Эффективность достижения целей.

Достижение любых целей требует определенной деятельности сотрудников организации, то есть совокупности поступков, активного поведения. Деятельность характеризуется такими чертами как пространственно-временная определенность, стихийность или планомерность, самостоятельность или подчиненность и т.п.

Если деятельность полностью или частично приводит к достижению поставленных целей, она считается эффективной. Приблизительно эффективность может быть определена еще до начала самой деятельности как потенциальная эффективность; реальная же зависит от степени достижения самих целей, т.е. от полученных на практике результатов.

От эффективности деятельности необходимо отличать ее выгодность и экономичность. Первая заключается в получении определенного положительного результата, например, прибыли; вторая показывает цену, которую за этот результат пришлось заплатить, соотнося его с величиной затрат. Чем в большей степени результат превышает затраты, тем экономичнее деятельность.

Изменение в более благоприятную сторону соотношения между полученными результатами и связанными с ними затратами, называется экономизацией деятельности. На практике она возможна далеко не всегда, и нередко имеет место ее стабилизация и даже обратный процесс. Сама экономизация достигается несколькими способами: снижением затрат при тех же результатах; увеличением результата при сокращении затрат (самый благоприятный вариант); уменьшением результата при еще большем уменьшении затрат.

Таким образом, экономизация деятельности далеко не всегда связана с увеличением ее выгодности, поскольку абсолютный результат может даже сокращаться, поэтому критерий выгодности может приниматься во внимание только при оценке достижения данной цели вне связи с другими.

Эффективная экономическая деятельность характеризуется такими признаками как высокая результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, материалов, работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации, предприимчивость, высокая активность, усердие, трудолюбие, настойчивость участников.

Подходы к обеспечению требуемой эффективности деятельности.

1. Заблаговременное создание для нее необходимых условий в виде предпочтительных позиций в тех или иных областях, предотвращения влияния неблагоприятных обстоятельств как в настоящее время, так и в будущем, особенно тех, воздействие которых может быть необратимым.

2. Осуществление деятельности должно быть своевременным, что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, предотвращения неоправданных перерывов и потерь времени.

3. Эффективная деятельность невозможна без свободы маневра, которая предотвращает возможность попадания в тупиковую ситуацию. Если такая свобода отсутствует, то во избежание неприятностей иногда приходится выжидать, что может привести к потере выгодного момента для начала действия.

Свобода маневра для организации обеспечивается постоянной готовностью к ним, поиском резервов, созданием условий для полного использования представляющихся возможностей.

4. В современных условиях все больше ограничивается некогда широко применявшийся способ повышения эффективности деятельности как индивидуальная специализация в рамках которой работник мог совершенствовать свое мастерство лишь до определенного предела. Поэтому сегодня она дополняется расширением круга трудовых функций, которые каждый выполняет на своем рабочем месте, овладением людьми новыми смежными и самостоятельными профессиями.

5. Значительное повышение эффективности достижения целей организации достигается в том случае, когда члены отождествляют эти цели с собственными как с профессиональной, так и моральной точки зрения, что возможно лишь на высокой ступени зрелости каждого в отдельности и коллектива в целом. Достижение такой ступени делает возможным развитие так называемого управления по целям, получающего сегодня на Западе все более широкое распространение.

СТРУКТУРА

Эффективное функционирование организации и ее подразделений невозможно без постоянной их координации, которая входит в задачу системы управления - совокупности форм с помощью которых на практике реализуется процесс управления.

Структура организации – это логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Сосредоточим внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля.

Специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

Объем управления. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то сфера контроля широкая, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре управления. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой.

Организационная структура - это одновременно способ и форма объединения людей для осуществления общих для них производствен­ных и управленческих целей. Исходя из этого, в менеджменте различают производственные структуры фирм и структуры систем управления этими фирмами.

Структура при помощи определенной совокупности отношений и связей внутри коллектива фирмы обеспечивает „сцепление" всех составных ее частей, устойчивое существование и стабильное функционирование.

Организационная структура любой фирмы состоит из трех частей или элементов:

исполнители (подразделения, люди);

функции исполнителей;

управленческие организационные отношения между исполнителя­ми, обеспечивающие согласованность и целенаправленность их совместного функционирования. Организационная структура фирм документально фиксируется в графических схемах структуры, штатных расписаниях персонала, положениях о подразделениях аппарата управления, должностных инструкциях отдельных исполнителей.

Важнейшие характеристики организационных структур:

количество звеньев;

иерархичность: число ступеней или уровней;

характер распределения полномочий и ответственности по верти­кали и горизонтали структуры системы управления.

Критерии оценки рациональности организационных структур:

соответствие объема выполняемых управленческих работ числу их исполнителей;

и сосредоточение на каждой ступени управления (звене) объективно необходимых функций и прав для их реализации;

отсутствие параллелизма и дублирования функций;

оптимальное сочетание централизации и децентрализации испол­нителей, функций, прав;

соблюдение норм управляемости, т. е. числа исполнителей, выходящих на одного координатора их деятельности;

степень надежности, оперативности, гибкости, адаптивности, экономичности, эффективности производства и управления, самостоятельности и ответственности исполнителей за результаты дела.

ЗАДАЧИ. Задача –это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее установленные сроки.

Характеристики задач. Задачи организации традиционно делятся на три категории: это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.

ТЕХНОЛОГИЯ

Технология –средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты или услуги.

Технология – сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Классификация технологий.

1.Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, глее одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом.

2.Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки.

3.Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. (переработка нефти, металлургия ,работа электростанций).

ЛЮДИ. Существует три основных аспе5кта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

- поведение отдельных людей,

- поведение людей в группах,

- характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.