Обеспечивающая подсистема СУО

Компонентами обеспечивающей подсистемы являются: методическое обеспечение; ресурсное обеспечение; информационное обеспечение; правовое обеспечение. Ниже приводится краткое содержание этих компонентов.

Прежде всего рассмотрим такой компонент обеспечивающей подсистемы СУО, как методическое обеспечение.

Все теоретические, методические и практические вопросы по разработке, функционированию и развитию системы менеджмента должны быть обоснованы и изложены в соответствующих нормативно-методических документах межгосударственного (международного), национального, республиканского, регионального либо фирменного уровня. В межгосударственных документах должны регламентироваться все общие вопросы сохранения планеты Земля, мира, экологии, безопасности товаров и услуг, прав человека, стандартизации и др. Национальные нормативно-методические документы должны дальше развивать вопросы, которые регламентируются в межгосударственных документах, и т. д. Но документы нижестоящего уровня ни в коей мере не должны противоречить документам вышестоящего уровня.

Общие вопросы управления экономикой (в широком смысле этого слова), не гармонизированные в рамках мирового сообщества, каждой стране приходится решать самостоятельно, что не только влечет дополнительные затраты, но и не обеспечивает высокого качества решения и затрудняет интеграцию между странами. Если на национальном уровне не регламентирован какой-либо вопрос управления глобальной системой, то каждый регион самостоятельно, по-своему и с большими затратами решает эту проблему, и так до уровня фирмы.

Отсутствие или низкое качество международных правовых норм в сферах собственности, налоговой системы, финансов, организационно-правовых форм и в других сферах сдерживает создание и развитие совместных предприятий, международную интеграцию и взаимовыгодное развитие стран.

Некоторые нормативно-методические документы, разрабатываемые международными организациями, должны быть аутентичными (прямого применения, перевод без искажения содержания) и обязательными для всех уровней иерархии, в том числе для фирмы, независимо от формы собственности. Например, международная система мер и весов, система измерений, система охраны окружающей природной среды, система управления качеством на основе международных стандартов ИСО 9000 : 2000, система безопасности и международной сертификации товаров и услуг, основы валютной системы, терминология и операции в области финансов и другие системы управления должны быть едиными для всех стран и соответственно для всех фирм.

Создание системы нормативно-методических документов, правил, терминологии, норм международного характера значительно упростит построение каждой фирмой системы менеджмента, повысит эффективность использования природных ресурсов, труда и капитала как главных факторов обеспечения благосостояния, повышения качества жизни.

Следующим компонентом обеспечивающей подсистемы СУО является ресурсное обеспечение.

Цели ресурсного обеспечения производственного менеджмента:

своевременное обеспечение фирмы необходимыми видами ресурсов требуемого качества и количества;

улучшение использования ресурсов.

Различаются следующие виды ресурсов:

ресурсы внешней среды;

трудовые ресурсы;

материальные ресурсы (сырье, материалы, комплектующие изделия, топливно-энергетические ресурсы и др.);

основные производственные фонды;

финансовые ресурсы — собственный капитал, заемный капитал, нематериальные активы и пр.;

информационные ресурсы;

организационные ресурсы;

совокупные ресурсы — сумма предыдущих видов ресурсов в денежном выражении.

Наличие и состав ресурсов определяются объемом конкретного вида ресурса, его структурой по номенклатуре и ассортименту, качеством и сроками поставок.

Процесс движения ресурсов включает:

формирование ресурсов, т. е. их привлечение для выполнения маркетинговых исследований, работ по стратегическому менеджменту и т. д.;

использование ресурсов по одному из перечисленных направлений;

восстановление ресурсов;

утилизацию или списание ресурсов.

Методами обеспечения ресурсами являются:

через товарно-сырьевые биржи;

прямые связи, аукционы, конкурсы;

собственное производство;

спонсорство и др.

Перейдем к третьему компоненту обеспечивающей системы СУО. Им является информационное обеспечение, одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация». Поэтому сначала рассмотрим это понятие по книге Мескона и др. «Основы менеджмента».

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, общий коммуникативный смысл может быть утрачен.

Руководитель 50–90 % всего времени тратит на коммуникации с целью реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента.

Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.

Канал — средство передачи информации.

Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Вот эти этапы.

Зарождение идеи.

Кодирование и выбор канала.

Передача.

Декодирование.

Нами предлагается следующая классификация информации:

по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, управляемой и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

по форме передачи — вербальная (словесная) и невербальная информация;

по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

по способу передачи — спутниковая/электронная, телефонная, письменная и др.;

по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

по стадиям жизненного цикла объекта — по стадиям стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовки производства и т. д. до списания;

по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Идея классификации информации используется при ее кодировании.

Основные требования к качеству информации:

своевременность;

достоверность (с определенной вероятностью);

достаточность;

надежность (с определенной степенью риска);

комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям, стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т. д.);

адресность;

правовая корректность;

многократность использования;

высокая скорость сбора, обработки и передачи;

возможность кодирования;

актуальность.

Четвертым компонентом обеспечивающей подсистемы СУО является правовое обеспечение, которое основано на законодательных и нормативных актах по различным вопросам разработки, функционирования и развития системы, принятых на федеральном (государственном) и региональном уровнях. К этим документам относятся действующие федеральные законы, постановления правительства и федеральных органов управления, государственные стандарты.

Правовое обеспечение системы менеджмента осуществляется по следующим направлениям:

правовые вопросы функционирования экономики страны (по приватизации, развитию предпринимательства, налоговой системе, финансовой и кредиторской политике, внешнеэкономической деятельности и др.);

законы и нормативные акты по системам:

стандартизации;

метрологии;

сертификации товаров и услуг;

защиты прав потребителей;

антимонопольной политики;

управления качеством товаров;

безопасности и охраны труда и др.;

законы и нормативные акты по регулированию безопасности и взаимозаменяемости товаров, ресурсосбережению, развитию производства, социальному развитию коллективов, охране окружающей природной среды;

правовое регулирование образования и функционирования фирмы.

Без качественного правового обеспечения системы менеджмента фирмы по перечисленным направлениям вообще невозможно обеспечить ее стабильное и эффективное функционирование, так как каждая фирма является подсистемой системы более высокого уровня — региона, отрасли, страны, а совместные предприятия — мирового сообщества. Если каждая фирма будет функционировать по своим правовым нормам, то невозможно скоординировать их действия и создать из них систему более высокого уровня, будет просто набор невзаимосвязанных фирм. Поэтому правовое обеспечение системы менеджмента фирмы по всем четырем направлениям является актуальной проблемой.