Управление производственным процессом

Оптимальное управление производственным процессом представляет собой очень трудоемкую задачу. Основным механизмом здесь является планирование.

Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно пла­нировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производ­ственной программой и технологией.

Области применения и примеры реализации информационных систем

Очевидно, что чем крупнее производство, тем, большее число бизнес-процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.

Управление маркетингом

Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конку­рентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний. Решения большинства этих задач могут быть формализованы и представлены в виде информационной систе­мы, позволяющей существенно повысить эффективность маркетинга.

Документооборот

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого пред­приятия Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

Оперативное управление предприятием

Информационная система, решающая задачи оперативного управления предпри­ятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструмен­том для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информаци­онной системой. Информационная система оперативного управления включает в себя массу про­граммных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

Предоставление информации о фирме

Активное развитие Интернета привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Прак­тически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой веб-сервер. Веб­сервер предприятия решает ряд задач, из которых можно выделить две основные:

• □ создание имиджа предприятия
• □ максимальная разгрузка справочной службы компании путем предоставле­ния потенциальным и 'уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о фирме, предлагаемых товарах, услугах и ценах.

Кроме того, использование веб-технологий открывает широкие перспективы для электронной коммерции и обслуживания покупателей через Интернет.

Требования, предъявляемые к информационным системам

Информационная система должна соответствовать требованиям гибкости, надеж­ности, эффективности и безопасности.

Гибкость

Гибкость, способность к адаптации и дальнейшему развитию подразумевают воз­можность приспособления информационной системы к новым условиям, новым потребностям предприятия. Выполнение этих условий возможно, если на этапе разработки информационной системы использовались общепринятые средства и методы документирования, так что по прошествии определенного времени сохра­нится возможность разобраться в структуре системы и внести в нее соответствую­щие изменения, даже если все разработчики или их часть по каким-либо причи­нам не смогут продолжить работу,

Любая информационная система рано или поздно морально устареет, и станет воп­рос о ее модернизации или полной замене. Разработчики информационных сис­тем, как правило, не являются специалистами в прикладной области, для которой разрабатывается система. Участие в модернизации или создании новой системы той же группы проектировщиков существенно сократит сроки модернизации.

Вместе с тем возникает риск применения устаревших решений при модернизации системы. Рекомендация в таком случае одна — внимательнее относиться к подбо­ру разработчиков информационных систем.

Надежность

Надежность информационной системы подразумевает ее функционирование без искажения информации, потери данных по «техническим причинам». Требование надежности обеспечивается созданием резервных копий хранимой информации, выполнения операций протоколирования, поддержанием качества каналов связи и физических носителей информации, использованием современных программ­ных и аппаратных средств. Сюда же следует отнести защиту от случайных потерь информации в силу недостаточной квалификации персонала.

Эффективность

Система является эффективной, если с учетом выделенных ей ресурсов она позво­ляет решать возложенные на нее задачи в минимальные сроки.

В любом случае оценка эффективности будет производиться заказчиком, исходя из вложенных в разработку средств и соответствия представленной информаци­онной системы его ожиданиям.

Негативной оценки эффективности информационной системы со стороны заказ­чика можно избежать, если представители заказчика будут привлекаться к проек­тированию системы на всех его стадиях. Такой подход позволяет многим конеч­ным пользователям уже на этапе проектирования адаптироваться к изменениям условий работы, которые иначе были бы приняты враждебно. Активное сотрудничество с заказчиком с ранних этапов проектирования позволяет уточнить потребности заказчика. Часто встречается ситуация, когда заказчик чего-то хочет, но сам не знает чего именно. Чем раньше будут учтены дополнения заказ­чика, тем с меньшими затратами и в более короткие сроки система будет создана. Кроме того, заказчик, не являясь специалистом в области разработки информаци­онных систем, может не знать о новых информационных технологиях. Контакты с заказчиком во время разработки для него информационной системы могут под­толкнуть заказчика к модернизации его аппаратных средств, применению новых методов ведения бизнеса, что отвечает потребностям как заказчика, так и проекти­ровщика. Заказчик получает рост эффективности своего предприятия, проекти­ровщик — расширение возможностей, применяемых при проектировании инфор­мационной системы.

Эффективность системы обеспечивается оптимизацией данных и методов их об­работки, применением оригинальных разработок, идей, методов проектирования (в частности, спиральной модели проектирования информационной системы, о ко­торой речь пойдет в следующих главах).

Не следует забывать и о том, что работать с системой придется обычным людям, являющимся специалистами в своей предметной области, но зачастую обладающим весьма средними навыками в работе с компьютерами. Интерфейс информационных систем должен быть интуитивно понятен. В свою очередь, разработчик-программист должен понимать характер выполняемых конечным пользователем операций. Рекомендациями в этом случае могут служить повышение эффектив­ности управления разработкой информационных систем, улучшение информиро­ванности разработчиков о предметной области

Безопасность

Под безопасностью, прежде всего, подразумевается свойство системы, в силу ко­торого посторонние лица не имеют доступа к информационным ресурсам организации,кроме тех, которые для них предназначены. Защита информации от посто­роннего доступа обеспечивается управлением доступом к ресурсам системы, ис­пользованием современных программных средств защиты информации. В крупных организациях целесообразно создавать подразделения, основным направлением деятельности которых было бы обеспечение информационной безопасности, в ме­нее крупных организациях назначать сотрудника, ответственного за данный уча­сток работы.

Система, не отвечающая требованиям безопасности, может причинить ущерб ин­тересам заказчика, прежде всего имущественным.

Помимо злого умысла, при обеспечении безопасности информационных систем приходится сталкиваться еще с несколькими факторами. В частности, современ­ные информационныесистемы являются достаточно сложными программными продуктами. При их проектировании с высокой вероятностью возможны ошибки, вызванные большим объемом программного кода, несовершенством компилято­ров, человеческим фактором, несовместимостью с используемыми программами сторонних разработчиков в случае модификации этих программ и т. п. Поэтому за фазой разработки информационной системы неизбежно следует фаза ее сопровож­дения в процессе эксплуатации, в которой происходит выявление скрытых оши­бок и их исправление.

Требование безопасности обеспечивается современными средствами разработки информационных систем, современной аппаратурой, методами защиты информа­ции, применением паролей и протоколированием, постоянным мониторингом со­стояния безопасности операционных систем исредств их защиты. И наконец, самый важныйфактор, влияющийна процесс разработки, — знания и опыт коллектива разработчиков информационныхсистем.

Обеспечение ИС

Информационная система представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки, и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема является частью системы, выделенная из неё по какому-либо признаку. Среди подсистем обычно выделяют: информационное, правовое, программное, техническое, организационное, лингвистическое, математическое, эргономическое обеспечение.

Правовое обеспечение

Предприятие в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации. Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и настоящим Уставом. Правовое обеспечение разрабатываемой прикладной программы для автоматизации деятельности сервисного центра включает законы Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», «О персональных данных», «О праве на информацию», стандарты ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Стадии создания», ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы», ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем».

Техническое обеспечение

представляет собой комплекс технических средств, а также наличие необходимой документации на эти средства и обслуживающий персонал. Комплекс технических составляют: ПЭВМ, устройства ввода-вывода информации, оргтехника. ООО РТЦ «Совинсервис - Ясный» имеет средства вычислительной техники, которые обладают примерно следующими характеристиками и представлены в таблице 1.1:

Программное обеспечение (ПО) ИС

включает системное и прикладное ПО.

К системному ПО относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Прикладное ПО представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании приложения конкретного функционального назначения.

Системное» включает: базовое и сервисное программное обеспечение. В базовое ПО входят: операционная система MS-DOS, Windows 95, Windows 98, операционная оболочка Norton Commander.

Из сервисного программного обеспечения присутствуют следующие программы:

­ антивирусная программа Doctor Web, которая обеспечивает защиту компьютера, обнаружение, уничтожение вирусов и восстановление зараженных файлов;

­ файловые менеджеры FAR и Total Commander (Windows Commander), обеспечивающие удобство при управлении файлами (переименовании, копировании, перемещении и так далее);

­ программа архивирования данных - архиватор WIN RAR, которая обеспечивает процесс сжатия информации в файлах с целью уменьшения объема памяти для ее хранения.

пакет MS Office. В «Заказе» формируются следующие выходные формы: ведомости, реестры и т.п. Основу пакета составляют текстовый редактор MS Word, электронная таблица MS Excel. С применением текстового редактора MS Word создаются документы во всех отделах подразделения. В бухгалтерии - счета, счета-фактуры, договора, акты, доверенности, платежные поручения, отчеты. В отделе главных специалистов для составления отчетов на фирму используется электронная таблица MS Excel. Для работы с Интернетом используется входящий в состав ОС браузер Internet Explorer и, в качестве почтового клиента, программа Outlook, также входящая в пакет Office.

Организационное обеспечение ИС

представляет собой совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, а также между собой в процессе эксплуатации ИС. Организационное обеспечение включает должностные инструкции, нормы, правила, обязанности, распорядок рабочего дня для работников подразделения. На основании должностных инструкций сотрудники имеют доступ к работе с вычислительной техникой.

Лингвистическое обеспечение

представляет собой совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники, языков программирования на которых может быть выполнен интерфейс программы. При создании и оформлении документов в подразделении используется государственный язык. Программное обеспечение вычислительной техники, имеющееся в подразделении, имеет русифицированный интерфейс. Для разрабатываемой АРМ «ЗАКАЗ» лингвистическое обеспечение включает: язык программирования Visual Basic, который используется для создания процедур в создаваемом приложении, и SQL, который используется при работе с реляционными базами данных в современных СУБД (в нашем случае это СУБД Access) и предназначен для создания запросов выборки данных, выполнения вычислений, обеспечения их целостности.

Математическое обеспечение

это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе обработки информации. Основу математического обеспечения «ЗАКАЗ» составляют алгоритмы, в соответствии с которыми осуществляется группировка, агрегирование и выборка информации из базы данных при реализации запросов пользователей, получение обработанных статистических данных, производится их анализ.

Информационное обеспечение ИС

представляет собой совокупность документов, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности, схему информационных потоков, базу данных, совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации. Информационное обеспечение подразделения представляет собой следующие виды документов:

4. документы формируемые в приложении «Заказ» (работающем под DOS):

4.1. бланк заказа на ремонт - содержит следующую информацию: информация о ремонтируемом изделии, ФИО и адрес клиента, код исполнителя, дата диагностики и ремонта;

4.2. электронный вид квитанции на ремонт - содержит следующую информацию: ФИО клиента, изделие, признак оплаты, исполнитель, срок гарантии, стоимость услуг и запасных частей;

4.3. реестр гарантийных квитанций - содержит информацию количестве выполненных ремонтов за месяц по гарантии;

4.4. кассовая ведомость - содержит следующую информацию: сумма выручки по квитанциям строгой отчетности за день;

5. документы формируемые при помощи приложения Ms Office:

5.1. отчет на фирму (составляется с помощью электронных таблиц Excel) содержит информацию о количестве выполненных гарантийных ремонтах определенной фирмы;

6. документы, заполняемые вручную:

6.1. квитанция строгой отчетности (заполняется и ведется ручным способом) содержит те же реквизиты, что и бланк заказа, а также информацию о выполненном ремонте.

Процесс проектирования прикладной программы для автоматизации деятельности приемного салона и отдела главных специалистов состоит из следующих этапов:

­ анализ предметной области;

­ определение требований к пакету программ и базе данных;

­ планирование работ по проектированию программного обеспечения;

­ определение целей разработки, предварительная экономическая оценка проекта;

Хотя информационные системы являются обычным программным продуктом, они имеют ряд существенных отличий от стандартных прикладных программ и систем.

В зависимости от предметной области информационные системы могут очень силь­но различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно вы­делить ряд свойств, которые являются общими:

­ информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным;

­ информационные системы ориентируются на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области применения вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции, но в то же время не дает ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.