Друк конвертів, створених шляхом злиття зі списком розсилання

1. Натисніть кнопку , щоб відкрити новий документ.

2. Виберіть команду «Мастер слияния» у пункті меню «Сервис».

3. Натисніть кнопку «Создать», виберіть команду «Конверты», а потім натисніть кнопку «Активное окно». Активний документ стане основним документом злиття.

4. Натисніть кнопку «Получить данные». Щоб створити новий список імен і адрес у програмі Word, виберіть команду «Создать источник данных», а потім введіть дані. Щоб використовувати готовий список імен і адрес, що існує у вигляді документа Word, електронної таблиці, бази даних і так далі, виберіть команду «Открыть источник данных».

5. Щоб використовувати адреси з електронної адресної книги, виберіть команду«Использовать адресную книгу».

6. Після того як джерело даних визначене і повідомлення з'явиться на екрані, натисніть кнопку «Настройка основного документа».

7. На вкладці «Параметры конверта» виберіть потрібний розмір конверта, встановіть формат адреси і місце її розміщення на конверті.

8. На вкладці «Параметры печати» перевірте, щоб встановлені параметри подачі конвертів відповідали поточному принтерові, а потім натисніть кнопку "ОК".

9. У вікні діалогу «Адрес на конверте» вставте поля злиття для адресних зведень.

10. У вікні діалогу «Слияние» натисніть кнопку «Исправления», розташовану поруч із кнопкою «Создать», а потім виберіть основний документ конверта. Щоб поновити вікно діалогу «Слияние», натисніть кнопку на панелі злиття.

11. У вікні діалогу«Слияние» натисніть кнопку «Объединить».

12. У полі «Назначение» виберіть значення «Принтер». Щоб надрукувати лише кілька конвертів, натисніть кнопку «Отбор записей», а потім задайте умови добору потрібних записів даних.

13. Натисніть кнопку «Объединить».

1.7.4 Створення зворотної адреси для конвертів

Можна вказати зворотну адресу, що друкується за замовчуванням на всіх конвертах. До неї можна додати емблему фірми або будь-який інший малюнок. При бажанні можна скористатися спеціальною програмою малювання для створення художньої зворотної адреси.

Для створення зворотної адреси з емблемою в верхній частині виконайте наступне.

1. Створіть текст зворотної адреси.

2. У графічному редакторі (наприклад, Microsoft Paint) створіть потрібну емблему. Можна також скористатися наявним малюнком.

3. Виберіть команду «Рисунок»у пункті меню «Вставка», виберіть файл, що містить потрібну емблему, а потім натисніть кнопку «Вставить».

4. Укажіть на емблему і натисніть кнопку миші.

5. Виберіть команду «Автотекст» у пункті меню «Правка».

6. Введіть EnvelopeExtra1 у поле «Имя элемента», а потім натисніть кнопку «Добавить».

Примітки:

1. Можна вивести конверт на друк, натиснувши кнопку «Печать» на вкладці «Конверты» у вікні діалогу «Конверты и наклейки» (меню «Сервис»), або роздрукувати адресу під час друку документа.

2. При друці на конверті зворотної адреси переконайтеся, що знято прапорець «Не печатать» на вкладці «Конверты» вікна діалогу «Конверты и наклейки».

1.7.5 Друк адреси на поштовій наклейці

Можна виводити на друк окрему наклейку або цілі сторінки однакових наклейок. Можна друкувати також велику кількість наклейок з різними адресами, отриманими шляхом злиття документів.

Друк однієї або декількох поштових наклейок з однаковою адресою.

1. Виберіть команду «Конверты и наклейки» в меню «Сервис», а потім — вкладку «Наклейки».

2. Виберіть потрібні параметри.

Порада. Щоб відформатувати адресу, виділіть текст адреси, натисніть праву кнопку миші, а потім виберіть команду «Шрифт»або«Абзац» у контекстному меню.

Друк поштових наклейок, створених шляхом злиття зі списком розсилання, виконується таким чином.

1. Натисніть кнопку «Создать», щоб відкрити новий документ.

2. Виберіть команду «Слияние» у пункті меню «Сервис».

3. Натисніть кнопку «Создать»у вікні діалогу, виберіть команду «Наклейки», а потім натисніть кнопку «Активное окно». Активний документ стане основним документом злиття.

4. Натисніть кнопку «Получить данные».

5. Щоб створити новий список імен і адрес у редакторі Word, виберіть команду «Создать источник данных», а потім введіть дані. Щоб використати готовий список імен і адрес, що існує у вигляді документа Word, електронної таблиці, бази даних і так далі, виберіть команду«Открыть источник данных».

6. Щоб використати адреси з електронної адресної книги, виберіть команду «Использовать адресную книгу».

7. Після того як джерело даних визначене і повідомлення з'явилося на екрані, натисніть кнопку«Настройка основного документа».

8. У вікні діалогу «Параметры наклейки» вкажіть тип принтера і тип поштових наклейок, що потрібно роздрукувати. Якщо підходящий тип наклейки відсутній, можна створити спеціальний тип наклейки на свій смак.

9. У вікні діалогу «Создание наклеек» встановіть поля злиття для адресних зведень.

10. У вікні діалогу«Слияние» натисніть кнопку «Объединить».

11. У полі «Назначение» виберіть значення «Принтер».

12. Щоб надрукувати тільки кілька наклейок, натисніть кнопку «Отбор записей», а потім задайте умови вибору потрібних записів даних.

13. Натисніть кнопку «Объединить».

1.8 Використання полів для введення

Часто доводиться заповнювати тільки окремі фрагменти документів. Тому логічно організувати доступ тільки до тих фрагментів, у які буде вводитися інформація і захистити іншу частину документа від внесення виправлень. Наприклад, при заповненні анкет необхідно вводити конкретну інформацію про суб'єкта, що анкетується (рис. 1.10).

При формуванні такого документа зручно скористатися панеллю інструментів «Формы».

· Кнопка «Текстовое поле» дозволяє організувати місце для введення тексту з клавіатури.

· Кнопка «Поле со списком»дозволяє вибрати зі списку заздалегідь підготовлені варіанти заповнення форми.

· Кнопка «Флажок» використовується для виведення віконця з позначкою або без неї.

· Кнопка «Параметры поля формы» дозволяє встановлювати параметри введеного поля.

· Кнопка «Затенение полей формы» затінює поле більш темним кольором.

· Кнопка «Защита формы» дозволяє введення інформації тільки у встановлені форми.

Анкета

Прізвище

Ім'я

По батькові

Рік народження

Стать

Освіта

Член профспілки

Рисунок 1.10 – Приклад роботи з полями

Після установки полів обраних форм необхідно задати їхні параметри і встановити захист форми, що дозволить вводити необхідну інформацію тільки в текстове поле і вибирати значення зі списку або встановлювати позначку.

1.9 Спеціальна вставка

Існує можливість вставки вмісту буфера обміну в поточний документ в обраному форматі. Для цього використовується команда «Специальная вставка» з пункту меню «Правка»(рис. 1.11).

1.10 Формування змісту

У випадку формування документа типу книги часто необхідним є розв’язання задачі складання його змісту. Це - не завжди тривіальна задача, особливо коли документ має складну ієрархічну структуру.

Для автоматизації цього процесу можна скористатися командою «Оглавление и указатели» з пункту меню «Вставка». Перед цим необхідно кожному заголовкові розділу документа привласнити стиль «Заголовок …», та вказати рівень його вкладеності. Це виконується або командою «Стиль» з пункту меню «Формат» або кнопкою «Стиль» панелі інструментів «Форматирование»(рис. 1.12).

Рисунок 1.11 – Вибір формату вставки

Рисунок 1.12 – Формування структури документа

Після виконання команди «Оглавление и указатели» з обраним видом змісту формується новий фрагмент документа, що розташовується від курсору.

Примітною особливістю такого змісту є наявність посилань на номери сторінок, з яких починаються розділи. Це дозволяє організувати швидкий перехід до обраного фрагмента документа.

1.11 Автоматизація виконання задач за допомогою макросів

Якщо в Word необхідно багаторазово виконувати якусь задачу, то найкраще це зробити за допомогою макросу. Макрос — це серія команд, згрупованих разом для спрощення щоденної роботи. Замість того щоб вручну робити дії, що займають багато часу, або часто повторювані дії, можна створити і запускати один макрос, що буде виконувати цю задачу.

Макроси часто використовуються для наступних цілей:

· для прискорення часто виконуваних операцій редагування або форматування;

· для об'єднання складних команд;

· для спрощення доступу до параметрів у діалогових вікнах;

· для автоматизації обробки складних послідовних дій у задачах.

Макроси можна створювати двома способами:

· за допомогою діалогового вікна «Запись макроса»;

· у редакторі Visual Basic.

Перший спосіб дозволяє швидко створювати макроси при мінімумі зусиль. При цьому макрос записується у вигляді послідовності інструкцій мовою програмування Visual Basic для додатків. Для зміни інструкцій макроса варто відкрити його в редакторі Visual Basic. У редакторі Visual Basic можна також написати дуже могутні і складні макроси, що не можуть бути записані першим способом. Для одержання більш докладної інформації про використання мови програмування Visual Basic у Microsoft Word виберіть розділ «Справка по Visual Basic» на вкладці «Содержание» у довідковій системі Word. Якщо розділ «Справка по Visual Basic» відсутній на вкладці «Содержание», то це означає, що довідка по Visual Basic не була встановлена разом з Microsoft Word.

Після присвоєння макросові кнопки панелі інструментів, команди меню або сполучення клавіш для його виконання буде досить вибрати команду в меню, натиснути кнопку на панелі інструментів або натиснути потрібне сполучення клавіш. Щоб запустити макрос, можна також вибрати команду «Макрос» у меню «Сервис», команду «Макросы», а потім — ім'я макросу, що потрібно виконати.

Макроси зберігаються в шаблонах або документах. За замовчуванням макроси зберігаються в шаблон «Обычный», щоб вони були доступні для всіх документаів. Якщо макрос, збережений у шаблоні «Обычный», використовується тільки в документах визначеного типу, можна скопіювати цей макрос у шаблон цього типу і видалити його із шаблона «Обычный». Для копіювання, видалення або перейменування макросів використовуйте діалогове вікно «Организатор». Щоб відкрити діалогове вікно «Организатор», виберіть команду «Макрос» у меню «Сервис», а потім — команду «Макросы» і натисніть кнопку «Организатор».

1.11.1 Створення макросу

Для створення макросу досить включити режим запису і записати послідовність дій. Після цього макрос можна виконувати щоразу, коли треба виконати той же набір дій знову. Наприклад, якщо часто виникає необхідність вставити в документи спеціально відформатовану таблицю, то можна записати макрос, що вставляє таблицю з потрібними границями, розміром і числом рядків і стовпців.

При записі макросу команди і параметри можна вибирати за допомогою миші, однак рухи миші у вікні документа не записуються. Наприклад, мишу не можна використовувати для виділення, копіювання, вставки і перетягування елементів у вікні документа. Для запису цих дій варто використовувати клавіатуру. При записі макросу можна тимчасово призупинити запис і продовжити запис пізніше з того місця, де він був зупинений.

1.11.2 Запис макросу

1. Виберіть команду «Макрос» у меню «Сервис», а потім — команду «Начать запись».

2. У поле «Имя макроса» введіть ім'я нового макросу (без пробілів).

3. Виберіть у полі «Макрос доступный для» шаблон або документ, у якому буде зберігатися макрос.

4. При бажанні введіть короткий опис макросу в поле «Описание».

5. Якщо макросові не треба привласнювати кнопку на панелі інструментів, команду меню або сполучення клавіш, натисніть кнопку OK, щоб почати запис макросу. Для присвоєння макросові кнопки на панелі інструментів або команди меню натисніть кнопку «Панели». Виберіть записуваний макрос у списку «Команды» і перетягніть його на панель інструментів або в меню. Натисніть кнопку «Закрыть», щоб почати записувати макрос. Для присвоєння макросові сполучення клавіш натисніть кнопку «Клавишам». Виберіть записуваний макрос у списку «Команды», введіть сполучення клавіш у поле «Новое сочетание клавиш», а потім натисніть кнопку«Закрыть» для запису макросу.

6. Виконайте дії, які варто включити в макрос. Пам’ятайте, що дії, зроблені у вікні документа за допомогою миші, не записуються!

7. Для закінчення запису макросу натисніть кнопку «Остановить запись».

1.11.3 Зупинка і поновлення запису макросу

1. Для припинення запису макросу натисніть кнопку «Пауза».

2. Виконайте дії, що не повинні бути записані.

3. Для поновлення запису натисніть кнопку «Продолжить запись».

1.11.4 Виконання макросу

1. Виберіть команду «Макрос» у меню «Сервис», а потім — команду «Макросы».

2. Виберіть ім'я макросу, що потрібно виконати, у списку «Имя». Якщо потрібного макросу немає в списку, виберіть у полі «Макросы из» інший список макросів.

3. Натисніть кнопку «Выполнить».

Якщо сформований макрос привласнений кнопці, пунктові меню або сполученню клавіш, то його можна виконати, просто натиснувши мишкою на присвоєний елемент, або натиснувши потрібне сполучення клавіш.

Примітка. Якщо новому макросові буде привласнене ім'я вже існуючого макросу, то останній буде замінений. Наприклад, макрос «FileClose» зв'язаний з командою «Закрыть» (меню «Файл»). Таким чином, якщо назвати новий макрос «FileClose», те він буде зв'язаний з командою «Закрыть» і при виборі команди «Закрыть» буде виконуватися нова послідовність дій. Щоб переглянути список вбудованих макросів Word, виберіть команду «Макрос» у меню «Сервис», а потім — команду «Макросы». Виберіть «Команды Word» зі списку «Макросы из».

1.12 Вставка не текстових елементів

1.12.1 Вставка рисунка

Існує можливість вставки картинки або малюнка з Clip Gallery, а також малюнка або відсканованої фотографії з інших програм. Після вставки картинки її можна перетворити в набір графічних об'єктів, а потім відредагувати, використовуючи кнопки на панелі інструментів «Рисование», наприклад, змінити заливання або колір ліній, перегрупувати елементи або об'єднати кілька малюнків. При виділенні малюнка на екрані з'являється панель інструментів «Настройка изображения», яку можна використовувати для обрізки зображення, додавання границь, а також регулювання яскравості і контрастності. Якщо панель інструментів «Настройка изображения» не з'являється, клацніть малюнок правою кнопкою миші, а потім виберіть команду «Отобразить панель настройки изображения» у контекстному меню.

Примітка. За замовчуванням імпортовані малюнки є переміщуваними, тобто вставляються в графічний шар, що дозволяє задати їхнє точне положення на сторінці і помістити перед або за текстом і іншими об'єктами. Для перетворення переміщуваного малюнка в вбудований, тобто малюнок, що вставляється безпосередньо в позицію курсору і поводиться як звичайний текстовий символ, виділіть малюнок, виберіть команду «Рисунок» у меню «Формат», а потім зніміть прапорець «Поверх текста» на вкладці «Положение».