Цель работы: Конструирование и использование отчетов

Задание 1.Создать табличный отчет.

Создайте табличный отчет по таблице Студент, включив в него все поля таблицы.

Технология

1. Выделите таблицу Студент в области переходов.

2. Нажмите на кнопку Отчет панели инструментов Отчеты меню Создание. На экране появится отчет, включающий все поля указанной таблицы.

3. Перейдите в режим макета, выбрав соответствующий пункт в списке кнопки Режим панели инструментов Режимы меню Формат.

4. С помощью кнопок панели инструментов Элементы управления измените в этом режиме заголовок отчета, формат отображения даты и времени и номера страницы.

5. Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите созданный отчет, при необходимости исправьте его в режиме конструктора.

6. Закройте отчет, сохранив ее под именем Список студентов.

Задание 2.Создать табличный отчет с помощью мастера отчетов.

Создайте табличный отчет на основе запроса Выборка1, созданного во второй лабораторной работе. Отчет должен содержать столбцы Наименование специальности, Наименование факультета, N группы, ФИО.

Технология

1. В области переходов выделите запрос Выборка1.

2. Щелкните по кнопке Мастер отчетов панели инструментов Отчеты меню Создание.

3. В окне Создание отчетов выполните следующие действия:

- выберите поля запроса в заданной по условию последовательности;

- выберите вид представления данных по факультету, нажмите кнопку Далее;

- проверьте наличие уровня группировки по наименованию специальности, при отсутствии – добавьте этот уровень группировки, нажмите кнопку Далее;

- выберите порядок сортировки по полю ФИО;

- выберите макет ступенчатый;

- выберите стиль Официальная;

- задайте имя отчета Отчет табличный.

4. Нажмите кнопку Готово. Просмотрите отчет. Уменьшите масштаб отображения.

5. Перейдите в режим конструктора. Выполните редактирование заголовка отчета. Выведите названия первых двух столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

6. Измените заголовок отчета, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.

7. Введите текст в нижний колонтитул: Ведомость составил: .

8. Закройте и сохраните отчет.

Задание 3. Создать групповой/итоговый отчет.

Создайте отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя Запрос с вычисляемым полем, подготовленный во второй лабораторной работе. В отчете необходимо подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов, в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчет должен содержать поля: N специальности, N группы, ФИО, N зачетной книжки, Стоимость обучения с учетом НДС (Итого).

Технология

1. Создайте с помощью мастера новый отчет на основании указанного выше запроса. Включите в запрос необходимые поля в заданном порядке.

2. В окне создания отчета выполните следующие шаги:

- выберите тип представления данных - по полю студент;

- добавьте уровни группировки по N специальности и N группы;

- настройте режим сортировки в алфавитном порядке фамилий и, щелкнув по кнопке Итоги, включите флажки Sum и Показать данные и итоги;

- выберите макет отчета структура;

- выберите стиль Техническая.

3. Нажмите кнопку Готово и просмотрите отчет.

4. Закройте отчет и сохраните его под именем Отчет с группировкой.

5. Выполните редактирование отчета, используя режим конструктора. Измените заголовок отчета, введя текст: Сводная ведомость оплаты обучения. Отредактируйте ширину столбцов. Измените шрифты отдельных элементов отчета.

6. Замените текст Надписей Sum в разделах Примечание группы на Всего по группе: для итогов по группе и Всего по специальности: для итогов по специальности. Измените ширину полей с итогами.

7.Удалите все строки отчета с итогами по количеству записей.

8. Установите одинаковый фиксированный формат числовых данных с двумя знаками после запятой для всех сумм оплаты. Для этого вызовите контекстное меню для каждого из полей, выберите в нем пункт Свойства и задайте соответствующий формат на вкладке Макет.

Задание 4. Создать перекрестный отчет.

Сконструируйте перекрестный отчет, используя таблицу Общая ведомость, созданную в лабораторной работе №2. Отчет должен иметь следующие столбцы:

- N группы;

- ФИО студента;

- N зачетной книжки;

- Наименование дисциплины 1;

- Наименование дисциплины 2;

- Наименование дисциплины 3;

- Средний балл.

В столбцах отчета с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце средний балл должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам 3-х экзаменов.

Вычислите в отчете средний балл по группе студентов и по университету в целом.

Технология

1. С помощью мастера создайте перекрестный запрос по таблице Общая ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 3-м дисциплина. Для этого:

- вызовите мастер построения перекрестного запроса, выбрав пункт Перекрестный из списка кнопки Мастер запросов панели инструментов Другие меню Создание;

- выберите поля N группы, ФИО, N зачетной книжки в качестве заголовков строк;

- выберите поле Наименование дисциплиныв качестве заголовка столбцов;

- снимите флажок Да вычисления итоговых значений для каждой строки;

- выберите для вычислений поле оценка и функцию вычисления Первый;

- сохраните запрос, присвоив ему имя Перекрестный для отчета по среднему баллу.

2. С помощью мастера создайте отчет по запросу Перекрестный для отчета по среднему баллу.Для этого:

- выберите все поля запроса;

- добавьте уровень группировки по полю N группы;

- выберите порядок сортировки по фамилиям студентов;

- выберите ступенчатый вид отчета и стиль Солнцестояние;

- присвойте отчету имя Расчет среднего балла групп. Просмотрите отчет.

3. Перейдите в режим конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.

4. Выровняйте оценки по центру столбца. Для этого выделяйте поля и используйте соответствующую кнопку инструментальной панели Шрифт меню Конструктор.

5. С помощью инструментальной панели Элементы управления меню Конструктор введите в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

6. С помощью инструментальной панели Элементы управления меню Конструктор введите в область данных поле для вычисления среднего балла. Щелкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите окно Свойства поля.

7. Установите вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке данные щелкните по кнопке …

8. Используя инструменты построителя, введите в поле формулу расчета среднего балла:

=([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3

В формуле должны использоваться те наименования дисциплин, которые вы включили в отчет.

Отключите связанную с полем надпись.

9. Просмотрите и отредактируйте отчет. Удалите дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установите для поля Средний балл вкладку Макет окна Свойства поля и выберите формат фиксированный с 2-мя дробными знаками.

10. Для подсчета среднего балла по группе щелкните по кнопке Группировка панели инструментов Группировка и итоги меню Конструктор. В нижней части бланка запроса появится окно Группировка, сортировка и итоги.

11. В строке Группировка N группы нажмите на кнопку Больше, в появившейся строке откройте список пункта без раздела примечания и выберите в нем позицию с разделом примечания. В бланке отчета появится раздел Примечание группы N группы.

12.С помощью кнопки Поле инструментальной панели Элементы управления меню Конструктор создайте в этом разделе вычисляемое поле.

13. Используя вкладку Данные окна свойств этого поля, введите него при помощи построителя выражений формулу для вычисления среднего балла по каждой группе:

=Sum (([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3 )/ Count([ФИО])

14. Замените текст Надписи для вычисляемого поля. Введите: Средний балл группы. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 9.

15. Добавьте справа от надписи Средний балл группы вывод номера группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу: =[N группы]

16. Подсчитайте в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 12 и 13 в область примечаний отчета и введите надпись поля Итого по всем группам.

17. Введите в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставьте справа под строкой с названием отчета поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию =DATE(). Определите пользовательский формат даты в виде dd.mm.yyyy, который может быть введен непосредственно как значение свойства Формат поля.

18. Для того чтобы сделать отчет более компактным перенесите поле N группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключите область заголовка группы, щелкнув по кнопке Больше в окне Группировка, сортировка и итоги и в пункте с разделом заголовка выберите позицию без раздела заголовка. Вставьте поле N группы в соответствующий столбец области данных. Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчета установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да.

19. Просмотрите окончательный вариант отчета.

Задание 5. Создать связанный отчет.

Создайте связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создайте отчет на базе запроса по связанным таблицам Факультет-Группа. В качестве подчиненного отчета используйте табличный отчет по таблице Студент с нумерацией студентов по порядку в пределах каждой группы.

Технология

1. Создайте с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, упорядоченный по номерам групп и фамилиям студентов, включив в него поля N группы, ФИО, N зачетной книжки. Сохраните отчет, присвоив ему имя Подчиненный.

2. Добавьте в левую часть отчета порядковый номер студента в группе. Для этого в режиме конструктора вставьте в соответствующее место области данных отчета поле. Введите в качестве значения свойства Данные =1, а для свойства Сумма с накоплением выберите из списка значение - Для всего.

3. Отредактируйте отчет, уменьшив ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка и сохраните изменения.

4. Создайте простой запрос на выборку из таблиц Факультет и Группа,упорядоченный по наименованиям факультетов и номерам групп, включив в него поля Наименование факультета, N группы, N специальностии сохраните с именем Запрос для Главного отчета.

5. По этому запросу создайте с помощью мастера ступенчатый отчет, сохранив его под именем Главный. Отредактируйте отчет, уменьшив ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

6. Откройте Главный отчет в режиме конструктора и с помощью кнопки Подчиненная форма/отчет панели инструментов Элементы управления меню Конструктор добавьте в область данных Подчиненныйотчет, связав Главный и Подчиненный отчет по полю № группы.

7. Добавьте в область примечаний главного отчета сведения о составителе отчета, фамилия которого должна вводиться в диалоговом окне. Для этого увеличьте высоту этой области и поместите в нее с помощью кнопки панели элементов управления новое поле. В надпись поля введите текст: Отчет составлен:, а внутрь самого поля - [Введите фамилию составителя отчета:].

8. Просмотрите получившийся отчет и при необходимости отредактируйте его в режиме конструктора.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5