Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Состав удостоверения

К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В боль­шинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. От­дельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения.

Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по дан­ному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов:

· перечень документов, которые издаются (подписываются) руководителем организации;

· перечень документов, которые издаются (подписываются) лицами, наделенными соответствующими полномочиями;

· перечень документов, удостоверяемых оттиском печати;

· перечень документов, подлежащих утверждению.

Названные перечни документов включаются в Инструкцию по делопроизводству.

подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е. нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица. Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись - обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:

* Документы, подтверждающие права должностных лиц;

* Учредительные документы;

* Документы, удостоверяющие личность;

* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. + финансовые документы.

Печати бывают гербовые и простые. Порядок изготовления, хранения, применения и уничтожения гербовых печатей регламентируется постановлением правительства РФ «об упорядочении, хранении, применении и уничтожении ..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на изготовление печатей 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба..».