Источники получения информации для моделирования автоматизируемых задач.

Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации. Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенный для реализации определенных функций управления. В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета.

Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Ориентация выделения комплексов задач, содержащих информацию о качественно однородных ресурсах предприятия сложилась традиционно еще при ручном ведении учета, а затем нашла применение при централизованной обработке учетной информации в вычислительном центре.

Организация автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей позволяют создавать системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автоматического формирования первичных документов в компьютере. В этих условиях стирается четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что в первую очередь сказывается на информационной базе бухгалтерского учета. Возникают межфункциональные комплексы задач управления.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи – взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы, составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка - Главная книга - Баланс».

Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации в основном служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где итоговые данные должны сравниваться с полученными ранее результатами расчетов при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.

Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент - банк». Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент - банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации.

Одной из особенностей информационного обеспечения бухгалтерского учета, является большой объем разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документации. Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе - полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу. Общее методическое руководство по их формированию и применению осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных документов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают инструктивные и методические материалы.

Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.

Отраслевые формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции и др.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

· назначению - распорядительные, исполнительные (оправдательные), учетного оформления, комбинированные;

· содержанию хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные;

· объему отраженных операций - единичные (первичные) и сводные;

· способу использования - разовые и накопительные;

· числу учитываемых позиций - однострочные и многострочные;

· месту составления - внутренние и внешние;

· способу заполнения - вручную, при помощи средств автоматизации учета.

Распорядительные - это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции, например, приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.

Исполнительные (оправдательные) - это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

Большая часть бухгалтерских документов - комбинированные (распорядительно-исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.

Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки-расшифровки.

Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам (например, счета, счета-фактуры, платежные требования-поручения).

Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции, а сводный - о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.

Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции, а накопительный - для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ - требование на отпуск. По лимитно-заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.

Однострочный документ содержит одну учетную позицию; многострочный - две и более позиций.

Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.

Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.

Классификаторы и коды используются для составления бухгалтерских отчетов, сводок и группировок на основании выделенного группировочного (одного или нескольких) признака, например, работающие по подразделениям, цехам, бригадам. При компьютеризации бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.

Общегосударственные классификаторы (ОК) - единые для России, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве. К ним можно отнести: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), код организационно-правовой, формы (КОПФ), коды органов управления государственным имуществом, коды единиц измерения (ОКЕИ), ОК управленческой документации. Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, отнесем к этой группе классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах, поэтому отсутствует необходимость их проектирования на предприятии или фирме при компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды - индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия, поэтому их проектирование ведется на конкретном предприятии даже при приобретении типового проекта.

Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т.е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

В то же время некоторые коды используются только для бухгалтерских задач. Исходя из сказанного локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа – это коды, единые для предприятия: структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, табельных номеров, поставщиков и потребителей, специальностей. Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц.

Информационное обеспечение бухгалтерских задач включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях. Информационная технология обработки экономических задач ориентирована на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной. При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работники, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.). Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта КИС предприятия.

Можно отметить еще один момент в организации базы данных при использовании типовых проектов. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.