При ведении переговоров и других видах общения

1.Каналы утечки информации при ведении переговоров:

• большинство работников фирмы не осознает, что информация является одним из основных ресурсов предприятия и нуждается в защите наряду с другими ресурсами;

• неучет принципиального положения, что "закрытость" сведений выступает как важнейший элемент маркетинга и предприимчивости, как способ максимизации прибыли предприятия;

• психологический аспект: традиционное стремление к "обмену опытом" на встречах, семинарах и т.д.;

• отсутствие иерархии доступа к сведениям конфиденциального характера;

• отсутствие систематического анализа рынка, рекомендаций по динамике перехода сведений из категории «открытых» в «закрытые» и обратно.

2.Информация, представляющая интерес при ведении переговоров, письменных запросах:

2.1. Полное наименование предприятия, его место в структуре отрасли, почтовые реквизиты.

2.2. Данные о руководящем составе: фамилии, имена, отчества, номера телефонов.

2.3. Профильные виды продукции, товаров и услуг, их характеристики, сведения об основных направлениях деятельности.

2.4. Стоимость основных и оборотных фондов.

2.5. Финансовое положение (размер уставного фонда, имена учредителей и их доли в уставном фонде) .

2.6. Планируемые к освоению продукция, товары и услуги:

- физические и стоимостные объёмы;

- то же, с разбивкой для внутреннего рынка и экспорта.

2.7. Численность персонала и фонд заработной платы.

2.8. Потребности в сырье, материалах, комплектующих узлах и деталях, источники удовлетворения этих потребностей

2.9. Транспортные и энергетические потребности.

На вопросы, подобные вопросам 2.5... 2.8, зарубежные фирмы, как правило, ответов не дают. Т.к. указанные сведения составляют коммерческую тайну. В то же время хозяйственная практика знает примеры противоположного характера, когда наши предприятия легко расстаются со своими конфиденциальными сведениями, не учитывая экономических последствий этого.

3. Сохранение коммерческой тайны при взаимодействии с другими предприятиями.

При осуществлении совместной деятельности должен разрабатываться комплекс совместных мероприятий по сохранению коммерческой тайны. Такое взаимодействие обычно осуществляется на основе соответствующих договоров о конфиденциальности. Условия об обеспечении защиты информации в отношении предмета договора должны включать в себя следующее:

• взаимные обязательства сторон принимать все необходимые меры для предотвращения разглашения коммерческой тайны с перечислением основных таких мер;

• документы или изделия, указанные в договоре, будут рассматриваться сторонам как строго конфиденциальные;

• стороны берут на себя обязательства принимать все необходимые меры для предотвращения нарушения правил пользования этими документами или изделиями, установленных в соответствующих статьях договора;

• стороны обязуются не передавать без предварительного письменного согласия другой стороны оригиналы документов и изделий или их копий, или репродукции любого рода третьим сторонам;

• стороны обязуются обеспечить ознакомление с информацией, составляющей коммерческую тайну предмета договора, только лишь строго ограниченного числа своих работников, с которых должны быть взяты подписки о неразглашении информации, составляющейкоммерческую тайну, содержащейся в предмете договора или являющейся предметом договора.

Нарушение тaкoгo родa требований договора может привести к аннулированию его и привлечению виновников к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Обычно такие требования включаются в отдельно подписываемый документ - соглашение о конфиденциальности.

4. Рекомендации по предотвращению утечки информации при ведении переговоров.

Любой участник переговоров должен четко представлять, какую информацию он имеет право передавать. Необходимо учить сотрудников работать по принципу "черного ящика": есть входные параметры изделия и полученные результаты, которые могут быть продемонстрированы. Как они получены - секрет фирмы. Теперь дадим некоторые типовые рекомендации.

4.1. При попытках сторонних организаций установить с предприятием контакт, следует, прежде всего, выяснить,в чем состоят их намерения, если это не вытекает из самого обращения к предприятию. Кроме того, необходимо, используя имеющиеся возможности, навести справки об организации, которая обратилась с запросом. Полезно также отправить в эту организацию встречный запрос и проанализировать реакцию на него.

4.2. Если обратившаяся организация заслуживает доверия, ее намерения отвечают интересам вашего предприятия и предполагается развивать намечающееся сотрудничество, необходимо выработать политику ведения переговоров. Не следует сразу передавать все запрашиваемые сведения в полном объеме. Прежде всего, необходимо убедиться в том, что запрашиваемые сведения соответствуют намерениям вашего потенциального партнера и действительно необходимы ему для дальнейшего сотрудничества с вашим предприятием. Особое внимание следует обратить на то, чтобы сведения, которые предприятие решило представить сторонней организации, не раскрывали коммерческих секретов предприятия.

4.3. На стадии переговоров, когда суть взаимных намерений уже ясна, но 'юридически они еще не оформлены, было бы оптимальным ведение переговоров таким образом, чтобы ответы на вопросы потенциального партнера носили индикативный характер типа «да – нет», «можем - не можем» и т.д.

4.4. После юридического оформления взаимных намерений можно оперировать более широкими данными об основных фондах, потребностях и другими сведениями, необходимыми для развития сотрудничества.