Требования к тексту документов

Текст документа выражает содержание управленческого действия. Он может быть представлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование трафаретных текстов – заранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета – справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражаются существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете»). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков.

Текст документов, используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон допускает в необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации, наряду с государственным языком Российской Федераций, может вестись на языках субъектов Российской Федерации на территориях их компактного проживания (Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федераций» (ред. от 24.07.1998 N 126-ФЗ, от 11.12.2002 N 165-ФЗ)).

Только на русском языке текст составляется при направлении документов:

- в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федераций или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации – краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. В современном русском языке насчитывают 600 тыс. слов, имеющих 7 млн. значений. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, который использует значительно меньший словарный состав, т. к. этот язык применяется в замкнутых сферах общественной жизни.

Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые.Возможно, при первом употреблений сокращения указать скобках его расшифровку. Это же относится и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. Однако восприятие профессиональных терминов может быть затруднено. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать пояснение в скобках.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу.

При оформлении многостраничного документа можно воспользоваться не только рекомендуемых во введении нормативных документов по делопроизводству, но и рекомендациями ГОСТ Р 1.5-2001 «Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 10.04.2002 №145-ст, а, также, рекомендациями верстки, используемыми в издательском деле.

Основными элементами текста являются основной текст, заголовки и подзаголовки (рубрикация), иллюстрации и таблицы, колонтитулы, примечания, алфавитный указатель, содержание и приложения.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста; Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом. Абзацы связного текста не нумеруют.

Разделы. Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (часть, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится (ГОСТ 1.5-2001). Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Пример:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.2 Подготовка к испытанию

3.2.1

3.2.2

3.2.3

В конце номера пункта точка не ставится. Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно не менее 40 пунктов. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – не менее 20 пунктов. Расстояния до заголовка и после него соотносятся как 2:1.

Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Формулы. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример:

При применении методики первой расчёт штатной численности производится по формуле

Нд = 0,00016 Д 0,98 Р 0,1 (1)

где Нд – количественный состав службы делопроизводства;

0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем);

Д – объем документооборота в год;

Р – численность работников аппарата управления.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой. Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают – (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например, «... в формуле (1)». Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например «формула (В.1)».

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Иллюстрации в тексте располагаются после первой ссылки на них, но не далее, чем на следующей странице. Под иллюстрацией делается подрисуночная надпись. Гарнитура шрифта подрисуночной надписи может быть основного текста, а может быть на два пункта меньше основного текста, также допускается жирное начертание. Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в приложениях к тексту. Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложения, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Например – «Рисунок А.3».

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например – «Рисунок 1.1».

При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» (при нумерации в пределах раздела).

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом:

«Рисунок 1 - Схема документооборота».

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

Таблицы располагаются после первой ссылки, но не далее чем на следующей странице. Таблицы нумеруются по тому же принципу, что и иллюстрации. Над таблицей делается надпись, которая форматируется по левому краю формата таблицы. Если таблица не умещается на странице, она переносится на следующую страницу с повторением заголовка. Требования к надписи такие же, как и к подрисуночной надписи.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела.

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица»с указанием ее номера.

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, при необходимости, в приложении к документу.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Слово «Таблица»указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.

Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.

Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала.

Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют.

Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Примеры:

Примечание – Расчеты представляются в Минобразованя РФ.

Примечания

1 ____________________

2 ____________________

Гарнитура шрифта как в основном тесте, кегль на 4 пт меньше.

Нумерация примечаний на каждой странице начинается сначала.

Сноски. Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в документе, то эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски. Сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой они обозначены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны, а к данным, расположенным в таблице, в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом пояснения.

Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта.

Пример – «... печатающее устройство²⁾...»

Нумерация сносок отдельная для каждой страницы. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками: *. Применять более четырех звездочек не рекомендуется.

Приложениями могут быть графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т.д. Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

Приложения могут быть обязательными и информационными.

Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера.

В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа. Приложения располагаются в конце документа перед алфавитным указателем и содержанием.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц. Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

Допускается в качестве приложения к документу использовать другие самостоятельно выпущенные документы (должностные инструкции, схемы документооборота и др.).

Алфавитный указатель располагается в конце документа перед содержанием.

Содержание располагается в начале документа, если документ справочного характера, в остальных случаях в конце документа.