Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Основным нормативным правовым документом, устанавливающим правила ведения делопроизводства в организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности, является разработанная Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 4 от 19.01.2009 г. (далее — Инструкция № 4) и зарегистрированная в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 29 января 2009 г. (per. № 8/20434).
Инструкция № 4 разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Инструкция № 4 состоит из восемнадцати глав, в которых определяется порядок подготовки, оформления, приема, учёта, контроля исполнения, хранения и обработки документов как традиционными методами, так и с использованием средств автоматизации. Кроме того, она содержит девятнадцать приложений, в которых приведены формы различных видов документов (например, примерная форма Табеля унифицированных форм документов организаций, примерный перечень документов, подлежащих утверждению и др.).
Направлением совершенствования ДОУ в Инструкции № 4 является стандартизация и унификация применительно к составу и формам документов, а также технологии работы сними.
Само слово «унификация» — производное от латинских слов «единство» и «делать», т.е. приводить что-либо к единой норме, форме, единообразию.
Унификация документов — это выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления оптимального количества форм и типизации построения.
Унификация состава документов достигается за счет сокращения количества их видов, используемых в управленческой деятельности. Перечень видов документов, применяемых в унифицированных системах документации, закреплен в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы».
Унификация состава документов, используемых в управленческой деятельности конкретной организации, достигается путем разработки Табеля унифицированных форм документов. Общие требования к разработке, согласованию и утверждению Табеля унифицированных форм документов организации содержатся в п. 17 Инструкции № 4. Унификация форм управленческих документов пред-полагает разработку унифицированных форм документов (УФД) — общегосударственных, отраслевых и организаций.
УФД — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. Разработка общегосударственных УФД осуществляется на основе системного подхода, предполагающего унификацию документов в рамках определенной системы документации.
Система документации — это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Соответственно, под унифицированной системой документации (УСД) понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Таким образом, УФД составляют основу унифицированной системы документации. Наиболее известной и широко применяемой УСД в Республике Беларусь является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов — сборнике эталонных унифицированных форм документов, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Альбом форм документов организации содержит формы документов, включенных в Табель унифицированных форм документов, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. В нормативных правовых актах Республики Беларусь и документоведческой литературе отсутствует определение понятия «управленческая документация».
Как правило, под управленческой документацией понимается вся документация, образующаяся в процессе осуществления управленческих функций. Ее выделение основано на общепринятой в документоведении схеме классификации документов, распределяющей всю документацию по системам, которые, в свою очередь, подразделяются на подсистемы. Наиболее крупными традиционно выделяемыми системами документации являются системы управленческой и научно-технической документации.
В состав управленческой документации включены такие подсистемы, как плановая, организационно-распорядительная, расчетно-денежная, бухгалтерская, отчетно-статистическая, договорная, торговая и др. В систему научно-технической документации входят подсистемы научной, проектно-конструкторской, технической, технологической, патентной документации и др. Внутри подсистем возможна дальнейшая классификация документов по видам, разновидностям, формам.
Например, в такой подсистеме управленческой документации, как отчетно-статистическая, выделяются подсистемы документации по макроэкономической статистике, статистике финансов, цен, труда, промышленности и т.д. Инструкция № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Согласно СТБ П 2059-2010, под организацией работы с доку ментами понимается организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. Инструкция не является комплексным нормативным правовым актом, регулирующим все вопросы организации делопроизводства. Наряду с Инструкцией, необходимо руководствоваться иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Положения Инструкции № 4 распространяются прежде всего на организационно-распорядительную документацию (ОРД) — документацию, обеспечивающую организацию процессов управления и управленческого труда.
Под организационно-распорядительным документом понимается документ, который применяется при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.
Система ОРД является подсистемой управленческой документации. С ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.
В системе ОРД выделяются следующие основные группы документов:
• распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
• организационные (устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, инструкция и др.);
• справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).
Среди документов системы ОРД выделяется особая группа документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь. Это постановления, решения, приказы, уставы, положения, инструкции, правила, принимаемые (утверждаемые) уполномоченными государственными органами.
Согласно п. 41 Правил подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь № 359 от 11.08.2003 г. (далее — Правила), оформление проектов нормативных правовых актов Республики Беларусь осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, если они не противоречат Закону Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10.01.2000 г. № 361-3 (далее — Закон № 361-3) и Правилам. В то же время при подготовке и оформлении локальных нормативных правовых актов организаций (например, индивидуальных инструкций по делопроизводству, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и т.д.), требованиями Инструкции следует руководствоваться в обязательном порядке и в полном объеме. Это вытекает из положений ст. 4 Закона № 361-3, согласно которой из сферы регулирования данного закона и принятых в его развитие иных актов законодательства локальные нормативные правовые акты исключаются.
Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, указанных в абзаце втором п. 3 Инструкции № 4, регулируются следующими актами законодательства Республики Беларусь:
• для нормативных правовых актов Республики Беларусь — Закон № 361-3 и Правила;
• для организационно-распорядительных документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, — Закон Республики Беларусь «О государственных секретах» от 29.11.1994 г. № 3410-ХИ (в редакции Закона Республики Беларусь от 04.01.2003 г.);
• для обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных сих рассмотрением, — Закон Республики Беларусь «Об обращениях граждан» от 06.06.1996 г. № 407-ХШ (в редакции Закона Республики Беларусь от 01.11.2004 г.); Указ Президента Республики Беларусь «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» № 498 от 15.10.2007 г.; Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 544 от 26.05.2005 г.;
• для заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, — п. 40
Закона Республики Беларусь «Об основах административных процедур» от 28.10.2008 г. № 433-3; Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 3941 от 07.05.2009 г.
Положения Инструкции № 4 распространяются на управленческую документацию независимо от вида носителя, т.е. она устанавливает единые требования к ведению делопроизводства в отношении документов как созданных на бумаге, так и в электронном виде.