Облік службових відряджень в Україні та закордон, облік інших розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами - це широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Гроші під звіт видають із каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Особа, яка одержала ці суми, вважається підзвітною, якою може бути лише працівник підприємства. Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом по підприємству (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження, а відрядженому видається посвідчення про відрядження встановленої форми.

Строк відрядження не може перевищувати: в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів. Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

На підприємстві ведуть журнал реєстрації посвідчень про відрядження за встановленою формою.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств та установ, до яких він відряджений.

За кожний день перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі 30 гривень за добу при відрядженнях у межах України. Для відряджень за кордон добові видають у гривнях у сумі, еквівалентній 50 дол. США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Національним банком України на день видачі авансу. Змінювати розмір добових не дозволяється.

У разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування, добові зменшують до 24,00 грн, дворазове харчування - 18,00 грн, триразове харчування - 12,00 грн; при відрядженнях за кордон добові виплачують у гривнях у сумі, еквівалентній 40, 27,5 або 17,5 дол. США за курсом, установленим Національним банком України на день видачі авансу, відповідно при одноразовому, дворазовому або триразовому харчуванні.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

Розрахунки за підзвітними сумами обліковують на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Це активно-пасивний рахунок. На дебеті його записують видані суми під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської заборгованості. Запис роблять на підставі видаткових касових ордерів, кредитуючи рахунок 30 "Каса". За кредитом субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум, яке може відбуватися шляхом повернення грошей в касу, віднесення на витрати виробництва, оприбуткування придбаних матеріальних цінностей. При цьому дебетують рахунки 20 "Виробничі запаси", 23 "Виробництво", 92 "Адміністративні витрати", 30 "Каса" та інші залежно від характеру операції, а кредитують субрахунок 372.

Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон, але не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства раніше виданий аванс в тих грошових одиницях, в яких був одержаний. Підприємство ці кошти протягом п'яти робочих днів має повернути в банк.

Якщо працівник після повернення із відрядження повертає в касу невикористану іноземну валюту, то вираховують і відображають курсові різниці за нею.