Документация и технология ее формирования
В АИС основными носителями информации являются входные и выходные документы, т.е. утвержденные формы носителей информации, имеющие юридическую силу. Входные документы являются основным средством представления первичной, необработанной информации о производственно - хозяйственной деятельности объектов управления на различных его уровнях. Они заполняются вручную или с использованием технических средств.
Выходная документация включает сводно – группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и формируется при помощи печатающих устройств.
В бухгалтерском учете и финансово- кредитной деятельности формы документации регламентируются нормативными актами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ и Центробанком РФ. Это обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначного описания, взаимосвязи между показателями. Например, в кредитных органах документация служит для управления денежными обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием; в финансовых органах система документации используется для формирования бюджета, распределения национального дохода.
Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:
· по сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские;
· по отношению к объекту управления – входящие, исходящие, промежуточные, архивные;
· по назначению – распорядительные и исполнительные;
· по способу использования – разовые и накопительные;
· по числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные.
Развитие АИС, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. В этой связи Госкомитетом стандартов были определены требования к документации, используемой в АСУ, и в государственном масштабе была проведена унификация документов.
В состав УСД входит учетная, отчетно- статистическая, финансовая, банковская, расчетная, организационно-распорядительная и др. документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).
Унификация выдвинула следующие требования к документам:
· Стандартная форма построения,
· Приспособление к автоматизированной обработке,
· Минимизация показателей (исключение дублирования),
· Включение всех необходимых для целей управления показателей.
Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
В заголовочной части располагаются все текстовые реквизиты:
название предприятия, (организации),
наименование документа, его индекс,
дата оформления,
зона для проставления кодов постоянных для документа и реквизитов-признаков.
В содержательной части документа дается основное содержание документа, где раскрывается содержание производственно-хозяйственной операции. Реквизиты располагаются в следующем порядке: справочно-группировочные признаки слева, а реквизиты - основания справа.
В оформительской части размещаются подписи лиц, отвечающих за правильность составления документа.
Результатные документы содержат информацию, получаемую после обработки на ЭВМ. Эти документы могут либо передаваться потребителям для последующего использования, либо оставаться на месте для получения новых результатных показателей. При этом информация, предназначенная для пользователя, должна быть представлена в максимально удобном виде для чтения, анализа и работы с ней.
Результаты расчетов могут быть выведены на любой машинный носитель информации, видеотерминальные устройства (дисплеи), распечатаны в алфавитно-цифровом виде на рулонную бумагу или бланки и т.д.
В настоящее время наиболее массовой формой вывода результатов вычислений при решении экономических задач на ЭВМ является печать полученной информации в разнообразных документах, сводках, таблицах.
Отображение результатной информации в выходных документах осуществляется в двух режимах: регламентном и запросном. Регламентный режим предполагает выдачу сводок с запланированной периодичностью в заранее установленные сроки. Запросный режим обеспечивает выдачу результатной информации в любое время, когда возникает в ней необходимость.
Полученные с помощью ЭВМ результатные документы должны иметь законченную форму, не требовать арифметической и логической обработки, а также выполнения ручных операций по их оформлению.
Методика разработки результатных документов во многом сходна с порядком проектирования первичных документов, но имеет и свои особенности.
Процесс разработки можно представить следующими последовательно выполняемыми этапами:
определяют перечень и максимальную разрядность печатаемых реквизитов (признаков и оснований);
все реквизиты делят на те же группы, что и при разработке первичных документов (постоянные, переменные);
определяют реквизиты, по которым предусматривается подсчитывать итоги, устанавливают их иерархию: общие, промежуточные, частные;
размещают реквизиты на бланке.
Реквизиты располагают в трех частях документа: заголовочной, содержательной, оформительской. В заголовочной части размещают название предприятия и подразделения, для которого она предназначена, указывают код формы ведомости и располагают постоянную информацию (наименование документа, временной период, дата составления и др.). В содержательной части документа размещают переменные реквизиты: слева - в порядке убывания старшинства располагаются справочные и группировочные признаки, справа - отводят место для печати оснований - исходных и итоговых, причем итоговые располагают по возрастанию старшинства итогов.
Документу должно быть дано название, максимально отвечающее ее содержанию.