Порядок приема и обработки почты в участках по обработке и сортировке почты РУПС (ЦОПП)

В РУПСобработка и контроль за прохождением регистрируемых почтовых отправлений в условиях эксплуатации автоматизированной системы слежения на основе штриховой идентификации осуществляется на рабочих местахв участках по обработке и сортировке почты.

В ЦОППобработка и контроль за прохождением регистрируемых почтовых отправлений в условиях эксплуатации автоматизированной системы слежения на основе штриховой идентификации осуществляется вучастках обмена, участках письменной корреспонденции и других участках определенных Положением о структурном подразделении.

Этапы обработки и контроля почты, поступившей из ОПС автоматизированных:

До прибытия машины с автомаршрута у ответственного лица участка по обработке и сортировке почты РУПС (ЦОПП) имеется возможность просмотра информации в электронном виде об отправленной из ОПС почте и при необходимости уточнения причин не поступления информации в электронном виде.

При прибытии автомашин с межобластных, внутрирайонных маршрутов, осуществляется проверка наличия и целостности контромарки.

Визуальная проверка наружного состояния поступивших почтовых отправлений, вещей.

Сканирование у люкового окна всей поступившей почты с каждого автомаршрута и сверка поступившей почты с информацией поступившей из ОПС в электронном виде по:

- количеству почтовых отправлений по видам;

- общему итогу вещей.

Сканированная в РУПС (ЦОПП) информация, не подтвержденная поступившей информацией из ОПС, выкладывается в отдельную таблицу по видам стикеров.

При поступлении «служебной» почты сканируется стикер с оболочки отправления, либо сканируется соответствующий стикер с «планшета» со служебными стикерами (в случае отсутствия стикера на оболочке служебного отправления).

Для «служебной» почты, согласно таблице, приведенной в пункте 3.8, используются уникальные стикеры, которые предназначены для многократного использования. Рекомендуется создать «планшет», с набором служебных стикеров, в целях экономии и исключения необходимости наклеивания стикеров на каждое служебное отправление. С «планшета» сканируется соответствующий стикер, при этом в электронной информации автоматически определяется наименование служебного отправления.

При наличии большого количества «служебной» почты без стикера – стикер сканируется один раз и общее количество вводится вручную.

Получение подписи и расписки водителя (почтальона по сопровождению почты) о сданной и принятой почте осуществляется на маршрутной накладной ф.24 сформированной в электронном виде и распечатанной. ОБРАЗЕЦ:

Почта прибыла________________200__г. в____ час. _____ мин.

Полученная почта принята полностью, проверена.

Работник, ответственный за прием почты ___________________

(подпись)

Сдал работник, сопровождающий почту _________________

(подпись)

В случаях расхождения информации о почтовых отправлениях, переданной по каналам связи, с информацией полученной при сканировании адресных ярлыков почты, а также в случае выявления дефекта при осуществлении визуального осмотра почты на наличие дефекта в РУПС (ЦОПП) составляется акт ф.ПС51 или извещение ф.ПС30 (справочник причин составления Приложение 2). После оформления акта ф.ПС51, в систему слежения вводится признак «следует при акте». Признак «следует при акте» сопровождает почтовое отправление на всем пути прохождения. Справочник возможных нарушений прилагается (Приложение №1).

В случае отсутствия информации в электронном виде, в систему слежения вводится необходимый минимум данных:

- штрихкод (номер почтового отправления по стикеру);

- код места приема;

- дата приема;

- код места назначения;

- особые отметки;

При этом обеспечивается возможность автоматического формирования извещения ф.ПС30 (акта ф.ПС51). После оформления извещения или акта обеспечивается возможность корректировки всех данных об отправлении, а также количества отправлений. В системе слежения создается информация о замене реквизитов, при этом указывается:

- дата внесения информации (изменения);

- пункт внесения изменения;

- вид отправления, по которому внесено изменение;

- причины внесения изменения или дополнения;

- Ф. И. О. работника, внесшего дополнение или изменение

Частично автоматизированных отделений почтовой связи.

Прием почты производится в установленном ранее порядке.

Информация о принятых и отправленных регистрируемых почтовых отправлениях из отделений почтовой связи в РУПС (ЦОПП) передается по модемной связи.

При отсутствии модема информация о принятых регистрируемых почтовых отправлениях выгружается с СКС на дискету.

При поступлении почты в РУПС (ЦОПП) информация считывается с дискеты. Дальнейшая обработка и сортировка почты осуществляется ранее указанным способом.

Не автоматизированных отделений почтовой связи.

Прием почты производится в установленном ранее порядке.

Информация о принятых регистрируемых почтовых отправлениях вводится в систему слежения на автоматизированных местах обработки и сортировки почты РУПС (ЦОПП) с частичным вводом информации об почтовых отправлениях:

- штрихкод (номер почтового отправления по стикеру);

- код места приема;

- дата приема;

- код места назначения;

- масса почтового отправления;

- особые отметки (если таковы имеются);

- для международных почтовых отправлений указывается страна назначения.

Сортировка почты (почтовых отправлений и вещей) производится вручную по участкам или рабочим местам.

На участках или рабочих местах осуществляется сканирование поступившей почты и сверка ее с информацией поступившей в электронном виде по:

- количеству почтовых отправлений по видам;

- выдаче расписок в электронном виде за принятую на участки (рабочие места) почту и распечатанной.

Образец формирование расписки в электронном виде:

Сдано на участок СПК и ПСМИ (рабочее место)_______________вещей

(прописью)

Дата сдачи ___________время________________________________

Ф.И.О. сдающего почту______________________________________

Получено ___________________________________вещей

Дата получения __________вещей____________________________

Ф.И.О. получившего почту_________________________________

-

Сканированная и не подтвержденная информация, в случае расхождения по количеству (система информирует о расхождении информации звуковым сигналом), выкладывается в отдельную таблицу по видам стикеров. Ответственным лицом РУПС (ЦОПП) выясняются причины расхождений.