Управление производственным ресурсами и персоналом

· Поиск перегруженных ресурсов (исполнителей)

· Передача работ другим исполнителям

· Изменение графика работ исполнителей

Прежде всего необходимо всю информацию о работах, ресурсах и затратах проекта сохранить как вариант первоначального плана, который называется базовый план. Базовый план может служить в дальнейшем в качестве эталона, с которым можно сравнивать текущее состояние проекта. В базовом плане сохраняются:

Сведения о работах:

• Начальная и конечная даты
• Длительности
• Трудозатраты
• Затраты
• Прерванные задачи
• Повременные данные о трудозатратах
• Повременные данные о затратах

Сведения о ресурсах:

• Трудозатраты
• Затраты
• Повременные данные о трудозатратах
• Повременные данные о затратах

Сведения о назначениях:

• Начальная и конечная даты
• Трудозатраты
• Затраты
• Повременные данные о трудозатратах
• Повременные данные о затратах

Базовый план, как правило, утверждается руководством проекта и редко подвергается изменению. Сравнение с ним текущего состояния проекта позволяет выявить отклонения и принять меры по их устранению, чтобы в конечном счете максимально приблизится по срокам выполнения работ и затратам к первоначальному плану. В одном плане проекта можно сохранять до 11 базовых планов. Им присваиваются названия «Базовый план» (первый сохраненный базовый план), «Базовый план 1» - «Базовый план 10».

После того, как проект начнет выполняться, можно вводить фактическую информацию о датах начала и окончания работ, о трудоемкости работ, фактической стоимости ресурсов и сравнивать эти данные с данными базового плана (опорной линии).

Кроме этого, фактическое продвижение по проекту можно отслеживать, сохраняя периодически промежуточные планы и сравнивая изменения по отношению к базовому плану. Промежуточный план- это набор начальных и конечных дат работ, которые Вы можете сохранить в памяти на некоторой стадии проекта. Сравнивая базовый план или текущую информацию с промежуточным планом, можно следить только за изменениями дат начала и конца работ, но не за изменением стоимости и трудоемкости работ. Промежуточный план представляет собой набор текущих данных проекта, сохраненный после начала проекта, который сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном плане проекта сохраняются два набора сведений (начальные и конечные даты текущих задач). Можно сохранять до 10 промежуточных планов.

Если необходимо сделать снимки большого количества данных проекта на стадии планирования, сохраните несколько базовых планов. Например, это можно сделать для основных вех планирования. Затем, после начала проекта, если необходимо сохранить только даты начала и окончания задач, можно сохранить несколько промежуточных планов. Например, эти действия можно выполнять ежемесячно или один раз в квартал

После сохранения промежуточного плана можно просматривать даты начала и окончания работ промежуточных планов, вставляя соответствующие поля в таблицы работ. Например, если вы сохранили три промежуточных плана, то можно рассматривать даты, сохраненные в третьем плане, вставляя поля Начало3 и Окончание3 в представлении Таблица.

Сохранение базового и промежуточного планов

Microsoft Project позволяет сохранять 11 вариантов базового плана и до 10 вариантов промежуточного плана. Базовый план и промежуточные планы сохраняются в едином файле проекта.

Показатели базового плана размещаются в полях: Базовое начало, Базовое окончание, Базовая длительность, Базовые трудозатраты, Базовые затраты.

Показатели промежуточных планов (даты начала и окончания работ) размещаются в группе полей, условно обозначаемых: Начало1/Окон­ча­ние1 -для 1-го промежуточного плана, Начало2/Окончание2 -для 2-го промежуточного плана и т.д.

Показатели текущего плана размещаются в группе полей, условно обозначаемых Начало/Окончание.Эти показатели являются активными и выводятся в таблицах и диаграммах. При сохранении промежуточного плана группа показателей Начало/Окончание копируется в группу показателей НачалоN/ОкончаниеN.Можно скопировать даты начала и окончания работ из одного промежуточного плана в другой или в базовый план.

Задание 4.1. Сохраните текущий план как базовый. Просмотрите показатели базового плана. Удалите и восстановите базовый план.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ и диаграмму Ганта. Для этого выполните команду ВИД/Диаграмма Ганта и затем команду ВИД/Таб­ли­ца/Тру­дозатраты.

2. Выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Задать базовый план. В окне Задание базового плана выберите переключатели Задать базовый план и "всего проекта", Если выбран переключатель "выбранных задач", то в базовом плане будут сохранены только выделенные в графике работы. Щелкните Ok.

3. Просмотрите таблицу со списком работ (Вид/Таблица/Трудозатра­ты) и убедитесь, что в ней столбец Базовые оказался заполненным данными, совпадающими со столбцом Трудозатраты.

4. Сохраните проект в файле на диске.

5. Удалите базовый план из проекта. Для этого выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Очистить базовый план.В окне Очистка базового плана выберите переключатели Очистить базовый план и всего проекта. Щелкните Ok.

6. Восстановите базовый план, выполнив пункты 2 и 3 данного задания.

7. Просмотрите, появились ли данные базового плана в окне Сведения о проекте.

Задание 4.2. Внесите изменения в текущий план и сохраните его как промежуточный. Просмотрите значения полей (даты работ) промежуточного плана на экране.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ и диаграмму Ганта.

2. Выведите на экран таблицу с отклонениями от базового плана. Для этого выполните команду ВИД/Таблица/Отклонение.

3. Добавьте в таблицу поля Начало1и Окончание1,соответствующие 1-му промежуточному плану. Для этого выделите поле, перед которым будете вставлять новые поля и выполните команду ВСТАВКА/Столбец. Выберите в диалоговом окне нужное поле. После добавления указанных полей Вы обнаружите отсутствие в них данных (значение НД).

4. Сохраните 1-ый промежуточный план. Для этого выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Задать базовый план. В окне Задание базового плана выбрать переключатель Задать промежуточный план.

5. В поле Скопировать выберите название текущего промежуточного плана Начало/Окончание.

6. В поле В щелкните по имени первого промежуточного плана Начало1/Окон­чание1 (можно выбрать другое название).

7. Включите переключатель всего проекта, чтобы сохранить промежуточный план всего проекта. Щелкните Ok.

8. После сохранения просмотрите содержимое добавленных полей - в них появятся значения, совпадающие с текущим планом.

9. Измените дату окончания одной из работ текущего плана, например, увеличьте на 3 дня. Сохраните текущий план Начало/Окончаниев промежуточном плане Начало1/Окончание1. Соответственно изменится дата окончания выбранной работы в поле Окончание1.

Ввод фактических данных о выполнении работ

Microsoft Project позволяет вводить в проект сведения о ходе выполнения работ в различном виде. Это могут быть даты фактического начала или окончания работ (Фактическое начало, Фактическое окончание), процент выполнения работ (% завершения, % завершения по трудозатратам), фактическая или оставшаяся продолжительность работы (Фактическая длительность, Оставшаяся длительность), а также фактические затраты или фактическая трудоемкость (Фактическая стоимость, Фактические трудозатраты).При вводе значений одних показателей автоматически пересчитываются другие, а также производится пересчет оставшейся части графика. Фактические данные о выполнении работ могут вводиться как для отдельных работ, так и сразу для группы предварительно выделенных работ.

По умолчанию Microsoft Project показывает на диаграмме процент выполнения работы в виде тонкой черной линии, проведенной горизонтально через середину каждой полоски Ганта, при этом, если работа выполнена на 100%, то Microsoft Project отображает галочку в поле индикаторов.

Microsoft Project вычисляет итоговый процент выполнения составной работы на основании выполнения всех ее подработ. Можно также вводить итоговый процент выполнения составной работы, который Microsoft Project будет использовать для вычисления процента выполнения всех ее подработ.

Задание 4.3. Введите данные о выполнении полностью всех работ первого этапа и выполнении 1-ой работы второго этапа на 50 %. Затем введите итоговый процент выполнения всех работ 2-го этапа на 30%.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран Диаграмму Ганта.

Рис.4.1. Диалоговое окно Обновление задач

2. Выделите все работы 1-го этапа и выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Обновить задачи. На экране появится диалоговое окно Обновление задач (рис. 4.1)

3. Введите в поле % завершениязначение100 и щелкните по кнопке Ok.

4. Просмотрите значения полей Фактическиеи Оставшиеся для представлений таблицы Затраты, Трудозатраты, Отслеживание и Ввод, выполнив соответствующие команды ВИД/Таблица/…

5. Выделите 1-ую работу второго этапа "Наем рабочих для выполнения ремонта" и введите данные об ее выполнении на 50%.

6. Просмотрите линейный график работ в масштабе времени месяц/неделя. Внутри полос, отображающих выполненные работы, появятся черные линии отслеживания, свидетельствующие о фактическом выполнении работ.

7. Просмотрите диаграмму Ганта в режиме слежения (трассировки). Для этого щелкните по кнопке Диаграмма Ганта с отслеживанием на панели управления просмотром. Рядом с каждой полоской работ вместо линии слежения появится метка со значением процента ее выполнения (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Вид окна трассировки проекта с линиями отслеживания работ

8. Для ввода итогового процента выполнения всех работ 2-го этапа щелкните по этой составной работе правой клавишей и выберите пункт Сведения о задаче. В диалоговом окне Сведения о суммарной задачевведите на вкладке Общие в поле Процент завершения значение 30%. Щелкните по кнопке Ok. Просмотрите на диаграмме проценты выполнения входящих работ, проставленные Microsoft Project.

Ввод фактической трудоемкости работ на временной шкале

Вы можете прослеживать фактическую трудоемкость работ, используя поля, расположенные в календарной части окна просмотра. Это помогает периодически актуализировать информацию проекта, позволяя вводить информацию, соответствующую конкретному дню графика.

Задание 4.4. Введите в календарную часть окна просмотра текущего плана фактическую трудоемкость работ.

Технология выполнения:

1. Выполните команду ВИД/Использование задач.Установите масштаб времени - месяц с разбивкой по неделям.

2. В меню ФОРМАТщелкните пункт Подробности,а затем - Фактические трудозатраты. В календарной части окна появятся дополнительные строки Факт. труд.(рис. 4.3).

Рис. 4.3. Вид окна для корректировки фактической трудоемкости работ

3. В календарной части окна введите в поле Факт. труд.одного из ресурсов типа Трудовой (например, рабочие) фактическую трудоемкость работы за неделю. Заметьте, что после ввода сразу изменяются значения трудоемкости этой работы, составной работы и всего проекта.

4. В календарной части окна введите в поле Факт. труд.одной из работ (например, Подготовка помещений, демонтаж перегородок, очистка помещений, уборка мусора) фактическую трудоемкость работы за неделю. Заметьте, что после ввода сразу изменяется значение трудоемкости людского ресурса этой работы.

Проверка выполнения работ в соответствии с планом

Режим просмотра Диаграмма Ганта с отслеживаниемпомогаетнайти "горячие точки", т.е. работы, которые отклоняются от базового плана. На основании этого можно корректировать зависимости между работами, переназначать ресурсы или удалять некоторые работы, чтобы уложиться в ограничения.

Режим просмотра Диаграмма Ганта с отслеживаниемсопоставляет текущий график с первоначальным графиком (базовым планом).

На диаграмме верхняя линия внутри полосы отображает фактическое выполнение работы и может перемещаться, показывая отклонение от плана.

Задание 4.5. Сравните текущее состояние работ с базовым планом и выведите на экран отклонения от него.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ, выполнив команду ВИД/Другие представления/Лист задач.

2. Определите вид таблицы со списком работ с помощью команды ВИД/Таблица/Отклонение. Отключите панель управления просмотром. Для удобства просмотра содержимого столбцов увеличьте по возможности их ширину (рис. 4.4).

3. Просмотрите отклонения от базового плана по стоимости работ, выполнив команду ВИД/Таблица/Затраты.

4. Просмотрите отклонения от базового плана по трудоемкости работ, выполнив команду ВИД/Таблица/Трудозатраты.

5. Используя фильтрацию ограничьте просмотр только перечнем завершенных работ. Для этого выполните команду ПРОЕКТ/Фильтр/Завер­шенные задачи. После просмотра отмените фильтр.

Рис. 4.4. Вид окна с отклонениями от базового плана.

Использование линий продвижения работ

Линии продвижения работ (линии хода выполнения) позволяют наглядно отобразить на линейной диаграмме продвижение фронта работ. Линия продвижения работ соединяет точки работ, соответствующие готовности на некоторую дату. Если работа выполняется медленнее запланированного, то точка будет находиться слева от линии хода выполнения, а если быстрее – то справа. Если работа выполняется точно в соответствии с планом, то точка находится на линии хода выполнения. Одновременно в диаграмме можно вывести любое количество линий продвижения работ, каждая из которых соответствует некоторой фиксированной дате.

Задание 4.6. Выведите на линейной диаграмме 2 линии продвижения, соответствующие текущей дате и относительной (статусной) дате проекта, отстоящей от начала его выполнения на 2 месяца. Выведите зеленым цветом еще 3 линии продвижения, соответствующие началу каждого месяца работы над проектом.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ, совмещенный линейной диаграммой (Диаграмма Ганта).

2. Выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Линии хода выполнения. В диалоговом окне Линии хода выполненияна вкладке Даты и интервалы включите флажок Всегда показывать текущую линию хода выполнения. Для отображения линии продвижения, включите переключатель На дату отчета о состоянии проекта. Щелкните по кнопке Ok. Прочитайте сообщение Microsoft Project и щелкните по кнопке Ok. Просмотрите линию продвижения на диаграмме. Определите дату линии хода выполнения.

3. Для отображения линии продвижения, соответствующей некоторой дате отчета необходимо заранее установить эту дату. Для этого выполните команду ПРОЕКТ/Сведения о проекте и введите в диалоговом окне в поле Дата отчета дату, отстоящую от начала работ на 2 месяца (переключатель На дату отчета о состоянии проекта должен быть выбран). Щелкните по кнопке Ok. Просмотрите, как переместится линия продвижения на диаграмме. График проекта должен принять примерно такой вид как на рис. 4.5.

4. Для добавления на диаграмме дополнительных линий продвижения, соответствующих датам начала месяцев, дважды щелкните по линии хода выполнения. Появится диалоговое окно Линии хода выполнения.Включите флажок Показывать линии продвижения через равные интервалыипереключатель Ежемесячно. Установите режим показа по первым числам каждого месяца. Для отображения линии продвижения, соответствующей относительной дате проекта, включите переключатель Начиная с начала проекта.На вкладке Стили линий выберите зеленый цвет для всех линий продвижения (Остальные линии). Включите флажокПоказывать дату для всех линий хода выполнения.Щелкните по кнопке Ok. Просмотрите линии продвижения на диаграмме (см. рис. 4.6).

Рис.4.5. Вид линейной диаграммы с линией хода выполнения

Рис.4.6. Вид линейной диаграммы с ежемесячными линиями продвижения

Выравнивание загрузки ресурсов