Создание вспомогательных таблиц
Вспомогательные таблицы создаются с помощью конструктора. В таблицах отмечены ключевые слова, ключевые поля, а так же в общих свойствах поля задана длина (размер) поля, соответствующая данным этого поля.
Я создал вспомогательная таблицу «Элементы схемы» с помощью конструктора. Ключевое поле в этой таблице – код элемента и ему задан числовой тип данных, так же присутствует поле – Элемент схемы ему задан текстовый тип данных.
Таблица Элементы схемы в режиме конструктора
| Имя поля | Типы данных (ограничения) | Ключ | Ссылки | Примечания |
| Код элемента | Числовой (байт) | Ключевое поле | ||
| Элемент схемы | Текстовый (50) | Вводится название элемента схемы |
Создание основной таблицы
Основную таблицу я создал так же, как и вспомогательную, с помощью конструктора. При ее создании обязательным является использование полей со списком для ссылок на объекты, коды которых образуют ключевые поля вспомогательных таблиц. После создания таблиц нужно создать схему данных.
Основная таблица в режиме таблицы
| Имя поля | Типы данных (ограничения) | Ключ | Ссылки | Примечания |
| Код | Числовой(байт) | Ключевое поле | ||
| Код элемента | Числовой(байт) | Ссылка на таблицу «Элементы схемы» | Выбирается элемент схемы из таблицы Элементы схемы | |
| Спецификация | Текстовый(50) | Указывается спецификация | ||
| Условное обозначение | Поле объекта | Добавляется изображение с условного обозначения элемента |
2 этап. Создание схемы данных
Для того чтобы создать схему данных я использовал следующий пункт меню: Сервис / Схема данных, также можно использовать соответствующую кнопку на панели инструментов.
Используя диалоговое окно, появившееся после нажатия данной кнопки, выбираю таблицы необходимые для включения в схему данных - это все вспомогательные и основная таблица. Устанавливаю необходимые связи между таблицами. При создании схемы данных я установил контроль ссылочной целостности.
3 этап. Ввод данных в таблицы
После создания таблиц в режиме конструктора я ввел в них необходимые данные. Данные во вспомогательную таблицу я ввел в режиме таблицы.
Ввод данных в основную таблицу я осуществил, используя форму, для создания которой предварительно построил схему данных.
4 этап. Создание формы
Форму я создал в режиме Мастера форм. В диалоговом окне данного режима я выбрал поля таблиц, включаемых в форму.
Потом я произвёл ввод необходимых данных.
5 этап. Создание запросов
Запросы создаются с целью отбора данных из таблиц по некоторым критериям. Я создал 2 запроса на выборку: по Элементу схемы, по Спецификации. Например, запрос по Спецификации
Результаты запроса удобно использовать в качестве источника информации для составления отчета.
6 этап. Создание отчетов
В созданной базе данных необходимо создать отчеты по спроектированным запросам, а также сводный отчет по всем таблицам.
Отчет я создал с помощью мастера отчетов, а потом отредактировал его в режиме конструктора. Мой отчет содержит группировки данных (итоговых строк не имеет). Например, отчет по Элементу схемы.
Сводный отчёт
Отчет в сочетании с запросом позволяет отобрать из базы данных требуемую информацию, сгруппировать итоговые записи и автоматически получить итоговые строки. Отчет можно напечатать, выбрав пункт меню Сервис/Связи с Office/Публикация в Microsoft Office Word.
Заключение
Проделанная работа по курсовой работе позволяет сделать следующие выводы:
- Чтобы сделать любую базу данных Microsoft Access надо изучить предметную область и составить таблицы, в которых будет отображаться эта предметная область
- После составления таблиц идет их связывание
- По связанным таблицам составляются запросы, формы, отчеты.
Полученный опыт по курсовой работе, я надеюсь, позволит мне в практически любой организации, ознакомившись с ее работой, создать прототип базы данных и вести сопровождать эту базу данных при условии дальнейшего изучения Microsoft Access.
В моей работе в качестве предметной области рассматриваются Основные условные обозначения для кинематических схем и узлов. Моя база данных служит для поиска нужного элемента схем и выдачи данных о нем.
Литература
1. Металлорежущие станки : альбом общих видов кинемат. схем и узлов / А. М. Кучер, М. М. Киватицкий, А. А. Покровский; под общ. ред. А. М. Кучера – Л.: Машиностроение, Ленингр. отд-ние, 1972. – 306 с.
2. http://www.smsreferat.ru/skachat/informatika/Sovremennyy-yelektronnyy-ofis/