Організація зберігання та знищення первинних документів
Зберігання первинних документів здійснюється відповідно до встановлених і затверджених правил Міністерством юстиції України http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12.
Протягом року первинні документи, сформовані у справи, зберігаються в архіві бухгалтерії. Потім вони підлягають зберіганню в архіві підприємства. Архів приймає на зберігання тільки правильно оформлені справи: пронумеровані, зброшуровані документи за умови, що на лицьовій стороні справи зазначено кількість сторінок і тематичне призначення справи.
При зберіганні документів слід:
· первинні документи зберігати окремо від регістрів бухгалтерського обліку;
· кожну партію первинних документів за поточний місяць, що належать до певного регістру, комплектувати окремо і супроводжувати довідкою для архіву;
· касові документи, авансові звіти, виписки банку з прикладеними до них первинними документами по закінченні поточного місяця переплітати і прошнуровувати;
· кожній справі дати короткий і точний заголовок;
· при складанні справи враховувати встановлені терміни зберігання документа;
· справи формувати відповідно до затвердженої на підприємстві номенклатури.
Напрямки формування номенклатури справ:
1. Організаційно-розпорядча документація:
а) вищестоящих організацій;
б) внутрішня.
2. Планова і звітна документація.
3. Облікові регістри.
4. Первинні документи.
5. Листування.
Номенклатура затверджується керівником підприємства. Кожній сформованій справі присвоюється індекс (номер структурного підрозділу, порядковий номер справи та заголовок справи).
Для зберігання справ відводиться спеціально обладнане приміщення. Доступ до місця зберігання документів надається тільки архіваріусу і головному бухгалтеру. Обов'язки архіваріуса можуть бути покладені на працівника бухгалтерії, згідно з наказом.
При надходженні справ архіваріус реєструє їх в архівній книзі.
Щорічне вибракування справ з закінченим терміном зберігання входить в обов'язки архіваріуса, про що проставляються відмітки в архівній книзі.
Архіваріус видає справи тільки на письмову вимогу головного бухгалтера, керівника або державних органів. На місце вилученого справи додається картка із зазначенням характеристики операції вилучення.
Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки. Проте деякі документи потрібно зберігати до заміни їх новими, або до тих пір, поки не зникне в них необхідність, або до ліквідації організації. Так, наприклад, документи з кадрових питань зберігаються 75 років.
Крім того, щодо окремих документів передбачені додаткові обмеження. Деякі документи можна знищити після перевірки державною фіскальною службою. Так, наприклад, первинні документи і додатки до них, що фіксують факти виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти та ін.), повинні зберігатися протягом трьох років за умови проведення податкової перевірки.
Аналогічні вимоги пред'являються і до зберігання податкових накладних, первинних документів і додатків до них, які стосуються експортно-імпортних операцій, документів (актів, довідок, рахунків) про прийом виконаних робіт.
Для різних видів договорів і угод також встановлені різні строки зберігання.
Документи, терміни зберігання яких минули і які не підлягають обов'язковій передачі до архіву, потрібно знищувати за погодженням з державними архівними установами.
До документів підприємств, які підлягають передачі в архів, належать накази керівника щодо особового складу, особові рахунки або (за їх відсутності) розрахунково-платіжні відомості (справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання). Для підготовки до передачі цих документів у відомчий архів вони повинні бути відповідним чином оформлені. Передача справ у відомчий архів здійснюється за графіком, складеним цим архівом, погодженим з керівниками організацій, які передають документи.
Щодо інших документів (які не мають постійного терміну зберігання та не є історичною цінністю), то підприємство знищує їх з дотриманням встановленої законодавством процедури.
Згідно із Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємство самостійно повинно забезпечити належне зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством строку. Порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності встановлює Положення № 88.
Згідно цього Положення первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти до оформлення і передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні знаходитися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.
Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер. Причому видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера.
У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх зникнення або знищення.
Для участі в роботі комісії призначаються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства (установи). Копія акту в 10-денний термін надсилається органу, до сфери управління якого належить підприємство (установа), а також органам державної фіскальної служби.
Щорічне вилучення справ, по яких закінчився термін зберігання, оформляється Актом за участю представника районного архіву. Вилучені справи здаються в утиль.
Після оформлення акту на знищення документів вони можуть бути передані організаціям із заготівлі вторинної сировини. Передача оформляється накладною із зазначенням ваги та кількості справ. Виправдувальним документом є квитанція приймального пункту.
При реорганізації підприємства його архів приймається правонаступником і складається про це Акт.
При ліквідації підприємства документи з незакінченим терміном зберігання повинні бути прийняті в районний архів, а з вичерпаним – повинні бути знищені.