На вкладке Данные в группе Структура нажать кнопку Промежуточные итоги .

Многоуровневая сортировка.

При сортировке таблиц Excel придерживается строго установленных правил:

- данные упорядочиваются по их значению, а не по формату;

- при сортировке по возрастанию принимается следующий порядок следования символов:

цифры 0-9;

пробел;

знаки препинания;

латинские буквы a-z;

затем A-Z;

русские буквы а-я;

затем А-Я;

пустые ячейки.

- при сортировке по убыванию порядок следования символов будет обратным (пустые строки при любой сортировке всегда останутся последними).

-

Чтобы отсортировать таблицу необходимо выполнить следующие действия :

1.Выделить одну любую ячейку таблицы.

2.Нажать кнопку Сортировкав группеСортировка и Фильтрна вкладкеДанные.

3.Затем заполнить диалоговое окно сортировки

Пример 1 Многоуровневая стандартная сортировка

Отсортировать таблицу по возрастанию полей Получатель ткани, затем по Наименованию ткани, затем по Стоимости ткани.

Результатом такой сортировки будет следующая таблица

Пример 2 Нестандартная сортировка

Создать пользовательский список Регионы и отсортировать по нему исходную таблицу. Чтобы выполнить эту сортировку, необходимо предварительно внести указанную последовательность Регионы ( Диапазон $K$6:$K$8) в списки Excel, а затем используя построенный список задать условия сортировки:

для создания нового списка необходимо

1.нажать кнопки:

Office →Параметры Excel→ Изменить списки

2.Ввести диапазон $K$6:$K$8 в поле Импорт списка из ячеек и нажать кнопку Импорт

Далее 1.Выделить одну любую ячейку таблицы.

2.Нажать кнопку Сортировкав группеСортировка и Фильтрна вкладкеДанные.

3.Затем заполнить диалоговое окно сортировки

Результатом такой сортировки будет следующая таблица

Создание отчетных документов.

Промежуточные итоги. 2007

Использование команды Итогипозволит, не составляя формул и не преобразуя таблицу, по предлагаемому MS Excel списку математических операций найти промежуточные и общие итоги, структурировать данные и вставить в таблицу строки с промежуточными и общими итогами.

Чтобы формирование итогов имело смысл, необходимо предварительно отсортировать данные по полям, по которым будут подводиться итоги.

Пошаговый алгоритм подведения итогов

1. Встать на любую ячейку таблицы.

На вкладке Данные в группе Структура нажать кнопку Промежуточные итоги .

3. Заполнить диалоговое окно Промежуточные итоги.

▼ Указать как группировать данные, выбрав в списке При каждом изменении в.Список содержит названия столбцов БД.

▼Выбрать операцию, выполняемую над данными, из списка Операция. Возможно, подвести итоги по одной из следующих операций:

Операция:определяет вид итоговой функции.

Итоговые функции:

- сумма

- количество значений

- среднее

- максимум

- минимум

- произведение

- количество чисел

- смещенное отклонение

- несмещенное отклонение

- смещенная дисперсия

- несмещенная дисперсия

▼ Выбрать данные, которые должны участвовать в расчетах, установив в списке Добавить итоги пофлажки требуемых столбцов. Если требуется подвести итоги по нескольким столбцам одновременно, установите флажки для каждого из них.

▼ Заменить текущие итоги –заменяет все полученные итого новыми. Если убрать флажок, то новые итоги будут вставлены под полученными ранее, а не заместят их. Это позволит вычислять различные итоги.

▼ Конец страницы между группами. Вставляет конец страницы перед каждой группой данных, для которой вычисляются итоги.

▼ Итоги под данными. Строки промежуточных и общих итогов помещаются под соответствующими данными.

▼ Убрать все. Удаляет все итоги из таблицы.

▼Нажать на кнопку ОК

Пример 3. Подсчитать максимальную стоимость реализации тканей за каждый день недели. Выполним сортировку по дням недели и указанные выше действия, получаем следующий отчет, содержащий суммарные стоимости реализации продукции за каждый день недели.

Пример 4. Подсчитать суммарную стоимость реализации тканей по каждому региону. Выполнив сортировку по Регионам и указанные выше действия, получаем следующий отчет, содержащий суммарные стоимости реализации продукции по каждому региону:

Дальнейшую возможность обобщения и анализа данных предоставляет появившаяся слева “карта” структуры данных.

Данные таблицы распределяются по уровням:

1 (верхний) – общий итог

2 - промежуточный итог

3 - записи БД

Слева от таблицы с итогами находятся командные кнопки, позволяющие скрыть подробные (исходные) данные:

Знак «–» скрывает соответствующую группу данного уровня.

Если щелкнуть по кнопке с цифрой в левом верхнем углу таблицы – свертываются все группы данного уровня.

Знак «+» отображает группу данного уровня.

Операция скрытия данных может быть полезна при печати отчетов с различной степенью детализации (скрытые данные на печать не выводятся).