Создание адресной наклейки

Лабораторная работа № 9

Подготовка конвертов, наклеек и рассылок

Введение

В обязанности секретаря входит ведение переписки предприятия. Отправляя письма по разным адресам в конвертах разного формата, приходится тратить время на оформление конвертов. Сейчас в продаже появились конверты с прозрачным окном для адреса. Письмо, отправленное в таком конверте, начинается с адресной части и складывается определенным образом. На обычных конвертах можно печатать адреса отправителя и получателя при помощи принтера.

Текстовый редактора MS Word может помочь секретарю решить проблемы с конвертами.

Подготовка конверта с адресами отправителя и получателя

Задание 1

Создайте в текстовом редакторе MS Word новый документ и введите в него следующий адрес получателя:

ТОО Квант, Иванову Д.Е.

Санкт-Петербург, 190013,

Пр. Энтузиастов, 36, строение 1

Задание 2

Создайте адресную часть конверта. Для этого:

1) курсором мышки выделите адрес получателя;

2) перейдите на вкладку Рассылки и в группе инструментов Создание выберите инструмент Конверты. В результате откроется диалоговое окно, представленное на рисунке 1;

3) обратите внимание на то, что в поле Адрес получателя появился выделенный вами адрес. Если его там нет, то просто установите текстовый курсор в данное поле и наберите требуемый адрес.

4) в поле Обратный адрес укажите адрес СЦ «Кедр», который мы указывали на бланках документов:

СЦ «Кедр», Скворцову В.П.

Екатеринбург, 620012,

ул. Громова, 75, офис 555.

Рисунок 1 – Диалоговое окно Конверты и наклейки

Задание 3

Настройте параметры конверта. Для этого:

1) щелкните по кнопке Параметры в окне Конверты и наклейки. В результате откроется дополнительное окно Параметры конверта(рис. 2);

2) из списка Размер конверта выберите размер В4 (250 х 353 мм);

3) с помощью соответствующих кнопок настройте тип и размер шрифта адресов получателя и отправителя: Arial 14 pt;

4) настройте параметры выравнивания адресов на конверте (слева, сверху) как показано на рисунке 2.

Задание 4

Настройте параметры печати. Для этого:

1) в диалоговом окне Параметры конвертаперейдите на вкладку Параметры печати(рис. 3);

2) выберите способ подачи конверта и его положение, как на рисунке 3, затем нажмите кнопку ОК.

Рисунок 2 – Настройка параметров конверта

Рисунок 3 – Настройка параметров печати

Задание 5

Если ваш компьютер подключен к локальному или сетевому принтеру, то вставьте в принтер конверт в соответствии с изображением, выбранным вами на вкладке Параметры печати, и в диалоговом окне Конверты и наклейкинажмите на кнопку Печать.

Если обратный адрес был изменен, в появившемся сообщении выберите Да или Нет для использования измененного адреса в будущем по умолчанию.

Если у вас нет принтера, то это задание можно пропустить.

G Некоторые типы российских конвертов проклеиваются клеем такого состава и в таком количестве, что при прохождении через лазерный принтер клей расплавляется, вытекает и может привести к порче принтера. Следите за качеством конвертов или используйте струйные и матричные принтеры.

G Не закрывайте созданный документ с адресом получателя, он пригодится нам для выполнения следующего задания.

Создание адресной наклейки

Секретарь ответственно относящийся к своей работе, должен не только правильно организовать свое рабочее место, но и систематизировать документы и папки, с которыми он работает. Это нужно для сохранности и быстрого поиска документов в случае их надобности.

Хорошо способствует организации рабочего места и систематизации документации использование типовых наклеек. Бумажные наклейки можно использовать для маркировки папок, ящиков стола, ячеек картотеки и т.п. Адресные наклейки используются для рассылки служебной почты (писем, посылок, бандеролей).

Секретарю рекомендуется заготовит файлы с адресными наклейками для основных партнеров предприятия, с которыми осуществляется служебная переписка.

Для создания наклеек в текстовом редакторе MS Word существует специальный инструмент, который предлагает готовые к использованию типы наклеек: адреса, этикетки, открытки, визитки, вкладки, карточки. Кроме предлагаемых наклеек можно оформить новый тип наклеек, задав свои размеры и поля.

Задание 6

Находясь в документе с адресом получателя, который вы создали в начале лабораторной работы, перейдите на вкладку Рассылки и в группе инструментов Создание выберите инструмент Наклейки. В результате откроется все то же окно Конверты и наклейки, но теперь уже на вкладке Наклейки.

Воспользовавшись кнопкой Параметры, перейдите в окно Параметры наклейки. В этом диалоговом окне вы можете сменить тип наклейки, выбрать поставщика наклеек и выбрать способ печати: непрерывно или по страницам. Кроме того, воспользовавшись кнопкой Настройка, можно оформить новый тип наклеек.

1. Оставьте способ печати – Печатать по страницам.

2. В списке Поставщик наклеек оставьте значение по умолчанию Microsoft.

3. Из списка типов выберите второй тип наклейки – 30 на странице (рис. 4).

4. Нажмите на кнопку ОК.

G Выбор поставщика и типа наклейки зависит от того, наклейки какого поставщика закупаются в офисе организации и как они расположены на странице.

Рисунок 4 – Настройка параметров наклейки

G Выбирая поставщика и меняя тип наклейки можно создавать с помощью данного инструмента не только наклейки, но и визитные карточки.

Задание 7

Для формирования листа с наклейками в диалоговом окне Конверты и наклейки на вкладке Наклейки, нажмите на кнопку Создать. В результате будет сгенерирован новый документ с таблицей, в ячейках которой содержится указанный вами адрес получателя. Адрес повторяется столько раз, сколько было указано в типе наклейки. Сохраните полученный документ в вашу папку под названием Наклейки 1.docx.