Юридическая сила документа

Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главные требования, предъявляемые к управленческим документам, – официальность, достоверность, объективность. Реализуются эти требования при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Из этого следует понятие юридической силы, которое зафиксировано ГОСТом 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:

Юридическая сила документа — это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

ВИД ДОКУМЕНТА

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения».

Вид документауказывается на каждом управленческом документе (кроме писем, в которых возможно отсутствие этого реквизита). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость, и др. Затем (к концу XIX в.) - постановление, поручение.

Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения — перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи организации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа.

Названия видов не произвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой.

Квалифицированный специалист, даже не являясь работником делопроизводственной службы должен иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль над правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», и т. д.

ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использовать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ-9327-60 «Бумага. Потребительские форматы».Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации ISO 216-1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда– А, Б, В.

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматовА4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Таблица 1

Потребительские форматы бумаги(в мм)

Ряд А	Ряд Б	Ряд В
АО	841х1189	ВО	lOOOx1414	СО	917х1287
А1	594х841	Bl	700х1000.	Cl	648x91;7
А2	420х594	B2	500х707	C2	452х648
A3	297 х 420	ВЗ	353 х 500	C3	323 х 458
А4	210х297	В4	250 х 353	C4	229 х 324
А5	148х210	В5	176х250	C5	162х229
А6	105х148 :	В6	125><-17б	C6	114х162
А7	74х105	В7	88х125	C7	81х114
А8	52х74	В8	62х88	C8	57х81
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44
АН	18х26	В11	22х31
А12	13х18	В12	15х22
А13	9х8

Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее, оформляются на формате A3 (297 х 420 мм).

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено и оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.