Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан

Мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына, Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңына, «Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысына, «Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және «Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес әзірленген [16].

Кез-келген мұрағат қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады. Мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді.

Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органы, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемлекеттік органы (бұдан әрі - уәкілетті органдар), Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - мемлекеттік мұрағаттар) осы Ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-тәжірибесіне ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды [17].

Сонымен ХХ ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам шығармашылығаның барлық салаларына және мұрағат мекемелеріне ене бастады. Мұрағат саласына ақпараттық технологиялардың енгізілуі, құжаттық ақпаратқа қол жеткізу, мұрағаттық ақпарат секілді байлыққа ғылыми анализ жасау және жаңа мұрағаттық эвристиканы қалыптастыруға қол жеткізеді. CD және DVD секілді тасымалдаушыларда құжаттарды және анықтамаларды жариялай білу және әлемдік киберортаға мұрағаттық ақпарат деректерін интеграциялауға өз әсерін тигізеді.

Біз мұрағат ісін ақпараттандыруды 4 кезеңдерге бөлеміз:

1. ХІХ ғасырдың соңы – 1950 жылдар;

2. 1950 жылдың бірінші ширегі – 1970 жылдың бірінші ширегі;

3. 1970 жылдың екінші ширегі – 1980 жылдың бірінші ширегі;

4. 1980 жылдың екінші ширегі – қазіргі таңға дейін.

Мұрағат ісін автоматизациялау және механизациялау электронды есептегіш машиналар, ақпаратты тасымалдаушылар тарихымен тығыз байланысты. Жоғарыда аталған кезеңдердің өзіндік ерекшеліктері бар. Оларға нақты тоқталатын болсақ;

Бірінші кезең – мұрағат ісін механизациялау негізінен ведомствалық мұрағаттарда іс жүзіне асты. «Кіші механизация» құралдары сирек болғанымен көбіне матрикалық ақпарат тасымалдаушылармен (перфокарта, перфолента және кодекс) шектелді, сондай–ақ халық санағында, өндірісте жобалау мен есептеуде белгілі талаптарды шешуде есептеу–перфокарталық құралдар қолданыста табылды.

Екінші кезең – бұнда мұрағат ісін ақпарттандыру мұрағаттарда қолданылатын техника мен бағдарламанаң дамуымен ғана емес, сонымен бірге КСРО–да информатиканың дамуымен оның тарих ғылымына соның ішінде мұрағаттану саласына тигізген әсерімен ерекшеленді.

Үшінші кезең – болса жергілікті және мұрағат аралық ақпараттандырылған іздестіру жүйелері (АІЖ) пайда болуымен және тәжірибесімен анықталады. Аталмыш кезең негізінен ақпараттандырылған іздестіру жүйелерінің қолданылуы ақпаратты тасымалдаушылардың (микропленкалар, магнитті ленталар, дискілер), техниканың алмасуымен сипатталады. Осы кезеңде алғаш рет машинада оқылатын құжаттардың сақталу мәселесі көтеріле бастады.

Төртінші кезең – өз кезегінде ең алдымен Мәскеу мұрағаттары кейін басқа да мұрағаттары комьютеризацияланды. Бұл үрдістің лидерлері қатарына ВНИИДАД, РФММ (ГАРФ) болып табылды [18].

Жұмысымның бұл таруында негізінен құжаттың пайда болу тарихына тоқталуды жөн көрдім.

Ерте орта ғасырлық кеңселерде құжат әзірлеу мен ресімдеудің белгілі бір тәсілдері қалыптасты. Бұл кезеңде аса маңызыды құжаттар үшін негізгі жазба материал пергамент еді. Ал ежелгі Қытайда кең тараған жазу материалы бамбук болды. Оған барлық ресми іс жүргізу құжаттары түсіріліп отырды. Өнделген бамбук таяқшаларын жарып кесу арқылы жұқа әрі ұзын пластинкалар жасалатын да, оған қылқаламмен немесе тушьпне жазу жазылатын. Мәтін жазылған пластинкалар жіппен оралып, байланатын. Мұндай байламның біреуі бір кітап болатын.

Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде қайың қабығы пайдаланылды. Қайың қабығы пергаментке қарағанда берік болмағанмен, анағұрлым арзан еді. Ол топырақта пергаменттен жақсы сақталады. Өңделген қайың қабығы үстінен, астынан және бүйірінен кесілетін. Топырақ астынан табылған қайың қабықты грамоталар содалы ыстық суға салынып жуылады, қыртыстары түзетіліп, әйнектер арасына қойылып келтіріледі.

Арзан қайың қабығына қызмет бабындағы құжаттар сирек түсіріліп, ол көбінесе тұрмыстық қарым–қатынас жазбаларына, сауат ашуға, шаруашылық есеп–қисаптар жүргізуге пайдаланылды. Археологиялық қазба материалдары арасында қайың қабықты грамоталар жиі кездеседі.

XIV ғасырға дейін жазу үшін қолданылған негізгі материал пергамент болды. Оның аты Кіші Азияда орналасқан Пергаме (қазір Бергама) қаласы атына байланысты шыққан. Пергамент– мал терісін (көбіне бұзау терісін) ерекше тәсілмен өндеу арқылы алынатын материал. Оны дайындау технологиясы біздің заманымызға дейінгі II ғасырға осы Пергаме қаласында жетілдірілген. Пергаменттің ең жақсы сорты жұқа әрі оқалақ тесіп, сона шағып бүлінбеген таза жаңа туған бұзау терісінен алынатын. Пергамент қымбат материал болғандықтан оның әр парағы көбіне екі, үш мәртеден пайдаланылатын. Қайта қолданар алдында бұрын жазылған жазулар қырып тазартылып, жуылатын. Өңделген пергамент ақ түсті болатын «Пергамент» сөзі XVII ғасырда поляк тілі арқылы қолданысқа енген.

XIV ғасырда кеңсе ісіне қағаз пайдаланыла бастады. Ол біртендеп іс жүргізу қызметінде қолданылып келген пергаменті ығыстырып шығарды. Қағаз ұғымындағы «бумага» латының «bambagia» – мақта деген сөзінен шыққан. Қағаз ең алғаш II ғасырда Қытайда пайда болып, Еуропаға IX ғасырдан Испания арқылы ене бастаған. Әйтсе де оның кең қолданысқа түсуі XIV ғасырдан бастау алады. XIX ғасырдан бері қағаз ағаштан жасала бастады. Қазір оның ватман, калька, көшірме қағаз секілді 600–ден астам түрі бар. Көлемі (1 шаршы метр), салмағы (4–250 г), қалындығы (4–4000 мкм), түсі, ақтығы, жылтырлығы, сорғыштығы және өзге қасиеттері бойынша сипатталады.

Ертеде жазу материалы ретінде ағаш тақтайшалар, жібек маталар, тастар, папирустар, терілер де қолданылды [19].

Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (бұдан былай–ЭҚ) есебін жүргізудің қағаз құжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке мұрағаттық шифр белгленеді: мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақапараттық ресурстың (тізімдеменің) нөмірі, сондай–ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін ұйымда бұған арнайы бөлінген маман жүргізуі қажет. Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді. Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді.

Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады:

– ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау;

– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу;

– ЭҚ–ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;

– ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін;

– ЭҚ–дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау;

– ЭҚ–дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру;

– Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.

Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді:

– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ нұсқасы түсірілген негізге де, сондай–ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады;

– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт;

–ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;

– ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;

– Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;

– Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт.

Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық.

Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген анықтамалық т.б.

Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады,сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады.

Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады.

Тізімдемеге осымен қатар ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы да қоса жасалады. Оның құрылымдық үлгісі төменде келтіріп отыр. АТС тізімдемеге қандай ЭҚ ендірілгенін, олардың қандай форматтарда екенін, сақтауға берілген кезде қандай жұмыстар атқарылғанын, түпнұсқанын қайда сақталғанын, ақпараттық ресурсті қалыптастыру ісі қалай жүргізілгенін, ақпараттық жүйе мен ақпараттық ресурстын иесі кім, ақпараттық ресурс жасау кезінде қандай бағдарламалық қамтамасыз ету жүйесі қолданылды, міне, осы секілді сұрақтарға жауап алу үшін жасалады. Бұл ақпараттар ЭҚ–дың ұзақ уақыт пайдаланылуын қамтамасыз етуге көмектеседі. АТС бүкіл қор (коллекция) бойынша әзірленген тізімделерге арналып жалпы шолу түрінде де, әрбір жеке тізмдеме бойынша да жасалуы мүмкін. Қор құжаттарына арналған жалпы АТС бірінші тізімдемеге салынады. Бұл сипаттаманың соңына құрастырушылары көрсетіледі.

АТС–сы бар файл атауына «ITН» сөзі және тізімдеме мен қор шифрлары қосылады [20].

Үлгіге Ұлыбритания Ұлттық электрондық мәліметтер базасы мұрағатындақабылданған ақпараттық ресурстар сипаттамасы алынып отыр. Оның бірінші бөлімі мұрағаттық сипаттаулар жөнінде ISAD (G) Жалпы халықаралық стандарты ұсынатын сипаттамалық мақалалар–ды қамтиды. Мұнан кейінгі бөлімдер әрі дерек–танымдық, әрі технологиялық сипаттамалар болып келеді. Сипаттаудың көрсетілген стандартын ЭҚ–ды ұйымдастырудың өзге де деңгейлерінде – қорлар, коллекциялар, қорлардың серияларын құруда да қолдануға болады.

Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–ақ ЭҚ–дың қосымша техникалық құралдарсыз–ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық–техникалық база жасау, нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады.

ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:

– электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал ЭҚ–дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді орналастыру;

– қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау;

– ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру;

– ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау;

– ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу;

– ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық негізге көшу;

– ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу;

– Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар;

– ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан («вирустардан» және т.б.) қорғау;

– ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды оқуға арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр–түрі қолданылады: электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада көбейту т.б.

ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын қамтамасыз ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әрі қарапайым компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды ұйымның ЭҚ мұрағатына тапсырар алдында, сондай–ақ мұрағаттын өз ішіндегі ЭҚ–дың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында ЭҚ–дың сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады.

Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20–дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы даналары сақталатын қоймада бөлме температурасының көрсеткіші + 23°С төңірегіне дейін рұқсат етіледі. ЭҚ–дың резервтегі даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 17°С–дан аспауы қажет әрі ауаның салыстырмалы ылғалдылығы мүмкіндігінше төмен болғаны жөн. Дискілерді + 32°С–дан жоғары және – 10°С–дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері – 5°С–ға, салыстьырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. ЭҚ–ды жасаушы–фирманың негіздерді сақтау барысында температуралық–ылғалдылық режимін ұйымдастыру туралы өз ұсыныстары болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым.

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы) даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы қаматамасыз етіледі. ЭҚ–ды тек сыртқы негіздерге ғана жазып сақтау кезінде міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуға тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы және резервтегі даналарын әртүрлі өндірістік фирмаларлан шыққан электрондық негіздерге жазған жөн.

Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.

ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін:

– Сервелерге;

– RAID–массивтерге;

– Компьютерлердің қатқыл дискілеріне («винчестерлерге»);

– Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);

– Магнитті оптикалық дискілерге.

ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:

– резервтік сервелерге;

– резервтік RAID–массивтерге ;

– компьютерлердің қатқыл дискілеріне;

– стримерлік (магниттік) ленталарға;

– оптикалық дискілерге;

– магнитті оптикалық дискілерге;

– сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.

Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге: оптикалық дискілерге; стримерлік (магниттік) ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды.

ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың (негіздердің) әрқайсысына мынадай деректемелер ендіріледі:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық негіз индексі;

– электрондық негіздің статусы:

– негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ»(айрықша құнды құжаттар)және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.

ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:

– ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы;

– Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– Қор нөмірі;

– Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.

Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің сыртқы бетіне) арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға үшкір құралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп, сосын ғана желімденеді.

Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикетка жапсырылып, онда мыналар жазылады:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;

– сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;

– электрондық негіздің статусы:

– қор нөмірі;

– сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;

– негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– ЭҚ–дың шектік мерзімдері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ»(айрықша құнды құжаттар)және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою;

– ЭҚ–дың негізге жазылған уақыты.

Электрондық негіздердің техникалық параметрлерін, дыбыс–бейнелі ЭҚ–дың акустикалық сипатын арнайы аппараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету жолдары арқылы бақылайды. ЭҚ–ы ашылмайтын немесе залалды компьютерлік бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке сөресіне (жәшігіне) бөлектеп қойып, кейін оларды ұйымның қай құрылымдық бөлімшесінен келіп түскен болса, сол жаққа қайтару қажет.

ЭҚ–дың бар–жоғын және жай–күйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай–ақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында да тексеріп отырады.

Осындай жүйелерді Рындин А. өз мақаласында бәрін ашып нақты көрсеткен.

ЭҚ мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту алдында ЭҚ–дың технологиялық жай–күйіне сараптама жасалады. Бірақ бұл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара болып есептеледі. Ол және бүкіл ұйым деңгейіндегі өзгерістер барысында да өткізіліп тұруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мұрағатқа сақтауға берер алдында оларды сақтандыру форматтарына көшірмелеу ісі құрылымдық бөлімшелерде де, электрондық құжаттар мұрағатының өзінде де жүргізіледі [21].

Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.

1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі таңдағы мәселесі

Алматыда 2006 жылдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағатымен бірігіп «Электронды құжат айналымы және электрондық мұрағат» тақырыбына семинар ұйымдастырды. Мұндай шара елімізде республикалық ауқымда тұңғыш рет өткізіліп отыр. Қатысушылар құрамында Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттік, «Ұлттық ақпараттық технологиялар» акционерлік қоғамы, ҚР Ұлттық банкі «Банк сервисі» республикалық мемлекеттік кәсіпорны, сонымен қатар, облыстардың, Алматы мен Астана қалаларының мемлекеттік органдары, ұйымдары мен ұлттық компаниялары, мемлекеттік мұрағаттары өкілдері болады.

Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты директоры В.Шепель кіріспе сөз сөйледі. Содан соң сөз кезегі Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының орынбасары Р.Сариеваға берілді. Ол өз сөздерінде электронды құжат айналымы мен электрондық мұрағаттарға қатысты көкейкесті мәселелерді шешу, құжаттамаларды электрондық негізде сақтау және осы бағыттағы стратегияларды айқындау қажеттілігі тұрасында өз ойларын ортаға салды. Мемлекеттік органдарды ақпараттандыру мен «электронды үкімет» инфрақұрылымын қалыптастыру жөніндегі мемлекеттік бағдарламалар аталмыш мәселелердің маңздылығын арттыра түсті [22].

Қазақстан Республикасы Премьер–Министрі Кеңсесінің бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің орынбасары А.Слободянюк электронды құжат айналымын елдегі мемлекеттік органдар мен мемлекеттік мекемелерге енгізу проблемасына тоқталды [23].

Ақпарат және мұрағат комитетінің бөлім бастығы А.Мустафинаның баяндамасында электронды құжат айналымының және электронды құжаттарды ведомствалық сақтаудың нормативтік құқықтық әрі әдістемелік базаларын дамыту жөніндегі көкейкесті мәселелер айтылды. «Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің банк бюросы» мемлекеттік кәсіпорыны Ақпараттық жүйені жобалау және әзірлеу басқармасы бастығы Е.Самойленко, [24] Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты директорының орынбасары В.Чупров, Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатының мұрағаттық технологиялар бөлім бастығы С.Чернова [25] және т.б. хабарламаларында ҚР Ұлттық банкі электрондық мұрағатының, Мәскеу қаласы электрондық негіздегі құжаттар орталық мұрағатының электрондық негіздегі құжаттар бойынша жұмыс жүргізу тәжірибелері және электрондық мұрағат ұйымдастыру мен оны іске қосу мәселелері сөз болды. А.Қырғызбаева электронды құжат айналымында және электрондық мұрағатта электронды цифрлық қолтаңбаны қолдану мәселесін сөз етті [26].

Жоғарыда айтылған мәселелер бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде семинарға қатысушылар мындай негізгі ұсыныстарды әзірледі. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек;

– электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;

– электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;

– электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрптты нұсқаулық;

– тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;

– мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;

Осымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу қажеттілігі айтылды. Атап айтқанда;

– құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;

– мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;

– құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;

– Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде және мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми–анықтамалық аппарат жасау және сипаттау әрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету;

Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет деп танылды.

Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:

– іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;

– мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету;

Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттіктен мемлекеттік органдардағы ақпараттық жүйе бойынша жұмыс жүргізуші кадрлар құрамын нығайтуға байланысты көмек сұрау.

Билік органдары мен ұйымдарда электрондық құжаттар мұрағатын жасақтау, ұйымдастыру және іске қосу мәселелерінің көкейкестілік сипаты жыл өткен сайын арты түсуде. Олар қағаз құжаттармен бірге ұйымның бірыңғай құжаттамалық қорын құрайды. Ұйым мұрағатындағы ақпараттың бұл екі түрін де (қағаз және электрондық) тұтас бірлікте қарастыру шарт.

Осыған байланысты электрондық ақпарат ресурстарын сақтау мен бұл істе кездесетін қиындықтарды жеңу жолдары мұрағаттың мұндай түрін ұйымдастыру методологиясында маңызды мәнге ие.

Мұрағатшылар құжаттарды (басқару құжаттары, фотосуреттер, пошта карточкалры т.б.) дәстүрлі әдіспен қабылдайды, яғни ақпараттың материалдық негіздерін сақтауға алады және оған қол жеткізілуін қамтамасыз етеді. Қазіргі кезде электрондық ақпаратты басқару міндеті туындап отыр. Ұйымдарда қандай электрондық құжаттар қалыптасады және сақталады? Бұлар:

– жобаларды әзірлеу кезінде пайдаланылған қағаз құжаттардың мәтінді және басқа материалды файлдары;

– бухгалтерия, кадрларды басқару, іс қағаздарын жүргізу жүйелеріндегі ақпараттық–іздестіру бағыты бойынша мәліметтер базасы;

–ақпараттық анықтамалық жүйелер–біріншікезекте, құқық пәндері бойынша барлық заңдар және нормативтік актілердің көшірмелері түріндегі ақпаратты қамтитын құқықтық және нормативтік жүйелері, т.б.

«Электрондық құжаттың» ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнын), материалдық негізді, деректемелер мен құжат әзірлеу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқалардың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электрондық құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.

Бұған алыс шетелдердің кітапханалары мен ғылыми мекемелерінде жатқан құнды тарихи құжаттарды іздеу мен алуды қосыңыз. Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан мұрағаттардан құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары – жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Қысқасы, мамандар даярлау мәселесінің көлденеңдеуі мен білікті мұрағатшылардың болмауы мұрағат ісін қожыратып жіберген. Ендеше, сала қызметкерлері еңбегінің тартымдылығын арттыру мен оларға жалақы беру жүйесін жетілдіру жайы түбегейлі шаралар қабылдауды қажетсінетіні ақиқат [27].

Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар:

– электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік–әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық–технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.

– атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынщша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі.

– басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі.

– құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.

Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы ғана. Енді алда келесі кезең – электрондық құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді жүйесін жасау кезеңі тұр. Бұл технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтиды. Бізге мәлім алғашқы тәжірибелер Беларус мұрағаттарынан алынды. Сондықтан Қазақстан мұрағаттары да сол шараларды атқарды [28].

Потапенко М. өз мақаласында электрондық құжаттар мұрағаты мынадай анықтама береді – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де емес.

Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электрондық құжаттар мұрағаты (соның ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер мен болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми–анықтамалық аппаратын жетілдіру секілді іс–шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Құжаттарды есепке алудың өзіндік ерекшеліктері болады.

Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады. Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек. Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі. Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша рәсімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.

Мұрағаттар атқарылған құжаттар мен жабық істерді қайта пайдалану ісін ұйымдастыру үшін құрылады. Мұндай мүмкіндікке ие болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет:

– ұзақ мерзімге арналған құжаттама саясатын айқындау және соған сәйкес құжаттарды топтап, олардың сақталу мерзімдерін белгілеу;

– мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа сәйкес іріктеу;

– осы құжаттар бойынша тиімді анықтамалық–іздестіру жүйесінің болуы;

– құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз ету, яғни белгіленген уақытқа сәйкес жүйелі түрде олардың есебін алып отыру (инвентаризациялау);

– құжаттарды пайдаланған кезде олардың жоғалу қаупін мейлінше азайтатын жұмыс тәсілдерін ендіру.

Құжат әзірлеуші ұйымдар жөнінде біз не білеміз? Электрондық құжаттарды сақтаудың ұзақ мерзімдік саясаты әзірге жоқ. Істер номенклатурасына электрондық құжаттар мен мәліметтер базасы енбейді. Электрондық құжаттар есебі ұйымдарда не бүтіндей жүргізілмейді не жеткіліксіз дәрежеде ғана жүргізіледі. Электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау – ұйымда электрондық мұрағат құрудың негізгі мәні болып табылады. Әйтсе де мұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық құжаттардың сақталу жайы туралы айту үшін ең алдымен олар жөнінде нақты мәліметтер болуы шарт. Егер электрондық құжаттар сыртта сақталатын негіздерге жазылған болса, онда олардың есебін ретке келтіру оңай.

Электрондық құжаттарды сақтау мен пайдалануға байланысты жұмыс әдістері туралы әңгімені одан әрі жалғамас бұрын сол электрондық құжаттарды мұрағаттық сақтау ісіне байланысты бірқатар терминдер мен олардың анықтамаларына тоқталып өтуге тура келеді.

Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (ЭҚ) есебін жүргізудің қағаз құжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке мұрағаттық шифр белгленеді: мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақапараттық ресурстың (тізімдеменің) нөмірі, сондай–ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін ұйымда бұған арнайы бөлінген маман жүргізуі қажет. Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді. Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді.

Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады:

– ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау;

– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу;

– ЭҚ–ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;

– ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін;

– ЭҚ–дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау;

– ЭҚ–дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру;

– Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.

Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді:

– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ нұсқасы түсірілген негізге де, сондай–ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады;

– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт;

–ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;

– ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;

– Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;

– Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт.

Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық.

Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген анықтамалық т.б. [30].

Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады,сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады.

Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады.

Компьютерлік сақтандыру форматтарының тізбе ұсынылып отыр. Бұл және қосымша нормативтік және әдістемелік құжаттар арқылы толықтырылуы мүмкін.

Кез–келген мәтінді немесе ақпаратты компьютерге енгізу барысында төмендегі құралдарды қатаң сақтауға тиіспіз;

1. Мәтінді электрондық құжаттар үшін:

ASCII (American Standard Code for Information Interchange), осы формат: мәтін DOS(.txt)

XML ( eXtensible Markup Language)

2. Электрондық кестелер түріндегі мәліметтер базасы үшін:

ASCII (.txt)

XML ( eXtensible Markup Language)

3. Реляциялық мәліметтер базасы үшін:

ASCII(.txt)

XML ( eXtensible Markup Language)

4. Графикалық құжаттар (жоспарлар, схемалар, суреттер,фотосуреттер) үшін:

TIFF(Tag Image File Format),. Tiff

JPEC (Joint Photographic Experts Group),. jpg

5. Дыбыстық құжаттар үшін:

AIFF(Audio Interchange Fike Format),. aif

6. Бейнелі (видео) құжаттар үшін:

MPEG(Motion Picture Experts Group),.mpg [31]

Мұрағаттан ЭҚ–ды алып беру реті өзгу негіздегі құжаттарды алып беру тәртібімен бірдей .

Жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша мұрағат ұйым басшысының рұқсатымен қолданыстағы заңнамаларға сәйкес ЭҚ–дың сыртқы негізге түсірілген даналарын (түпнұсқа ЭҚ–дың сақтандыру форматына және қолданыстық форматқа түсірілген нұсқаларын) әзірлейді.

ЭҚ–дың жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша әзірлеген нұсқаларына мұрағат бекіткен куәлік парағы тіркелді. Онда құжаттардың іздестіру мәліметтері беріледі. ЭҚ–дың нұсқалары тапсырыс берушілерге немесе олардың сенім білдірген адамдарына қолма–қол тапсырылады, көрсетілген адрес бойынша поштамен де жіберіледі.

ЭҚ–дың тапсырылған нұсқалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі.

Жұмысымды жазу барысында ЭҚ тек қана мұрағаттарда емес, сондай–ақ мемлекет аппаратында, түрлі мекемелерде қолдагылатынын атап кеттім. Ал, енді тікелей ұйымдарда қандай тәсілмен жүзеге асатынын, кейін де қандай тәртіппен мұрағатқа тапсырылатынына тоқталсақ:

Ұйымда ақпараттық ресурстарға арналып тізілім (реестр) жасалады. Бұл ұйымда әзірленген ақпараттық ресурстардың тізімдемелері мен картотекалары жиынтығы сипатында болады. Мұнда тізімге енген электрондық құжаттардың негізгі технологиялық сипаттары көрсетіледі және сандық көрсеткіштері беріледі. Ақпараттық ресурстардың номенклатурасы мен тізілімін жасау жауапкершілігі ұйымның құжаттаманы басқару қызметіне жүктеледі.

Мәліметтер базасы жазбаларының топтары немесе орындалып жатқан және орындалған электрондық құжаттар файлдары істер номенклатурасына сәйкес компьютерлік папкілерге (директорилерге) қалапталады. «Әмбебап» «Іс»–папкаларды номенклатураға ендіргенде бағаналар былайша топтырылады:

– істер номенклатурасының 1–бағанасына номенклатураға енген әрбір компьютерлік «іс» – папка мен мәліметтік база индекстері қойылады. Қағаз негізге де, электрондық негізге де, түскен бірдей құжаттарға цифрлық бөліктері бірдей индекстер қойылуы керек. Тек электрондық құжаттар үшін «ЭҚ» (электрондық құжат) белгісі қосымша белгіленеді.

– 2 бағанада компьютерлік папкі– «істердің» тақырыптары мен мәліметтік базалардың тақырыптары (атаулары) жазылады. Мәліметтік базалар істер номенклатурасына дербес жеке папкілер ретінде ендіріледі. Мәліметтер базасының тақырыбы оның толық және қысқаша атын, оның құрылымдық және технологиялық сипатын (мәліметтер базасының құжаттық бағдары, реляциялық мәліметтер базасы, мәліметтер базасының нысандық бағдары, геоақпараттық жүйе т.б.) қамтуы тиіс.

– 3–ші бағанада папкі – «істердің» саны мен мәліметтер базасының файлдары ендірілген компьютерлік папкілер саны көрсетіледі.

– 4 бағанадаэлектрондық құжаттардың тізімдеме бойынша сақталу мерзімдері жазылады..

– Мәліметтер базасына арналған 5 бағанада компьютерлік папкі – «істер» үшін тізілімдегі (реестрдегі) ақпараттық ресурстар нөмірі көрсетіледі. Тізілім нөміріне қосымша « ЭҚ »белгісі қойылады.

Күнтізбелік жылдың аяқталуына байланысты қорытынды жазба қағаз негіздегі және электрондық негіздегі құжаттарға жеке–жеке бөлек жазылады.

Істер номенклатурасының қорытынды жазбасындағы мәліметтер міндетті түрде ұйым мұрағатына жауапты тұлғаға хабарланады. Бұл жөнінде номенклатураға белгі соғылады және белгі соққан адамның лауазымы көрсетіліп, қолы қойылады.