Класифікація та концепція КІСП

Розмаїтість сфер економічної діяльності сприяє появі великої кількості інформацій­них систем економічного характеру, які вбирають у себе всі особливості структури управління, схеми декомпозиції управлінських завдань і пред­метних технологій. Відповідно до сфери застосування виділяють такі інформаційні системи: банківські, страхові, податкові, фондового ринку, промислових підприємств.

Як зазначають проф.- М.Т. Білуха [4, с. 14], а також доц. Н.М. Ма-люга [21, с. 341], в економічній літературі немає єдності щодо класифікації інформаційних систем, хоча це дуже важливо для створення оптимальних інформаційних потоків, що забезпечу­ють потреби управління. Інформаційні системи можна класи­фікувати за різними ознаками (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Класифікація інформаційних систем за різними ознаками

Продуктом інформаційної системи, призначеної для завдань управління виробництвом, є перетворена інформація. Опера­тивність отримання цієї інформації має першочергове значення для оптимізації рішень, які приймаються, а також для контро­лю за їх виконанням. У зв'язку з цим проф. М.Т. Білуха вва­жає, що технічні засоби перетворення інформації є основним критерієм при класифікації інформаційних систем [4, с. 15]. Де в чому з ним погоджується і проф. B.C. Рожнов. Він під авто­матизованою системою управління (АСУ) розуміє систему управ­ління, «...яка орієнтована на широке і комплексне використання технічних засобів й економіко-математичних методів для вирі­шення інформаційних задач управління» [26, с. 12].

За ступенем автоматизації перетворення економічної інфор­мації інформаційні системи поділяються на такі групи: немеханізовані (ручні), напівмеханізовані, механізовані, автоматизова­ні та автоматичні.

Концепції КІСП

На сьогодні, в розвинутих країнах використовується декілька концепцій КІСП

1. Система управління ресурсами підприємства. Використову­ють такі абревіатури: MRP (Material Requirements Planning) — планування матеріальних потреб; MRPII (Manufacturing Resource Planning) — планування ресурсів виробництва; ERP (Enterprise Resource Planning) — планування ресурсів підприємства.

2. Система управління логістикою (SCM — Supply Chain Management — управління ланцюжками постачання).

3. Система управління даними про вироби на промислових підприємствах (PDM - - Product Development Management — управління складанням виробів).

4. Система автоматизованого проектування та технологічної підготовки виробництва (CAD/CAM — Computer-Aided Design/ Manufacturing — автоматизоване проектування і виробництво).

5. Система документообігу (docflow — потік документів).

6. Інформаційна автоматизована система бухгалтерського облі­ку (AIS — Accounting Information System). Інформаційна систе­ма бухгалтерського обліку підтримує дві основні бізнес-функції — реєстрацію господарських операцій і підтримку прийняття рі­шень. Це частина інформаційної системи, яка має відношення до оцінки, аналізу й прогнозування доходу, прибутку та інших еко­номічних подій у цілому на підприємстві та у його підрозділах.

7. Система надання даних для аналізу керівництву (MIS — Management Information Systems).

8. Системи організації робочого простору (workflow).

9. Середовище Internet/Intranet.

10. Система електронної комерції (e-commerce).

11. Спеціалізовані програмні продукти або системи для ви­рішення інших завдань.

Кожна з наведених підсистем КІСП, у свою чергу, може бути досить складною і складатися з декількох програмних продуктів та методів управління ними. Як зазначає Ю. Верба [6], КІСП відрізняє від традиційних систем АСУП те, що в них наявні засоби приймання даних з технологічного обладнання, але до них часто не входять підсистеми біллінгу (виставлення рахунків), конструк­торської і технологічної підготовки виробництва, диспетчеризації тощо, що становить специфіку конкретних галузей промисловості.

Поки що жоден комплексний програмний продукт не може повністю охопити всі наведені вище підсистеми КІСП. Однак, незважаючи на це, слід погодитися з Д. Казанським [17], що «корпоративна інформаційна система — така сама частина (аб­солютно рівноправна і необхідна) виробничої інфраструктури, як і технологічне обладнання (верстати), ресурси і персонал».

MRP/ERP-системи

Сьогодні для українських підприємств най­більш актуальними є такі концепції КІСП, як MRPII і ERP, що фактично стали світо­вими стандартами. Вони являють собою набори загальних пра­вил, які сформульовані відповідно на початку 80-х і 90-х років XX ст. Американським товариством з управління виробниц­твом і запасами (American Production and Inventory Control Society — APICS), котре об'єднує провідні американські компанії.

Сучасні автоматизовані системи організації та матеріально-технічного забезпечення виробництва беруть свій початок від систем планування матеріальних потреб MRP, що виникли в кінці 60-х — на початку 70-х років XX ст. Вони були спрямо­вані на вирішення проблем, які є актуальними сьогодні для українських підприємств, а саме: облік, оцінка потреб у сирови­ні, матеріалах і управління збутом готової продукції. За допомо­гою цих систем можна планувати закупки або виробництво всіх компонентів кінцевого продукту, проводити оцінку матеріаль­них запасів з врахуванням незавершеного виробництва і про­гнозів з реалізації.

До кінця 80-х років ідея створення єдиної моделі даних у межах підприємства стала привертати увагу міжнародних про­мислових компаній, котрі шукали спосіб спростити управління виробничими процесами. І MRP стали першим кроком у цьому напрямі. У міру розвитку MRP-систем стало зрозумілим, що для успішного управління підприємством необхідно забезпечи­ти більш тісний зв'язок і координацію всіх підрозділів вироб­ництв, які відповідають за проектування, виготовлення, поста­чання, сервісне обслуговування, реалізацію та маркетинг. Це зумовило появу нового покоління програмних продуктів під назвою систем планування виробничих ресурсів — MRP II (Manufacturing Resource Planning). Поряд з функцією плану­вання потреб у матеріалах, системи MRP II мають інші функції (автоматизоване проектування, управління технологічними про­цесами, імітаційне моделювання тощо). Концепція MRPII — це методологія детального планування виробництва підприємства, що включає облік, планування завантаження виробничих потуж­ностей, планування потреб в усіх ресурсах виробництва (мате­ріали, сировина, комплектуючі, обладнання, персонал), плануван­ня виробничих затрат, моделювання ходу виробництва, його об­ліку, планування випуску готових виробів, оперативне коригу­вання плану і виробничих завдань. І все це будується на основі єдиної, інтегрованої бази даних.

MRP згодом перетворилося в планування ресурсів підприєм­ства (Enterprise Resource Planning — ERP), яке іноді ще назива­ють плануванням ресурсів у масштабі підприємства (Enterprise-wide Resource Planning). В основі ERP також лежить принцип створення єдиного сховища даних (repository), що містить усю ділову інформацію, накопичену організацією в процесі ведення ділових операцій включно з фінансовою інформацією, дані, по­в'язані з виробництвом, управлінням персоналом, або будь-які інші відомості. Це усуває необхідність передачі даних від підсис­теми до підсистеми. Крім того, будь-яка частина інформації підприємства стає доступною одночасно для всіх працівників, котрі мають відповідні повноваження.

Концепція ERP стала дуже популярною у виробничому сек­торі, оскільки планування ресурсів дало можливість скоротити час випуску продукції, знизити рівень товарно-виробничих за­пасів, а також поліпшити зворотний зв'язок із споживачем за одночасного скорочення адміністративного апарату. ERP-систе-ми забезпечують виконання всіх перелічених функцій обліку й контролю, причому не лише для однорідних і локально розміще­них виробництв, а й для багатопрофільних підприємств та корпо­рацій, які мають філії і підрозділи в багатьох містах і країнах.

ERP-системи вирізняють такі основні особливості порівняно з MRP II:

а) універсальність. Ці системи мають усі необхідні засоби для організації інтегрального процесу управління і планування ви­робництва незалежно від його розмірів, характеру продукції, що випускається, та географічного розміщення;

б) підтримка різноманітних типів виробництва. В ERP-сис­теми початкове входять такі модулі: виготовлення на склад (Make To Stock -r- MTS), виготовлення на замовлення (Make To Order — МТО), збирання на замовлення (Assemble To Order — АТО), проектування на замовлення (Engineer To Order — ЕТО). Слід відзначити, що в процесі розвитку виробництва звичайно відбувається зміна типів, наприклад, з ЕТО, характерного для початкових етапів розвитку нового бізнесу, на MTS, типового для виготовлення стандартизованої продукції. Програмне забезпе­чення ERP-систем забезпечує підтримку трансформації типів та їх співіснування на одному підприємстві;

в) космополітизм. Часто філії і підрозділи підприємства роз­міщенні в багатьох країнах, отже, виникають мовні бар'єри, а також необхідність врахування специфіки законодавства і ва­лютних систем цих країн. У подібних ситуаціях усі турботи про забезпечення коректних перетворень для правильного ви­конання бізнес-трансакцій бере на себе ERP-система.

Відповідно до матеріалів асоціації APICS, сучасна система управління підприємством, що відповідає концепції ERP, має включати:

• управління ланцюжком постачань (Supply Chain Manage­ment, SCM, раніше — DRP, Distribution Resource Planning);

• удосконалене планування і складання розкладів (Advanced Planning and Scheduling, APS);

• модуль автоматизації продажів (Sales Force Automation, SFA);

• автономний модуль, відповідальний за конфігурування (Stand Alone Configuration Engine, SCE);

• остаточне планування ресурсів (Finite Resource Planning, FRP);

• бізнес-інтелект (Business Intelligence, BI), технологію опера­тивної аналітичної обробки (Online Analytical Processing, OLAP);

• модуль електронної комерції (Electronic Commerce, EC);

• управління даними про виріб (Product Data Management, PDM).

Вплив програмних систем MRP/ERP на бізнес величезний. Використання ERP сприяє об'єднанню, зменшенню числа непо­трібних операцій, скороченню помилок, поліпшує можливості про­гнозу і планування, що може забезпечити значне скорочення витрат і поліпшення процесу виробництва. Завдяки тому, що переваги систем планування ресурсів очевидні й діючі, провідні сучасні виробники і далі активно впроваджують MRP і ERP уже протягом більш ніж 25 років.

Класифікація КСБО

Орга­нізація бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації залежить у першу чергу від реалізованого на відповідних тех­нічних засобах програмного забезпечення. Отже, вибір програмного забезпечення є найважливішим моментом у створенні КСБО, оскільки відпові­дає вибору форми обліку на підприємстві.

Для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, які є на ринку. Першим кроком для порівняння можливостей наявних програмних про­дуктів є проведення їхньої класифікації. Це дуже важливий етап в організації комп'ютеризованого обліку: тільки після поділу програмного забезпечення на групи за певними критеріями мож­на формулювати вимоги до програм і порівнювати їхні функціо­нальні можливості.

З погляду розробників програмного забезпечення найбільш повною є класифікація програм бухгалтерського обліку, яка скла­лася при проведенні конкурсів програмного забезпечення. Ця класифікація поєднує в собі критерії для групування як за при­значенням, так і за способом реалізації бухгалтерських функцій і розміром підприємств. Доповнений і уточнений перелік основ­них класів програмного забезпечення, що звичайно пропонуєть­ся на конкурсах і виставках, та їхню характеристику наведено нижче.

Програми для ведення домашньої бухгалтерії. За допомогою цих програм персональний комп'ютер можна використовувати для обліку особистих доходів і витрат, планування сімейного бюджету (включно з довгостроковими вкладеннями), для скла­дання особистих податкових декларацій.

Міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, призна­чені для використання одним чи декількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку. Вони реалізують функції ведення синтетичного і підсумкового аналітичного обліку, дозво­ляють вводити господарські операції й обробляти їх (сортувати, здійснювати пошук необхідної інформації тощо), формувати не­великий набір первинних документів та звітних форм.

Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія). До цього класу належать програмні продукти, орієнтовані на бух­галтерії малих та середніх за розмірами підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують усі облікові функції, у тому числі функції кількісного обліку, у межах однієї програми і, як правило, розра­ховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розраху­нок заробітної плати, який виконують окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах у локальній мережі.

Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі програ­ми призначені для виконання окремих облікових завдань — обліку праці та заробітної плати, основних засобів, товарно-ма­теріальних цінностей тощо й охоплюють окремі ділянки бух­галтерії і, як правило, не пов'язані між собою. АРМ мають висо­кий рівень спеціалізації і тому можуть ефективно комп'ютери­зувати окремі частини бухгалтерії без формування зведеної звітності.

Комплекси пов'язаних АРМ. Ці програмні системи орієнто­вані на використання в бухгалтеріях із чисельністю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними. Комп­лекс складається із набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисо­кою бухгалтерською і комп'ютерною кваліфікацією. Як прави­ло, АРМ комплексу підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп'ю­терах. Комплекс має засоби об'єднання даних з різних АРМ, які необхідні для отримання зведених звітних форм. Звичайно по­єднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого цен­трального модуля — Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі.

Управлінські системи. До цього класу входять функціональ­но повні системи організаційного управління з елементами бух­галтерського обліку, планування, діловодства, а також з модуля­ми прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська скла­дова програми в даному разі не є головною. Більш важливим є взаємозв'язок усіх складових системи, можливість ефективного Управління підприємством, допомога у вирішенні головного зав­дання бізнесу — в отриманні прибутку.

Фінансово-аналітичні системи. Це різноманітні програми Фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних, за допомо­гою яких автоматизуються завдання зовнішнього і внутрішньо-го аудиту.

Правові бази даних. До них належать упорядковані довід. кові системи, що містять підібрані в тематичному або хроноло­гічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтер­ського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та допов­нення до нормативних документів. Вони мають опосередковане відношення до бухгалтерських програм. Хоча цю категорію про­грамного забезпечення було створено, перш за все, на допомогу юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти.

Вибираючи програмне забезпечення для бухгалтерії, важли­во дотримуватися таких рекомендацій. Якщо бухгалтерію під­приємства ведуть 1—2 бухгалтери і немає аналітичного обліку за більшістю синтетичних рахунків, то, скоріше за все, для ство­рення КСБО потрібна мала бухгалтерська програма. Якщо в бухгалтерії працюють 3—9 обліковців, ведеться розвинутий ана­літичний облік за різними групами рахунків, необхідні оперативні дані, наприклад, про витрати і залишки матеріалів у підроз­ділах, резервування товарів, взаєморозрахунки з контрагентами, — для комп'ютеризації бухгалтерського обліку потрібна уні­версальна бухгалтерська програма. Якщо ж об'єкт комп'ютери­зації — велике промислове підприємство із чисельністю бух­галтерії 10—30 чоловік і більше, з яскраво вираженою спеціалізацією діяльності, яка відображається у специфіці бухгал­терського обліку, то можна із впевненістю стверджувати, що будь-яка готова універсальна програма ведення бухгалтерського об­ліку задовольнить потреби підприємства не більше ніж на 10— 30 %. У такому разі потрібна управлінська програмна система. Такі програми відзначаються великою складністю і високою ціною. При впровадженні вони потребують індивідуального на­лагодження і супроводу для кожного клієнта, а також наявності кваліфікованого системного адміністратора. Система має забез­печувати безперервну роботу на 50—60 АРМ і підтримувати потужну базу даних, організовану за допомогою сучасного про­грамного забезпечення. Вимоги до комп'ютерів на окремих АРМ мають бути мінімальними, а програмна система має бути здатна до розширення функціональних можливостей і переліку обліко­вих даних, що обробляються.