Контроль за выполнением работ с помощью EXCEL

Анализ выполнения плана

Как показывает опыт, если нет системы контроля выполнения плана, то не имеет смысла тратить время и средства на планирование. При организации контроля за выполнением работ его целью должно быть, главным образом, выяснение причин невыполнения плана. Такие причины можно объединить в три основные группы:

· Необоснованное планирование

· Недобросовестное выполнение

· Неполное обеспечение всем необходимым для выполнения плана.

В том случае, когда план своевременно не выполняется, необходимо:

· Выяснить фактическое состояние

· Определить причину отклонения от графика работ

· Принять меры, необходимые для выполнения плана.

Выясним фактическое состояние, которое характеризуется следующими величинами:

· Отклонением сроков фактического выполнения от плановых;

· Определением всех работ, которые должны быть выполнены сегодня.

· Определением тех работ, которые должны быть выполнены сегодня, но не выполнены.

Определение всех этих работ будем выполнять с помощью поиска в документах, рассматриваемых как базы данных. При этом поиск будет производиться по вычисляемому критерию, записываемому в виде формулы или функции EXCEL, аргументами которой являются поля базы данных.

Алгоритм 6.1.1. Определение работ, для которых даты фактического выполнения позже плановых дат

1. Вызвать Сводный план с учетом трудоемкости (рис.22).

2. Скопировать его в новый файл.

3. Изменить форму копии, как это показано на рис. 27.

4. Ввести даты фактического выполнения работ в столбец H.

5. Присвоить критерию имя (в примере – Крит1), и ввести его в ячейку E21.

Рис.27. Таблица для определения работ для которых даты фактического выполнения позже плановых.

6. В качестве критерия поиска принимаем следующий: дата фактического выполнения работы позже даты, предусмотренной планом. Такой критерий записывается в ячейке E22 в виде условия для 1-ой строки базы данных: H3>G3. Если вводимый критерий для 1-ой строки выполняется, в ячейке Е22 появляется ИСТИНА, в противном случае – ЛОЖЬ. В примере в Е22 – ЛОЖЬ. Это признак того, что фактическая дата выполнения работ Н3 = 29.08.2008 раньше плановой G3 = 30.08.2008 и, следовательно, работа, записанная в третьей строке, «предложение услуг», выполнена вовремя и не должна быть предметом нашего внимания.

7. Определить координаты критерия: E21:E22. (Текст в ячейках F22:G22 – это пояснительный текст, который для поиска не нужен.

8. Переместить курсор в любую ячейку блока A2:H18.

9. Выполнить команду Данные à Фильтрà Расширенный фильтр. На экране – диалоговое окно Расширенный фильтр

Рис. 29

10. Выбрать переключатель Скопировать результата в другое место.

11. Заполнить поля:

· Исходный диапазон A2:H18

· Диапазон критериев E21:E22

· Поместить результат в диапазон A24:H48

12. Нажать кнопку ОК. На экране в ячейках А24:H32 приведены работы, дата фактического выполнения которых позже плановой (рис.30)

Рис.30 Таблица работ, выполненных позже планового времени.