Тема 6 Документування організаційно-розпорядчої діяльності

6.1 Організаційні документи бази практики

План

1. Аналіз статуту (положення, регламенту) підприємства бази практики.

2. Посадові інструкції для працівників підприємства бази практики.

1. Для виконання завдання необхідно повторити визначення статуту, положення, значення цих документів, правила їх оформлення. Далі опрацювати статут (регламент), положення про структурні підрозділи чи відділи підприємства бази практики, занотувати особливості їх складання, структуру текстів. Проаналізувати чи відповідають ці організаційні документи вимогам оформлення.

Додати до звіту копію положення.

2. Виконуючи перше завдання слід ознайомитися із посадовими обов'язками секретарів, які займаються веденням документації, визначити їх права, відповідальність із Посадової інструкції. Крім того, у цьому завданні необхідно проаналізувати розділи Посадових інструкцій для секретаря та ще когось із працівників на ваш вибір , розкрити сутність інструкцій та значення.

Додати до звіту копії посадових інструкцій, а в разі відсутності їх в установі, розробити самостійно.

Самостійна робота

Правила внутрішнього розпорядку

1. При виконанні завдання потрібно пригадати поняття «правила внутрішнього розпорядку», реквізити. Далі охарактеризувати правила внутрішнього розпорядку підприємства, а саме з’ясувати наявні реквізити, структуру тексту, вказати значення цього організаційного документу.

Додати до звіту копію правил внутрішнього розпорядку.

Література:

1. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003.-[Чинний від 2003-07-04].- К.: Держспоживстандарт України, 2006. – 31 ; с. – (Національний стандарт України).

2. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).

3. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

4. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

5. Комова М.В. Документознавство: Навч. посібник / Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц.наук. – Львів, Тріада плюс, 2007. – 294 с.

6. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с.

7. Пашутинський Є.К. Зразки нових посадових інструкцій. / Є.К. Пашутинський. - К.: КНТ. 2008. – 272 с.

Тема 6 Документування організаційно-розпорядчої діяльності

6.2 Штатний розпис та розпорядчі документи бази практики

План

1. Штатний розпис, особливості оформлення

2. Оформлення наказів із загальних питань.

3. Характеристика копій (витягів) розпорядчих документів.

Для виконання завдання необхідно:

1. Діяльність кадрових служб на підприємстві регламентується і таким організаційним документом, як штатний розпис. Тому потрібно визначити особливості оформлення штатного розпису та відомості, які він містить.

Додати до звіту копію штатного розпису організації.

2.Розкриваючи друге питання, пригадаємо, що наказ є видом розпорядчого документу, який видається керівником підприємства. Накази із загальних питань видаються на виконання:

а) вказівок вищих органів правління;

б) за ініціативою керівника організації чи структурних підрозділів організації.

Далі ознайомитися з наказами установи із загальних питань та проаналізувати їх оформлення, особливостями складання тексту, розташування реквізитів.

Додати до звіту копії цих документів.

3. У діяльності установи найчастіше складають такі копії (витяги) розпорядчих документів, як витяги з наказів. Їх оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.. Витяг - це копія будь-якої частини оригіналу документа. Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії (реквізит 27, але без слова "Копія").

У цьому завданні необхідно охарактеризувати витяги з наказів, особливості їх складання та оформлення. За відсутності цього документу в організації скласти самостійно.

Додати до звіту витяг з наказу.

Самостійна робота

1. Особливості оформлення розпоряджень.

2. Аналіз рішень, як розпорядчих документів, наявних на базі практики.

З метою набуття навичок оформлення розпорядчих документів, студент–практикант повинен пригадати значення та зміст розпорядження, рішення, вимоги до їх оформлення. Опрацювати декілька цих документів, які наявні в установі, ознайомитись з порядком складання, з¢ясувати наявність реквізитів і порядок їх розташування.

Додати до звіту копії розпорядження, рішення

Література:

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

Тема 6 Документування організаційно-розпорядчої діяльності

6.3 Оформлення організаційно-розпорядчої документації відповідно до ДСТУ

План

1. Оформлення постанов, вказівок, ухвал.

2. Аналіз оформлення організаційно-розпорядчої документації, відповідно до ДСТУ 4163-2003.

Для виконання завдання необхідно:

1.Для виконання першого завдання необхідно повторити визначення постанови, вказівки, ухвали як розпорядчих документів, їх роль, правила оформлення. Далі ознайомитись з оформленням постанов, вказівок, ухвал підприємства бази практики, занотувати особливості їх складання, структуру текстів..

. Додати до звіту копії постанови, вказівки, ухвали.

2. Під час роботи з документами потрібно керуватись стандартами України, які передбачать складання документів за певними правилами. Зокрема, ДСТУ 4163-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Тому враховуючи ДСТУ 4163-2003, треба проаналізувати оформлення організаційно-розпорядчої документації в установі відповідно до вимог.

Самостійна робота.

Охарактеризувати обіг розпорядчої документації в установі бази практики

В кожній установі документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання. При характеристиці обігу розпорядчих документів, зазначте етапи проходження їх у підприємстві.

Зверніть увагу, що підготовка розпорядчих документів — досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання підготовка проекту документа, його погодження та засвідчення .Процедура складання та оформлення розпорядчих документів має бути розписана в інструкції з діловодства конкретної установи. В ній викладаються послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність. Підготовку проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам.

Література:

3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

4. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

Тема 7 Документування діяльності колегіальних органів

7.1 Підготовка та проведення нарад

План

1. Підготовка і проведення нарад.

2. Види ділових нарад.

Для виконання завдання необхідно:

1. Важливим і досить поширеним видом управлінської діяльності керівників усіх рангів є проведення нарад. Нарада - це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу. У підготовці і проведенні нарад секретар відіграє важливу роль, так як він є помічником керівника.

Для досягнення цілей наради необхідно досконально підготувати й чітко організувати їх проведення з урахуванням сукупності обов’язкових елементів:

· підготовки;

· проведення;

· прийняття рішення.

Таким чином, слід познайомитись з підготовкою і проведенням нарад в організації, охарактеризувати роботу діловода чи секретаря, його роль на всіх етапах організації наради.

2. В наступному завданні потрібно визначити види ділових нарад, які проводяться в установі бази практики. З’ясувати їх вид:

1. За цілями та способом проведення: навчальна (конференція), автократична, інформаційна, диспетчерська, дискусійна, диктаторська, сегрегативна.

2. За ступенем підготовленості: запланованіпозапланові

3. За періодичністю: разові; регулярні; періодичні.

4. За кількістю учасників: наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік); розширені наради (до 20 чоловік); представницькі наради (понад 20 чоловік).

5. За складом учасників: наради з постійним складом учасників; наради з непостійним складом учасників; наради зі змішаним складом учасників; наради зі складом, регламентованим нормативним актом.

Самостійна робота

Характеристика залежності поведінки і стану учасників наради залежно від її тривалості

Ефективність наради та її учасників залежить від її тривалості Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей складає всього 40—45 хвилин. Через 40—60 хвилин після початку наради в його учасників послаблюється увага: починається галас, зайві рухи, розмови. Якщо й далі продовжувати нараду без перерви, то в більшості учасників настає втома. Після 30—40-хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття, відновлюється їхній нормальний стан, і обговорення проблем можна продовжити. Після 90 хвилин роботи увага й інтерес до обговорюваних проблем зникають. Даний етап наради фахівці називають періодом негативної активності. У цей момент людина стає некерованою, до усього ставиться знервовано й недовірливо. Рішення, прийняті в такий час, зазвичай відрізняються екстремізмом. Якщо ж нарада продовжується без перерви 2 години, то більше 90 % її учасників згодні на будь-яке рішення, аби тільки все швидше закінчилося (рис. 9.3). Таким чином, оптимальна тривалість наради — не більш 1 години. Якщо обставини вимагають більш тривалої роботи, то після 40 хвилин засідання необхідно оголошувати 10—15-хвилинну перерву.

Під час проведення наради, зверніть увагу на те, як залежить поведінка і стан учасників наради від її тривалості. Накресліть схему вигляді осі координат, де на осі х позначатимуться тривалість наради у хвилинах, вісь у - стан учасників. Зобразіть лінією, у який період часу в учасників наради помітні нормальна активність, послаблення уваги, втома, негативна активність, байдужість до рішень.

Схему залежності поведінки і стану учасників наради від її тривалості додайте до звіту.

Література:

1. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: прак. посіб.\3-тє вид., змін. та доп. / К.Д. Гордієнко– К.: КНТ, 2009. – 304 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.