Регламентація обов’язків облікових працівників

Організаційні регламенти — це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію, плановий відділ та ін.), управління (бухгалтерського обліку та звітності), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Основою розробки організаційних регламентів є науково обґрунтована їх класифікація. Організаційні регламенти з обліку, контролю та аналізу з позиції розробки і застосування їх класифікують за такими ознаками: обов’язковістю застосування, конкретизацією, сферою застосування, поширенням на елементи організаційної структури.

За ознакою обов’язковості застосування організаційні документи розподіляють на обов’язкові (Положення про бухгалтерський облік та звітність в Україні), основні, покладені в основу організації тих або інших робіт, процесів, і рекомендаційного характеру (методичні матеріали про функції і організацію робіт облікового персоналу за умов автоматизованого бухгалтерського обліку).

За ознакою конкретизації розрізняють типові й індивідуальні організаційні документи. За сферою застосування організаційні документи залежно від поширення їх на об’єкти організації обліку, контролю та аналізу поділяють на види робіт, що регламентують:

• обліковий процес (графіки, стандарти і т. ін.);

• контрольний та аналітичний процеси (графіки, схеми);

• обліковий і аналітичний процеси (положення про нормативний облік, стандарти);

• роботу апарату управління (положення про відділи, посадові інструкції);

• обліковий і аналітичний процеси та роботу апарату управління (методичні матеріали про функції і організацію робіт облікового персоналу в умовах автоматизованого обліку).

З позиції поширення на елементи організаційної структури документи поділяють на загальнооб’єктні, що охоплюють усі елементи керованого об’єкта (загальнозаводські, загальнорадгоспні), внутрішньооб’єктні, посадові, які поширюються на окремі елементи.

В якій би формі не здійснювалася колективна праця, вона вимагає найвищої відповідальності кожного за виконання заздалегідь чітко визначених завдань.

В організації роботи бухгалтерського персоналу окреслюються три рівня:

• загальне стратегічне керівництво та управління;

• управління структурними підрозділами, групами, секторами тощо;

• робота безпосередніх виконавців.

Для кожного рівня мають бути визначені функціональні обов’язки, повноваження, права та відповідальність. Досягти цієї мети можна лише в разі створення нормативних документів внутрішнього порядку на підприємстві, які визначатимуть повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та роботою виконавців. До цієї системи входять:

• положення про бухгалтерську службу підприємства;

• положення про сектор (групу) бухгалтерської служби;

• положення про посаду (посадова інструкція).

Кожному рівню організації відповідає свій графік робіт. На підприємствах створюють такі графіки:

• загальні графіки облікових робіт,

• структурні графіки робіт підрозділів,

• індивідуальні графіки робіт виконавців.

В системі управління діють дві організаційні засади: формальна та неформальна. Тому як у теорії, так і на практиці визнають два види організаційних засад — формальну та неформальну.

Підформальною розуміють таку організацію робіт, яка виконується у системі, зміст якої зафіксовано, заздалегідь визначено в різних організаційних документах, нормативах, правилах і т. ін.

Неформальна організація — навпаки — не має офіційних атрибутів, які визначають побудову управління та порядок його функціонування. Наявність її зумовлена специфікою соціальних систем, обмеженими можливостями формалізації.

Основою розробки положення про службу відділу управління бухгалтерського обліку(або управління бухгалтерського обліку і звітності) та інші відділи, в яких здійснюється контроль, економічний аналіз, є положення про підприємства, організації, виробничі об’єднання та ін. Крім того, використовують типові загальногалузеві положення про відділи управління.

Положення про службу відділ бухгалтерського обліку підприємства розробляються на основі Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні та інших нормативних актів.

Положення про відділ має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок.

Структура положення про відділ може бути застосована і до положення про управління бухгалтерського обліку і звітності відомств, акціонерних товариств і т. ін., яке передбачає такі розділи: назва підрозділу; загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими функціональними підрозділами і обчислювальним центром (ОЦ); порядок стимулювання; порядок розширення, реорганізації, ліквідації; висновок. Оскільки функції і завдання бухгалтерії (управління бухгалтерського обліку і звітності) різнобічні і не обмежуються лише рамками методології обліку, їх доцільно об’єднати в групи за напрямами робіт. Це дасть змогу сконцентрувати роботу облікового апарату.

В розвиток загального положення про бухгалтерську службу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи — потрібно розробити положення про кожний підрозділ. Структура такого положення переважно аналогічна вищенаведеному та має містити такі розділи:

1. Загальні положення (частина);

2. Основні функції та завдання;

3. Права;

4. Зв’язки з іншими підрозділами;

5. Відповідальність керівника;

6. Критерії стимулювання.

Положення сприяє чіткому поділу праці між підрозділами та створює нормативно-правову основу дисциплінарного та матеріального впливу до осіб, винних у порушенні правил роботи.

Положення чітко розмежовує завдання між підрозділами. Важливе значення таке положення має для розподілу робіт в самому підрозділі.

Положення має бути затверджене керівником підприємства.

Посадова інструкція— це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Її розробляють щодо конкретної штатної посади.

У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей завдання і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути такою: назва посади; загальні положення, цілі і завдання, права і обов’язки; відповідальність; взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

Діяльність посадової особи спрямована на реалізацію ряду завдань, які випливають із загальних завдань структурного підрозділу і об’єкта управління в цілому. Досягнення посадовою особою поставлених перед нею завдань забезпечується виконанням відповідних завдань, які випливають із завдань підрозділу, підприємства.

У посадовій інструкції докладно висвітлюють права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Основою для визначення завдань і обов’язків є кваліфікаційний довідник посад службовців.

Розділи інструкцій, що висвітлюють завдання, обов’язки, відповідальність, мають ґрунтуватися на застосуванні форм і методів управління, економіко-математичних методів тощо.

У посадовій інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: між безпосереднім керівником і підлеглими працівниками. Є ще один важливий вид взаємовідносин посадової особи функціонального характеру — з рівними їй за рангом. Функціональні відносини передбачають співробітництво, координацію, консультації. Однак і ці відносини не розкривають повністю міжпосадових взаємозв’язків, оскільки немає деяких зв’язків посадових осіб вищих ланок управління з нижчими (підвідомчими одиницями).

Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання.

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідуючі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи) або головний бухгалтер, якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, — постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік впроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), так і за технікою складання — таблично-текстові, лінійні.

Таблично-текстові графіки поділяють на зведені — у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії та іншими підрозділами й індивідуальні (складають на виконувані роботи посадовою особою).

Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і більш короткі (день) та тривалі (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.

Для організації разових робіт в основному застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінією позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.

На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб — завідуючі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. — виконують значну частину бухгалтерської роботи. Ця робота являє собою важливу частину та об’єкт організації.

Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

• робоча інструкція;

• графік здавання документів у бухгалтерію.

Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт — заповнення первинних документів, звітів тощо.

Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

• загальна частина;

• методика та техніка складання звітів;

• методика та техніка перевірки даних;

• обов’язки;

• відповідальність;

• графік здачі документів.