Оформлення замовлення на завезення товарів
Безпосередньою підставою для завезення товарів у роздрібне торговельне підприємство є замовлення на завезення товарів (яке працівники торгівлі ще називають «заявкою»).
Як правило, замовлення складають у двох примірниках за встановленою формою; у ньому наводиться перелік назв товарів, які необхідно завезти в магазин, вказуються їх основні асортиментні ознаки (вид, сорт, ціна одиниці за прайс-листком та ін.), а також необхідна кількість товарів кожного найменування. У разі замовляння товарів за прайс-листками, прейскурантами чи іншими документами з систематизованим переліком товарів, назви товарів доцільно записувати в тому порядку і з тими кодами та посиланнями на асортиментні ознаки, за якими вони перелічені в такому документі.
Під час складання замовлення для більш обґрунтованого визначення кількості товарів, які потрібно замовити, завідувач магазину або товарознавець може радитись із продавцями, які володіють одержаною в процесі спілкування з відвідувачами магазину інформацією про кон'юнктуру торгівлі окремими товарами. Якщо замовлення складається на товари складного асортименту, то кількість виробів у внутрішньогруповому асортименті (за видами, розмірами, фасонами та ін.) рекомендується визначати з урахуванням їх питомої ваги у продажу товарів даної групи. Можливий варіант форми замовлення на завезення товарів наведено на рис. 9.10.
Під час складання замовлення товари в ньому доцільно записувати в певному порядку, зокрема, рекомендується спочатку записувати ті товари, які передбачені асортиментним переліком магазину (затвердженим асортиментним мінімумом), але на час складання заявки їх немає в продажу; потім — товари, запаси яких у магазині потрібно поповнити, а після цього — товари, на які прийняті замовлення від покупців або введення яких в асортимент дозволить наростити роздрібний товарообіг. При цьому товари-новинки, які раніше в магазині не реалізовувалися, доцільно замовляти в невеликих кількостях.
Певну користь для організації процесів товаропостачання може дати зазначення в замовленні інформації про запаси товарів на дату складання заявки та встановлений норматив товарних запасів, про фактичні обсяги середньоденної реалізації товарів у магазині, про наявність у ньому залишків зайво завезених і неходових товарів з указаниям їх кількості.
Сформоване в письмовій формі замовлення підписує директор або завідувач магазину, після чого його завіряють печаткою підприємства і передають постачальникові для виконання. Для полегшення контролю виконання поданих замовлень їх доцільно реєструвати в спеціальному журналі з зазначенням дати подання.
Порядок оформлення і час подання замовлень регламентується укладеною угодою між підприємством роздрібної торгівлі і постачальником. У практиці вітчизняної торгівлі, як правило, замовлення на постачання продовольчих товарів подаються за 1 день до їх завезення, на непродовольчі товари — за 2-3 дні. Разом з тим при децентралізованому методі товаропостачання замовлення подається безпосередньо в день відвідання підприємства-постачальника під час особистого відбору товарів.
Спосіб передачі замовлення залежить від прийнятого методу відпуску товарів від обраного постачальника. Замовлення можуть передаватися телефоном, у письмовій або усній формі, під час особистого відбору товарів.
Особистий відбір товарів застосовується переважно щодо товарів складного асортименту (тканини, швейні вироби, взуття, галантерейні товари та ін.), коли вибір фасонів, рисунка, кольористичного оформлення вимагає особистої участі працівника торговельного підприємства.
Під час особистого відбору представник покупця має можливість безпосередньо на складах, в асортиментному кабінеті, в демонстраційному залі або в залі (кімнаті) товарних зразків ознайомитися з наявним асортиментом пропонованих товарів, а також з тимчасово відсутніми товарами, на які може бути прийняте замовлення. Інформацію про вибрані товари (з відповідними кодами), їх асортиментні ознаки, необхідну кількість і т.п., представник покупця відмічає в спеціальному формулярі. Як правило, під час особистого відбору приймання замовлень і оформлення на їх основі відбірних листів (відбірних відомостей тощо) здійснюють товарознавці по окремих групах товарів (на оптових базах) або менеджери з продажу підприємства-постачальника. Оформлені таким чином замовлення та відбірні листи передаються на склад для відбору товарів і виписування рахунків-фактур та накладних.
Замовлення на товари простого асортименту можуть виконуватись і подаватись у письмовій або усній формі, у т. ч. — телефоном, з реєстрацією в спеціальному журналі часу їх подання та вимог магазину щодо асортименту і кількості товарів відповідальними працівниками постачальника (наприклад, торговим відділом, диспетчерською службою, відділом логістики). Письмові замовлення рекомендується складати на бланках, в котрих наведений перелік товарів і графи для вказання кількості кожного товару (це спрощує складання замовлення і знижує ймовірність пропуску товарів); іноді бланк замовлення ділиться на кілька відривних частин відповідно до кількості секцій складу, які виконують замовлення.
У разі функціонування кількох магазинів у складі торговельної системи замовлення в розрізі загального асортименту товарів, які реалізовуються в даній торговельній мережі, можуть передаватись у торговий відділ, де товарознавці узагальнюють заявки, визначають загальну потребу в товарах від кожного з постачальників і погоджують з останніми обсяги та терміни завезення товарів у кожен з магазинів.
Замовлення товарів, які завозяться в магазини стандартними місцями (зі стандартною масою чи з постійно встановленим асортиментом), можна здійснювати на основі т. зв. автоматичних замовлень. Для цього використовують, наприклад, ярлики, які вкладаються в кожен ящик, контейнер, і на звороті яких працівники магазину вказують кількість місць даного товару для наступного завезення.
9.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЦЕНТРАЛІЗОВАНОГО ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ