурдных или явно ненужных пунктов.
5. Регулярное проведение коротких тематических собраний и тренингов по различным вопросам организации работы. На такие собрания обычно выносится один небольшой вопрос, наиболее актуальный для текущего времени, например, анализ выявленных за прошедшую неделю нарушений. Однако метод проведения собрания должен носить обучающий характер, а не унизительно – наказательный. Иначе эффект будет отрицательным.
6. Постоянный и разнообразный контроль выполнения должностных обязанностей, в том числе и метод «Инкогнито». Метод заключается в следующем: некий человек, неизвестный персоналу приходит в качестве гостя, ведет себя как обычный гость, но запоминает, а затем доводит до сведения менеджера все, что с ним происходило.
7. Внедрение и ведение таблицы штрафных и поощрительных баллов по результатам контроля выполнения должностных инструкций. Очень эффективный метод, тесно связанный с предыдущим и мотивацией персонала. Такая таблица может касаться не только выполнения должностных инструкций, но и других аспектов деятельности персонала. Положение этой таблицы разрабатывается и доводится до персонала. В нем определяются права и обязанности по ее заполнению, шкала баллов по каждому из затрагиваемых аспектов деятельности, порядок подведения итогов за период, условия и критерии поощрения и наказания по итогам. Целесообразно вести таблицу в течение месяца, а после его завершения провести оценку работы персонала. Погубить метод могут два фактора: эпизодичность работы и слишком высокая сложность как самой таблицы, так и порядка ее ведения. В таблице должно быть не более 10-15 пунктов контролируемой деятельности, предельно понятные и легко проверяемые формулировки.