НЕ приводит к нарушению хронологической последовательности операций и обеспечивает корректный расчет партий при списании товаров

УЧЕТ ОПРИХОДОВАННЫХ ИЗЛИШКОВ

(методические рекомендации

По оформлению складских операций)

ОГЛАВЛЕНИЕ

1 Введение. 3

2 Работа с излишками при проведении инвентаризаций. 8

3 Общая схема процесса пересортицы по закрытию смены. 12

4 Два подхода к оформлению пересортицы. 13

4.1 Работа с документом «Пересортица». 13

4.1.1 Создание документа вручную с последующим перепроведением закрытия смены. 13

4.1.2 Пересортица по закрытию смены. 13

5 Контроль операций пересортицы. 16

Введение.

Очень часто на практике мы попадаем в ситуацию, когда количество проданного в течение смены товара превышает количество, доступное для списания (числящееся на остатках). Причины этого самые различные, но основными являются:

1. Несвоевременное оформление документов поступления и/или некорректное указание времени проведения операций.

2. Пересортица в результате ошибок кассиров.

3. Нарушение правил фасовки товара, а именно – неправильная установка тары в момент взвешивания.

Существуют два варианта учета данных операций

· Списание «в минус».

· Оприходование недостающего количества в качестве излишка.

Практически все системы и модели учета основаны на первом варианте, единственным преимуществом которого является:

1. Простота понимания этого метода и снижение трудозатрат на оформление операций.

Недостатков же несколько больше:

2. Устраняет только неточности, возникшие в результате первой причины – несвоевременного оформления операций.

Еще больше усугубляет ситуацию в том случае, если преимущественно ситуации возникают с пересортицей, а тем более с нарушениями правил фасовки.

Приводит к совершенно некорректным данным о текущих складских запасах, что отражается на всех аналитических механизмах системы, например, при формировании заказов поставщикам или анализе выбытия товаров.

Влечет за собой нарушение хронологической последовательности операций и, как следствие, некорректный расчет партий при списании товаров.

6. Требует дополнительных трудозатрат при проведении инвентаризации для устранения «отрицательных» количеств, рассчитанных системой при выводе учетного остатка.

Преимущества же метода оприходованных излишков прямо противоположные:

Устраняет неточности, возникшие в результате второй и третьей, если преимущественно ситуации возникают с пересортицей и с нарушениями правил фасовки.

Приводит к наиболее корректным данным о текущих складских запасах, что повышает достоверность всех аналитических механизмов системы, например, при формировании заказов поставщикам, что влечет за собой повышение точности прогноза и оптимизацию складских запасов, или же при анализе выбытия товаров.

НЕ приводит к нарушению хронологической последовательности операций и обеспечивает корректный расчет партий при списании товаров.

4. Не требует дополнительных трудозатрат при проведении инвентаризации для устранения «отрицательных» количеств, рассчитанных системой при выводе учетного остатка.

Как и недостатки:

1. Сложность понимания этого метода и повышение трудозатрат на оформление операций.

2. В случае, если не все требования к оформлению операций выполняются, может также приводить к некорректным данным о товарном запасе, но исключительно для тех товаров, для которых нарушена хронология оформления операций, соблюдать которую все равно необходимо даже без пересортицы.

Особо следует рассмотреть операции, связанные с нарушением правил фасовки, так как здесь очень часто наблюдаются умышленные нарушения, которые впоследствии могут привести к злоупотреблениям со стороны персонала. Например, из приведенного примера видно, что большинство товаров являются весовыми и суммарное превышение составляет не более 0.5 кг.

В данном примере рассматривался магазин с тремя кассовыми узлами и торговой площадью около 500 м². Выборка производилась за 1 месяц:

Вероятнее всего, данные позиции были проданы не с последующих партий, т.к. ситуации повторяются систематически и в небольшом количестве, а в результате некорректного взвешивания и действительно являются излишками, которые (если будут списаны «в минус») будут зачтены при инвентаризации.

Но при этом нужно понимать, что далеко не все такие излишки возникают в результате умышленного нарушения правил фасовки, а могли образоваться в результате пересортицы. Если ежедневная пересортица ответственными сотрудниками не проводилась, то по результатам инвентаризации может получиться значительная «не умышленная» недостача. И, если предприятие может себе позволить «зачесть» такие товары в счет недостачи при инвентаризации, то для этого в следующем разделе будет рассмотрен порядок действий, необходимый для получения нужных данных однократно при расчете итоговых недостач инвентаризации.

Аналогичная выборка производилась по всем подразделениям небольшой торговой сети. Были выбраны только весовые товары, излишек которых составлял менее 0.5 кг

Анализировался период с 01.01.2010 по 21.01.2010.

Как видно – общий итог за три недели составляет более 1200 кг розничная стоимость которых ~330 тысяч рублей (~110 тыс. руб. в неделю).

Если данные позиции будут «списаны в минус», то, разумеется, они будут закрыты последующими поступлениями и на момент инвентаризации зачтены в счет недостачи. В то время, как практически все эти позиции однозначно являются реальными излишками, возникшими либо в результате нарушения правил фасовки, либо в результате погрешностей при определении веса товаров при приемке и других операциях. Аналогичная ситуация возникнет и в случае оформления документов пересортицы по данным позициям. Поэтому в таких случаях решение о проведении документов пересортицы должны принимать только ответственные сотрудники подразделений, а также рекомендуется контролировать состав документов пересортицы в центральном офисе. Кроме того, анализ можно проводить также по показателю «% пересортицы» от общего оборота (например, от общего реализованного количества).

Не смотря на то, что механизма «списания в минус» в текущей системе не предусмотрено, открытость исходных текстов модулей позволяет специалистам модифицировать процедуры проведения документов и задействовать такой механизм.

В дальнейшем такое решение может повлечь за собой очень серьезные последствия. Поэтому рекомендуется ни при каких условиях НЕ использовать механизм «списания в минус».

Например, был проведен анализ базы данных другой региональной торговой сети. По результатам работ был составлен отчет, в котором содержалась следующая информация:

<<Самостоятельные изменения в конфигурации (в основном «списание в минус» в регистре остатков и партий в закрытии смены) привели к неконтролируемому росту таблиц итогов регистров «остатки» и «партии».

Для примера - был выполнен запрос к копии БД

Всего записей остатков в регистре партий 6 290 356

Записи с положительным количеством на остатке 2 322 374 (менее 37%)

Записи с отрицательным количеством на остатке 3 864 665 (более 61%)

Записи с нулевым количеством на остатке (т.е. в регистре партий есть какая-то сумма, но нет количества) 103 317 (~1%)

Таким образом, более 60% данных в регистре партий однозначно не корректны.

Аналогичная ситуация (но в меньшей степени) в регистре остатков, т.к. там нет измерения «Партия», которое как раз и не закрывается при списании в минус.>>

Важно учитывать, что данные партии никогда более не будут закрыты, и последующий расчет себестоимости товаров с каждой операцией будет все более и более расходиться с реальными показателями. Также постоянный рост таблицы итогов регистров приведет к многократному снижению быстродействия, т.к. при получении остатков, например, при списании со склада каждый раз будет анализироваться все больший и больший массив данных, а некорректные партии, по которым и так уже числится отрицательный остаток, списаны быть не могут.