Інформаційні технології в управлінні проектами

Ефективно організувати роботу та управління неможливо без чіткого плану. В роботі кожного менеджера важливу роль грають проекти, які дозволяють впровадити науковий підхід до вирішення завдань планування та керівництва. Проект дозволяє спланувати та оперативно управляти виконанням завдань. Бізнес-середовище початку ХХІ століття характеризується всебічною проективізацією. В сучасному менеджменті більшість завдань розв’язуються на основі певних проектів, тобто спочатку визначаються цілі і робиться спроба досягти їх з урахуванням часових, ресурсних і фінансових обмежень. Найбурхливішого розвитку управління проектами дістало з появою персональних комп'ютерів, які стали робочим інструментом для керівників. Із значним розширенням кола користувачів управлінських систем виникла потреба в розробці систем управління проектами нового типу, одним з найважливіших показників яких мала б бути простота застосування.

Існує багато методів та інструментів управління проектною діяльністю, що дають змогу ефективно реалізовувати проекти при врахуванні зазначених обмежень. Зокрема, до цих інструментів належать графіки робіт (обмеження в часі), кошториси, бюджети та плани фінансування проекту (щодо грошових ресурсів), проектна документація (обумовлена технічним завданням), контроль і нагляд за реалізацією проекту (усі види обмежень), страхування ризиків (обмеження різних видів допуску) - усі вони потребують інформаційної підтримки завдяки використанню відповідних ІТ. Ознаками проекту, як об’єкту управління, є обмеженість за часом, бюджетом, ресурсами; мінливість (цілеспрямоване переведення системи від існуючого до бажаного стану, що описується в термінах цілей проекту); комплексність; правове та організаційне забезпечення; навітність щодо підприємства, що здійснює проект – підкреслюють передумови використання ІС управління проектами. Сьогодні ефективне управління проектами неможливе без використання сучасних програмних засобів, оскільки зростають розміри проектів, частота їх виконання, обсяги інформації.

Перші програми для управління проектами (ІС управління проектами - ІСУП) були розроблені на початку 1960-х років. В основу цих систем були покладені алгоритми сітьового планування і розрахунку параметрів проекту у часі за методом критичного шляху. Пізніше в системи додані можливості ресурсного і бюджетного планування, засоби контролю за ходом виконання проекту. Особливо значного розвитку вони набули у 1980 - 1990-х роках. Використання ІСУП тривалий час обмежувалося традиційними сферами (великими будівельними, інженерними, оборонними проектами) і потребувало професійних знань. Але за останнє десятиліття ситуація в галузі використання програмного забезпечення календарного планування й управління проектами різко змінилася. Сьогодні на ринку представлена значна кількість універсальних програмних пакетів, які автоматизують функції планування і контролю проекту.

Західні огляди програмного забезпечення для управління проектами традиційно поділяють програми, представлені на ринку, на дві категорії: професійні системи (вартість яких - понад $1 000) і системи для масового користувача ( вартість до $1 000). Проте розвиток інформаційних технологій останнім часом практично звів нанівець відмінності між різними програмами за показниками їхньої потужності (розмірами проекту, що планується по роботах і ресурсах, швидкості перерахунку проекту). Навіть дешеві пакети програм сьогодні здатні підтримувати планування проектів, які складаються з десятків тисяч завдань і використовують тисячі видів ресурсів.

Професійні системи надають більш гнучкі засоби реалізації функцій планування і контролю, але потребують більших витрат часу на підготовку й аналіз даних і, відповідно, високої кваліфікації користувачів. Другий тип пакетів (більш прості системи) адресований користувачам-непрофесіоналам, для яких управління проектами не є основним видом діяльності: лише час від часу їм необхідно спланувати невеликий комплекс робіт чи ввести фактичні дані за проектом. У цьому разі найважливішим є простота використання і швидкість отримання результату.

Модель проекту в ІСУП складається на основі трьох елементів:

- структури робіт проекту;

- структури ресурсів;

- матриці призначення ресурсів на роботи проекту.

Структура робіт проекту - це перелік етапів і робіт проекту згідно з їхньою підпорядкованістю, взаємозв'язків між роботами, орієнтовної тривалості виконання робіт. За цими параметрами ІСУП розраховує календарний графік проекту, визначає дати початку і завершення окремих робіт і всього проекту, резерви часу. Особливістю планування в ІСУП є те, що роботи ні прив'язані до конкретних дат, а лише визначено їх структуру, взаємозв'язок, тривалість виконання. Це дозволяє використовувати різні алгоритми оптимізації проекту, відслідковувати зміни календарного графіка проекту під час його реалізації.

Структура ресурсів проекту - це людські ресурси, обладнання, матеріали і кошти. В електронних таблицях описуються їхні основні характеристики: вартість, продуктивність, кількість ресурсів. Для деяких типів ресурсів у системах можна задавати календарі їх використання.

Матриця призначень містить відомості про те, які ресурси, якого типу і яким чином використовуються по кожній роботі проекту. Система зберігає дані про те, яких ресурсів, з якими властивостями і в якій кількості потребують роботи. Після призначення ресурсів по роботах проекту програма автоматично здійснює перерахунок календарного плану з урахуванням обмежень по ресурсах.

Функціональні можливості сучасних інформаційних систем управління проектами переважно східні. Майже усі вони: містять засоби опису комплексу робіт проекту, зв'язків між роботами та їхніми часовими характеристиками: засоби опису і типи планування задач: (виконати Якомога Раніше, Як Можна Пізніше, роботи з фіксованою датою початку/закінчення, можливість прив'язки тривалостей задач до обсягу визначених ресурсів, резерви часу, що обчислюються, - повний, вільний і т. ін.); засоби встановлення логічних зв'язків між задачами; багаторівневе подання проекту; підтримка календарю проекту, підтримка календарів ресурсів; засоби підтримки інформації про ресурси і витрати за проектом і визначення ресурсів і витрат для окремих робіт проекту: ведення списку наявних ресурсів, можливість завдання нормального і максимального обсягів ресурсу; підтримка ресурсів із фіксованою вартістю і ресурсів, вартість яких залежить від тривалості їхнього використання; розрахунок необхідних обсягів ресурсів; ресурсне планування (виділення перевантажених ресурсів та задач, що їх використовують), автоматичне /командне вирівнювання профілів завантаження ресурсів (з урахуванням обмежень за часом або з урахуванням обмеження на ресурс, з урахуванням пріоритетів задач); засоби контролю за ходом виконання проекту: засоби відстеження стану задач проекту (фіксація плану розкладу проекту, засоби введення фактичних показників стану задач - відсоток завершення); засоби контролю над фактичним використанням ресурсів (бюджетна кількість і вартість ресурсу, фактична кількість і вартість ресурсу, кількість і вартість ресурсів, необхідних для завершення роботи); графічні засоби подання структури проекту, засоби створення різних звітів за проектом: діаграма Ганта (часто поєднана з електронною таблицею і дозволяє відображати різну додаткову інформацію); РЕRТ-діаграма (мережна діаграма); засоби створення звітів, необхідних для планування (звіт про стан виконання розкладу, звіти по ресурсах і по визначенню ресурсів, профіль ресурсу, звіт по вартості).

На сучасному українському ринку найбільш розповсюджені та впроваджуються таки ІСУП :

1) система Мicrosoft Project.

Найпоширеніша у світі система управління проектами. Відмітними рисами пакету є його простота, наочність, стандартний інтерфейс. Значна увага приділяється використанню сучасних стандартів, що дозволяють ефективно інтегрувати пакет з іншими додатками. Наприклад, підтримка стандартів ODBC і OLE 2.0 спрощує задачі інтеграції бізнес-додатків. Підтримка Мicrosoft Mail і Мicrosoft Exchange дозволяє полегшити і систематизувати групову роботу з проектами. Настроювання повідомлень для команди проекту включає можливість визначення складу проектних даних, що пересилаються учасникам проекту електронною поштою, та встановлення обмежень на корекцію інформації, що пересилається одержувачам. Збереження проектів у папках Exchange забезпечує додаткові засоби розмежування доступу до файлів проектів. Мicrosoft Project містить можливості покрокової розробки проекту та інтелектуального підказування, а також гнучкі засоби створення звітів, набір засобів планування і керування ресурсами;

2) Primavera Project Planner (РЗ) - використовують для управління середніми і великими проектами в різних сферах, хоча найбільшого поширення цей програмний продукт набув у сфері управління будівельними та інженерними проектами. Для моделювання проекту РЗ пропонує широкий набір інструментів, який включає близько 20 рівнів .У програмі передбачаються дев'ять типів робіт (задача, віха, гамак, зустріч тощо), усі типи залежностей між роботами, 10 типів обмежень. Поточний варіант проекту може порівнюватися з необмеженою кількістю базових планів. РЗ представляє можливості: групування і впорядкування робіт за різними ознаками на різних рівнях деталізації проекту, що дозволяє подати інформацію в більш зручному вигляді залежно від конкретної управлінської ситуації (наприклад, використовуючи ці засоби, всю інформацію з проекту можна згрупувати за фазою проекту на першому рівні ієрархії, за відповідальним ресурсом — на другому і відсортувати за датою початку роботи — на третьому); розбити екран по горизонталі для незалежного перегляду двох частин проекту; швидко виділити роботи, які потребують уваги в заданий період часу.

Відмінності засобів ресурсного планування РЗ: в описанні ресурсу можуть бути вказані нормальна і максимальна кількість наявності даного ресурсу, а також його ціна за інтервалами; ресурс може бути визначений як такий, що ним можна управляти, тоді обсяг призначення такого ресурсу на завдання впливатиме на тривалість його виконання; під час планування завантаження ресурсів може виникнути потреба описати нелінійно профіль використання ресурсу по окремій роботі. Р3 дозволяє це зробити, пропонуючи 10 стандартних кривих, або ж визначити власний профіль використання, розподіливши роботи на 10 часових періодів; Р3 дозволяє обрати режим перерахунку графіка виконання проекту, дібрати критерії перепланування робіт, що особливо важливо для великих проектів, коли менеджер не в змозі самостійно проаналізувати причини недостатності ресурсів і знайти рішення для кожної конкретної роботи.

До недоліків засобів ресурсного планування Р3 відносять обмеження за кількістю календарів. Окрім головного календаря проекту, РЗ дозволяє описати лише 30 додаткових календарів, тим часом як можливість задавати індивідуальні графіки роботи для кожного ресурсу вже стала нормою в сучасних пакетах управління проектами. Інше обмеження пов'язане з кількістю ресурсів, які контролюються під час вирівнення профілю завантаження обмежених ресурсів.

3) Time Line 6.5 (Фірма Time Line Solutions). Основними відмінними рисами Time Line 6.5 є реалізації концепції багатопроектного планування в рамках організації, гнучкі засоби підтримки формування звітів і засоби налагоджування на інформаційне середовище користувача. У Time Line 6.5 немає обмежень на розмірність проектів. Дані, що стосуються проектів організації, можливо зберігати в єдиній SQL-базі даних, що крім опису проектів та єдиного для організації списку ресурсів містить усі елементи налагодженого управлінського середовища, що прийнято у компанії для роботи з проектами. Всі основні об'єкти бази даних об'єднані у вікні у відповідних розділах. За допомогою даного вікна можна переглянути структуру бази даних проекту і здійснити доступ до будь-якого елементу, а також створити свої користувацькі елементи у списках. Пропонуються досить потужні алгоритми роботи з ресурсами, що включають засоби міжпроектного призначення і вирівнювання перевантажень ресурсів, гнучкі можливості щодо опису специфічних календарних графіків роботи ресурсів. Недоліком даних засобів є відсутність можливостей опису і відображення ієрархії ресурсів організації;

4) Artemis Views (Фірма Artemis International).Використовуються для управління великими інженерними проектами. Складається з набору модулів, що автоматизують різні аспекти управління проектами: ProjectView (дозволяє реалізувати мультіпроектну, багатокористувацьку систему планування і контролю проектів в організації), ResourceView (спеціалізована система для планування і контролю використання ресурсів як у проектному або матричному середовищі управління, так і для поточних робіт), TrackView (надає засоби ведення фактичної інформації з виконаних обсягів робіт, контролю за станом виконання і вартістю поточних робіт), CostView (забезпечує підтримку центрального депозитарію для інформації щодо усіх витрат і прибутків проектів). Усі модулі сумісні за даними, працюють в архітектурі клієнт/сервер, підтримують ODBC-стандарт і легко інтегруються з популярними СУБД Огасle, SQLServer, Sybase.

5) SpiderProject. (Spider Technologies Group, Росія). Має цілу низку відмітних рис, що дозволяють йому конкурувати із західними системами на великих промислових проектах: містить потужні алгоритми планування використання обмежених ресурсів; реалізована можливість використання під час упорядкування розкладів робіт взаємозамінних ресурсів (пули ресурсів), що дозволяють одержати більш короткі розклади та звільняє менеджера необхідності жорстко призначати виконавців на роботи проекту. Це дозволяє і скоротити непродуктивні простої ресурсів, і полегшити роботу проектного менеджера, позбавляючи його і необхідності робити стомливі на великих проектах оцінки і “що-якщо”; можливість використання нормативно-довідкової інформації - про продуктивність ресурсів на тих або інших видах робіт, витрати матеріалів, вартість робіт і ресурсів; потужність, гнучкість, можливості створювати і використовувати в розрахунках будь-які додаткові табличні документи та БД, вводити будь-які формули розрахунку. Недоліки – в галузі програмної реалізації (стандартизації та користувацького інтерфейсу);

6 ) Open Plan (Welcom Software). Містить потужні засоби ресурсного та вартісного планування. Інтегрованість системи забезпечує повну інтеграцію, прозорість, відкритість для обміну даними із зовнішніми додатками. Система Open Plan надає гнучкі й зручні засоби для формування ієрархічної структури робіт, забезпечує широкі можливості для створення логічної структури проекту, дозволяє управляти всіма видами ресурсів, а саме: відновлюваними ресурсами (люди, обладнання); не відновлюваними ресурсами (матеріали), у тому числі ресурсами з обмеженим терміном придатності і фінансами, які описуються в ресурсному файлі; має аналітичні інструменти, які базуються на методі Монте-Карло і дозволяють визначити можливі ризики в оцінці термінів завершення окремих робіт, етапів і всього проекту. До основних переваг Open Plan належить також те, що система може працювати з даними будь-якого профілю, які стосуються діяльності підприємства, налаштувати на роботу з різними базами даних завдяки об'єктно орієнтованій і клієнт-серверній архітектурі; забезпечує можливість обмежити доступ до даних проекту, дозволяє надавати різні права на доступ до окремих даних, регулюючи їх спільне використання.

Тенденціями останнього часу є інтеграція функцій ІСУП в КІС, а також низка поглинань кризового періоду (злитя фірми Primavera з Microsoft).

Список рекомендованої літератури

1. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.: МГУ-ВШЭ, 2000. - 688 с.

2. Баронов В.В, Калянов Г.Н., Попов Ю.И. Информационные технологии и управление предприятием // М.: ДМК Пресс, 2004. - 420 с.

3. Барсегян А.А., Куприянов М.С., Степаненко В.В. Методы и модели анализа данных. OLAP и Data Mining.- СПБ.: БХВ-Петербург, 2004. – 317 с.

4. Вовчак І.С. ІС та ІТ в менеджменті. – Тернопіль: К-Б, 2001. -354 с.

5. Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. – М.:Эксмо, 2005. – 480 с.

6. Гордієнко І.В. ІС і ІТ в менеджменті. – К: КНЕУ, 2003. – 259 с.

7. Грабауров В.А. Информационнные технологии для менеджеров. –М.: Финансы и статистика, 2002. – 368 с.

8. Гужва В.М. ІС і технології на підприємствах. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с.

9. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI-м веке: – М.: Вильямс, 2004. – 970 с.

10. Дейт К. Введение в системы БД.- М.: Вильямс, 1999. – 1280 с.

11. Зеленский С.Э. Автоматизация управления предприятием.– К.: Кондор, 2004. – 518 с.

12. Іванюта П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті. – К.: Центр учбової літератури, 2007. – 180 с.

13. Інформаційні системи в менеджменті / А.Е.Батюк, З.П.Двуліт, К.М.Обельковська. – Львів: Видавництво Національного університету Львівська політехніка, 2004. -520 с.

14. Кагаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем. - М.: Пресс, 2003. – 288 с.

15. Лодон Дж., Лодон К. Управление ИС. – СПБ. :Питер, 2005. – 912 с.

16. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. - М.: ВШ, 2001. – 1114с.

17. Никитин А.В., Рачковская И.А., Савченко И.В. Управление предприятием с использованием информационных систем.- М.:ИНФРА-М, 2007. -370 с.

18. Павленко Л.А.Корпоративні інформаційні системи. – Х.: ВД ІНЖЕК, 2005. – 260 с.

19. Пінчук Н.С., Галузінський Г.П., Орленко Н.С. Інформаційні системи і технології в маркетингу. – К.: КНЕУ, -2001. –296 с.

20. Ситник Ф.В., Писаревська Т.А. Основи ІС.–К.: КНЕУ, 2001. – 420с.

21. Спирли Э. Корпоративные хранилища данных. - М.: Вильямс, 2001.- 920 с.

22. Твердохлеб М.Г. Інформаційне забезпечення менеджменту. – К.: КНЕУ,2002. – 224 с.

23. Управление знаниями в корпорациях /Под ред. Б.З.Мильнера. – М.:Дело,2006.- 940 с.

24. Чайковська М.П. Інформаційні системи в менеджменті. – Підручник. – 2010. – 250 с.

25. Newell, Frederick. Customer Relationship Management in the New Era of Internet Marketing, New York: McGraw-Hill,2002.