Использование Word для автоматизации почтовой рассылки. Создание однотипных документов (функция слияния). Подготовка и печать конвертов и почтовых наклеек

Задание 1.

1. Создайте документ, используя шаблон современного письма, следующего вида:

15 июня 2005г. 12:45 «Адрес получателя» «Имя» «Должность» «Рабочий телефон»   Уважаемый господин «Фамилия получателя» Доводим до Вашего сведения, что с 1 июня 2005 года у нашего предприятия изменился юридический адрес и номер телефона. Новый адрес:……………………………………………………. Номер телефона:………………………………. Пожалуйста, направляйте Ваши документы с учетом изменившихся данных. С уважением Менеджер __________________/Левина О.И./

2. Создайте основной документ и сохраните его. Можно использовать шаблон «Современное письмо». В основной документ включается постоянная часть, а под изменяемую часть оставляются пустые места или пометки.

3. Выполните создание источника данных файла, указав в поле «Источник данных» в качестве полей те, которые заключены в кавычки в приведенной форме:

• Сервис" Слияние " кнопка Создать;
• выберите вариант слияния из списка (документы на бланке, наклейки, конверты, каталог) – документы на бланке;
• в ответ на появившийся запрос нажмите кнопку Активное окно (если основной документ уже открыт) или кнопку Создать новый документ (если документа еще нет). Рядом с кнопкой Создать появится кнопка Правка;
• в окне Слияние нажмите кнопку Получить данные - выберите строку Создать источник данных;
• внесите имена для изменяемых полей, необходимые для включения в основной файл. Лишние имена полей, находящиеся в списке имен, следует удалить (выделить имя поля и нажать кнопку Удалить поле). С помощью кнопок Порядок можно расположить поля в наиболее удобном порядке;
• после ввода всех имен полей нужно сохранить данные в файле.

4. Выполните ввод данных в файл-источник. Их можно ввести сразу при его создании или перед выполнением слияния с документом данных:

• Сервис" Слияние " кнопка Правка блока Источник данных;
• в окне Форма данных введите значения для каждого поля и нажмите кнопку Добавить. Переход между полями мышью или клавишей ТАВ. Все поля очистятся для ввода следующей формы;
• после создания нужного количества записей целесообразно нажать кнопку Источник для просмотра всех введенных данных в виде таблицы. При этом Word выводит на экран ПИ База данных с кнопками для переименования полей, добавления, стирания полей и записей, обновления полей и переключения в основной документ слияния.

5. Выполните вставку полей в основной документ:

• нажмите кнопку Правка основного документа на ПИ База данных;
• установите курсор в позицию, куда должны быть вставлены данные;
• нажмите на ПИ Слияние кнопку Добавить поле слияния;
• выберите в появившемся списке имя соответствующего поля, в документе появится имя поля, заключенное в двойные угловые скобки. Все вставляемые поля могут быть затенены, если в команде Сервис" Параметры " вкладка Вид" Затенение полей стоит параметр «всегда»;
• выполните эту процедуру для каждого поля.

6. Выполните слияние основного документа с файлом данных. Это означает, что информация, заключенная в угловые скобки, должна быть заменена на имена полей основного файла. Выполните просмотр результатов слияния. Для этого:

• проверьте результаты слияния нажатием кнопки Поиск ошибок на ПИ Слияние, при этом можно создавать или нет составной документ и отчет об ошибках;
• выполните операцию слияния документов, т.е. внесение конкретных данных в составной документ. При этом результаты могут быть направлены в новый документ для последующего просмотра (кнопка Слияние в новый документ ПИ Слияние) или сразу на принтер (кнопка Слияние при печати). Можно просмотреть результаты с помощью приведенных справа кнопок прокрутки. Просмотрите результаты слияния, пролистав все формы.

7. В качестве следующего шага по приведению письма к надлежащему виду необходимо учесть корректность обращения к адресату (например, «Господин» или «Госпожа»). Для этого можно, например, ввести в управляющий файл новое поле с указанием пола получателя: Сервис" Слияние"кнопка Получить данные"кнопка Открыть источник данных"введите имя файла документа данных"Правка"кнопка Источник"выберите на ПИ База данных кнопку Управление полями" введите новое имя " кнопка Добавить " внесите информацию в поля.

8. Выполните анализ значения этого поля и корректировку обращения к получателю в зависимости от значения этого поля. В Word предусмотрены средства анализа и выбора одного из вариантов значения поля. При нажатии кнопки Добавить поле Word на ПИ Слияние доступным оказывается поле «IF…THEN…ELSE». В зависимости от результатов сравнения выполняется одно из условий, внесенных в окна Вставить текст или Иначе вставить текст.

9. Выполните просмотр результатов слияния по всем записям управляющего файла.

10. Сохраните результаты работы в файле.

Задание 2.

Подготовка и печать конвертов и почтовых наклеек

11. Напечатайте конверт для отправки письма по адресу: г. Самара, ул. Московское шоссе, д.77, ауд.302. Укажите обратный адрес (Ваш адрес). Конверт обычный.

12. Рассмотрите все параметры для конверта. Добавьте его к тексту в активном окне. Отредактируйте конверт, вставив в него рисунок.

13. Напечатайте наклейку для отправки посылки по тому же адресу.

14. создайте страницу наклеек и сохраните ее в виде отдельного документа.

15. Создайте новое письмо на основе шаблона Мастер писем.

Методические указания

Функция слияния позволяет комбинировать два документа, получая на их основе группу новых. Один - основной, содержащий неизменяемую часть всех документов, другой – источник данных, в который входит меняющееся содержимое, представленное специальными полями.

команда Слияние позволяет выполнить фильтрацию создаваемых экземпляров документов по значениям полей записей или сортировку данных основного файла. Для этого нужно:

· открыть окно файла документа;

· Сервис" Слияние;

· в окне Слияние" кнопка Отбор записей" вкладка Фильтрация записей или Сортировка записей;

· во вкладке Фильтрация записей указывают поле, по которому необходимо выполнить фильтрацию, операция сравнения и константа.

Подготовка и печать конвертов и почтовых наклеек.

Можно быстро напечатать отдельный конверт или почтовую открытку, а также наборы тех и других. Для этого применяется команда Сервис " Конверты и наклейки.

Конверты: Сервис " Конверты и наклейки " вкладка Конверты. Заполнить адрес получателя (по умолчанию Word ищет его в открытом документе), при необходимости заполнить обратный адрес (если он был указан в Сервис – Параметры - вкладка Пользователь- поле «Почтовый адрес», то он уже будет внесен) или установить флажок «Не печатать». Адреса можно печатать с помощью адресной книги Outlook, вызов которой осуществляется соответствующей кнопкой.

Параметры конверта устанавливаются при нажатии кнопки Параметры: шрифты, размер конверта, способ подачи конвертов, источник бумаги, счетчики для установки положения адреса на конверте. Для немедленной печати конверта: заложить его в принтер, учитывая заданную ориентацию, - кнопка Печать.

Для добавления текста конверта к документу в активном окне: кнопка Добавить (при этом название кнопки поменяется на Изменить).

На конверт можно добавить объект WordArt или графический объект, как в обычный документ. Убедитесь, что вставляемый объект не пересекается с полем адреса, иначе данный конверт будет неправильно обработан.

Наклейки: Сервис " Конверты и наклейки " вкладка Наклейки.

Можно напечатать одну наклейку или полную страницу с одинаковыми наклейками, включив соответствующие переключатели. Параметры наклейки устанавливаются при нажатии кнопки Параметры: тип принтера, вариант подачи бумаги, семейство и тип наклейки.

Кнопка Создать позволяет создать наклейку нестандартных размеров, присвоив ей имя (для возможности последующего удаления).

Для немедленной печати наклейки: заложить в принтер страницу и нажать кнопку Печать. Для сохранения текста наклеек в документе: кнопка Создать.

Чтобы автоматически вставить в документ все основные элементы письма и отформатировать их в соответствии с вашими требованиями, следует создать документ на основе шаблона Мастер писем.

Лабораторная работа_5