VIII. Моніторинг відповідності політики та процедур контролю якості
106. Фірма зобов’язана здійснювати моніторинг відповідності політики та процедур контролю якості (моніторинг) з метою отримання обґрунтованої впевненості, що її політика і процедури щодо системи контролю якості відповідні, адекватні, працюють ефективно й дотримуються на практиці. Моніторинг має включати постійний розгляд та оцінку системи контролю якості Фірми, а також періодичну перевірку окремих завершених завдань.
107. Метою моніторингу відповідності політики та процедур контролю якості є забезпечення оцінки:
а) дотримання Фірмою Професійних стандартів, законодавчих і нормативних вимог;
б) чи вірно розроблена та ефективно впроваджена система контролю якості Фірми;
в) чи вірно застосовуються політика та процедури контролю якості персоналом Фірми.
108. Відповідальність за процес моніторингу несе керівник Фірми, який може призначити особу, яка має достатній відповідний досвід і повноваження, здійснювати процес моніторингу. Моніторинг розглядає як відповідність політики і процедур контролю якості встановленим вимогам, так і ефективність роботи системи контролю якості.
109. Моніторинг включає такі аспекти, як:
· аналіз:
̶ змін і доповнень до Професійних стандартів, законодавчих і нормативних вимог, та їч відображення, в разі потреби, в політиці й процедурах Фірми;
̶ письмових підтверджень відповідності політики та процедур Фірми щодо незалежності;
̶ постійного професійного розвитку, включно з перепідготовкою;
̶ рішень щодо прийняття нових клієнтів, продовження взаємовідносин із клієнтами та прийняття специфічних завдань;
· визначення необхідних коригувальних дій і поліпшень, які необхідно внести в систему, включно із забезпеченням зворотного зв'язку стосовно політики і процедур Фірми, що належать до навчання та постійного удосконалення професійних знань;
· інформування відповідного персоналу Фірми про недоліки, ідентифіковані в системі, в рівні розуміння системи або у відповідності їй;
· вживання заходів відповідним персоналом Фірми щодо своєчасного впровадження необхідних змін у політику та процедури контролю якості.
110. Перевірка окремих завершених завдань мають здійснюватися на циклічній основі. Завдання, які відбирають для перевірки, мають включати, як мінімум, одне завдання на кожного керівника групи із завдання за період, який зазвичай становить не більш трьох років. Схема організації перевірки, включно з часом відбору окремих завдань, залежить від багатьох чинників, які включають:
· розмір Фірми;
· кількість і географічне розташування офісів;
· результати попередніх моніторингових процедур;
· ступінь повноважень як персоналу, так і офісів (наприклад, чи має право офіс проводити свої власні перевірки, чи перевірки може проводити лише головний офіс);
· природа та складність практики й організації Фірми;
· ризики, які пов'язані з клієнтами Фірми та конкретними завданнями.
111. Процес перевірки завершених завдань включає відбір окремих завдань, деякі з яких можуть бути відібрані без попереднього попередження групи із завдання. Ті, хто перевіряє завдання, не повинні входити до складку групи із завдання або перевіряти контроль якості виконання завдання. При визначенні обсягу перевірки Фірма бере до уваги обсяг висновків незалежної зовнішньої перевірки. При цьому незалежна зовнішня перевірка не може замінити власну внутрішню програму моніторингу фірми.
112. Невеликі аудиторські фірми та аудитори, які займаються аудиторською діяльністю індивідуально як фізичні особи – підприємці, можуть залучати відповідно кваліфіковану зовнішню особу або іншу Фірму для виконання перевірки завершених завдань та інших процедур моніторингу.
113. Фірма зобов’язана оцінювати вплив недоліків, виявлених у результаті моніторингу, та визначати, чи є вони:
а) окремими випадками, що не свідчать про те, що система контролю якості Фірми є не відповідною;
б) системними або іншими важливими недоліками, що повторюються, які потребують термінових коригувальних дій.
114. Фірма інформує відповідних керівників груп із завдання та інший відповідний персонал про недоліки, виявлені в результаті моніторингу, та надає рекомендації щодо відповідних коригувальних дій.
115. За результатами оцінки кожного типу недоліків Фірма має:
а) вжити відповідних коригувальних дій відносно окремого завдання або співробітника;
б) ознайомити з результатами моніторингу осіб, які відповідають за підготовку і професійний розвиток персоналу;
в) змінити політику та процедури контролю якості;
г) вжити дисциплінарних дій до тих, хто не дотримується політики та процедур Фірми, особливо тих, хто робить це неодноразово.
116. Якщо результати процедур моніторингу вказують на те, що висновок (звіт) може виявитися невідповідним умовам завдання або що під час виконання завдання деякі процедури не були виконані, Фірма зобов’язана визначити, які подальші дії необхідні для досягнення відповідності Професійним стандартам та законодавчим і нормативним вимогам. Вона має також розглянути питання про отримання юридичної допомоги.
117. Мінімум раз на рік Фірма ознайомлює з результатами моніторингу системи контролю якості керівників груп із завдань та інший відповідний персонал Фірми. Подібне ознайомлення дасть змогу Фірмі та цим особам вжити невідкладних відповідних заходів, якщо це потрібно, відповідно до їх посад та відповідальності. Інформація щодо результатів моніторингу включає:
а) опис виконаних процедур моніторингу;
б) висновки, зроблені за результатами моніторингу;
в) опис системних, повторюваних або інших важливих недоліків та заходів, спрямованих на їх усунення або коригування.
118. Документація, яку відносять до моніторингу:
а) описує процедури моніторингу включно з процедурою відбору для перевірки виконаних завдань;
б) реєструє оцінку:
- дотримання Професійних стандартів, законодавчих нормативних вимог;
- відповідності та ефективності застосування системи контролю якості; та
- вірності застосування політики та процедур контролю якості Фірми, тобто відповідності висновків (звітів), що надаються Фірмою, умовам завдань
в) ідентифікує виявлені недоліки, оцінює їх вплив та закладає основи для визначення подальших дій.
Скарги та звинувачення
119. Фірма зобов’язана впровадити політику та процедури, які б надали їй обґрунтовану впевненість, що Фірма відповідно реагує на:
а) скарги і звинувачення, що робота, виконана Фірмою, не відповідає Професійним стандартам та законодавчим і нормативним вимогам;
б) звинувачення у недотриманні вимог системи контролю якості Фірми.
120. Скарги і звинувачення (крім тих, що є вочевидь поверхневими) можуть походити як ззовні, так і з самої Фірми. Їх можуть робити персонал, клієнти або треті сторони. Скарги та звинувачення можуть приймати члени групи із завдання або інший персонал Фірми.
121. Частиною цього процесу є встановлення Фірмою чітко визначених каналів, по яких персонал Фірми може передавати свої сумніви без остраху покарання.
122. Фірма розглядає такі скарги і звинувачення відповідно до встановленої політики та процедур. За розгляд скарг і звинувачень відповідає керівник Фірми, який призначає відповідальну особу, що має достатній досвід і повноваження на Фірмі, але не має відношення до завдання; при цьому вона може користуватися консультацією юриста, якщо це потрібно. Невеликі аудиторські фірми та аудитори, які займаються аудиторською діяльністю індивідуально як фізичні особи – підприємці, можуть користуватися послугами відповідно кваліфікованої зовнішньої особи або іншої Фірми для проведення такого розгляду. Скарги, звинувачення та відповіді на них мають бути задокументовані.
123. Якщо результати розгляду свідчать про недоліки політики та процедур контролю якості Фірми або недотримання вимог системи контролю якості Фірми співробітником чи співробітниками, Фірма вживає відповідних заходів, як зазначено в параграфі 115.