Організування раціональної побудови документообігу
Документообіг, як складова діловодства, — це рух документів в документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення виконання і відправлення одержувачеві, чи передачі в архів установи.
Документообіг установи — це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Незалежно від способу фіксації та від творення інформації документи проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу [40].
Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов’язаних з долученням до документаційної системи, обробкою і рухом документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розподіл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.
Організування роботи з документами включає побудову системи документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов’язковий контроль за їх виконанням і захист від несанкціонованого доступу.
Раціональна побудова документообігу в установі мусить передбачати:
• проходження документів в установі найкоротшим шляхом (встановлення оптимальної послідовності руху і обробки документованої інформації);
• дотримання в установі основних принципів роботи з документами;
• скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
• одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними (розробка раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і опрацювання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями);
• централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
• раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць (досягнення оперативності проходження документа від моменту складання чи одержання до його виконання по найбільш короткому шляху з мінімальним витратами часу і зусиль);
• скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв’язків (телефон, факс, електронна пошта);
• чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування;
• обмеження доступу до окремих документів, що значно впливає на проходження документів в установі і технологію роботи з ними;
• впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій (поступова автоматизація документообігу й перехід на електронний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву).
Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність.
Автоматизація документообігу дозволяє на 25-50% підвищити продуктивність праці службовців й на75% зменшити час на оброблення одного документа.
Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблення раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, маршрутів їх пересування.
Так, рух документів у невеликій організації з обсягом документообігу до 500 документів можна подати у вигляді схеми 1, а от проходження документів у великій установі зі структурними підрозділами буде виглядати так, як це подано на схемі 2 додатку 5.1.
Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки {групи документів,) допомагає з’ясувати такі питання:
• через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;
• у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;
• скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;
• які операції повинні здійснюватися виконавцями у підрозділах.
Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.
Оперограма— організаційний документ, що регламентує процес оброблення вхідних або вихідних документів.
Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) — для зазначення відповідальних виконавців.
Графічний спосіб складання оперограми дає можливість встановити логічний зв’язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст.
Зразок оперограми руху внутрішніх розпорядчих документів (наказів) наведено в додатку 5.2.