Анализ структуры и функций службы делопроизводства
Введение
Производственную практика проходила на базе торговой фирмы ООО «Белочка» магазин»Дочки-Сыночки».
Общество с ограниченной ответственностью «Белочка» является коммерческой организацией, осуществляющей торгово-закупочную деятельность. Дочки и Сыночки – сеть супермаркетов товаров для новорожденных
и детей дошкольного возраста.. На основе Устава, зарегистрированного Администрацией г. Белгород, учредителями ООО «Белочка» являются физические лица. Общества с ограниченной ответственностью получили наибольшее распространение в России. Обществом с ограниченной ответственностью является коммерческая организация, созданная одним или несколькими лицами, уставной капитал которой разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам, но несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости вложенных ими вкладов.
Участник общества с ограниченной ответственностью вправе свободно произвести отчуждение своей доли или ее части любому другому участнику. Однако такие действия в отношении третьих лиц ограничены правом преимущественного приобретения другими участниками общества и даже могут быть запрещены Уставом.
Управление деятельностью общества с ограниченной ответственностью осуществляет его высший орган – общее собрание участников и исполнительный орган – коллегиальный или единоличный.
Участник общества в любой момент может выйти из него, независимо от согласия других участников. В этом случае ему должны быть выплачена стоимость части имущества, соответствующей его доле в уставном капитале.
Предприятие ООО «Белочка» является юридическим лицом: имеет собственный баланс, обособленное имущество, проданное по договору Учредителем на право полного хозяйственного ведения, имеет расчетный и иные счета в банках, может от своего имени заключать договоры и выступать в судах, арбитражном и третейском судах, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности.
ООО «Белочка» отвечает по обязательствам своим имуществом. Учредитель не несет ответственности по обязательствам компании, равно как ООО «Белочка» не отвечает по обязательствам Учредителя.
Торговая фирма «Белочка» арендует торговые площади в 45 городах России.
Общая площадь магазинов составляет 1800 кв. м (сюда входит площадь торговых залов, подсобных помещений, складов). По своей товарной специализации это специализированные магазины, ассортимент которых построен на детских товарах. Помещения магазинов располагаются в торговых комплексах. Часть товаров хранится в складских и подсобных помещениях магазинов. Отдельных складов торговая фирма не имеет.
Анализ структуры и функций службы делопроизводства
Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. На предприятии нет положения о службе делопроизводства, должностной инструкции секретаря и другого персонала, схемы документооборота организации, номенклатуры дел и других подобных документов.
Структура службы делопроизводства представлена секретарем.
Организационная структура управления выглядит следующим образом.
| Генеральный директор |
| Технический директор |
| Директор по продажам |
| Производственный персонал |
| Менеджеры по продажам |
| секретарь |
| Бухгалтерия |
| юрист |
Рис. 1 – Организационная структура управления ООО«Белочка»
На предприятии существует смешанная форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.
Проанализируем, как осуществляются функции службы делопроизводства, исходя из функций, перечисленных в параграфе.
Начнем с контрольной функции.
Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТом Р 51141-98.(11), не все положения которого соблюдаются. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами).
Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.
Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом (10) Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем.
Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем и юристом. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия.
Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.
Проанализируем организационные функции службы ДОУ:
Подготовка к докладу руководству поступающих документов осуществляется секретарем и другими сотрудниками. За организацию своевременного рассмотрения документов руководством организации никто на предприятии не отвечает. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.
Организацией хранения документов в структурных подразделениях занимаются руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и подготовкой документов для архива. У бухгалтерии свой архив, у технической службы – свой, у отдела кадров также свой архив.
Организацией работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива (7, 8, 9, 11) частично занимается отдел кадров в части хранения личных дел. Архива как службы на предприятии не существует.
Организацией делопроизводства по обращениям граждан занимается секретарь. Разработкой (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами никто не занимается.
Проанализируем осуществление контрольных функций:
Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы) никто не осуществляет, так как нет лица, ответственного за это. Контроль за сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив также никто не осуществляет.
Организацией контроля за работой с документами в структурных подразделениях никто не занимается, нет ответственного лица.
Обобщением сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическим информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности ни на кого не возложены.
Обеспечением хранения дел и оперативного использования документной информации занимаются сотрудники подразделений в пределах документов, относящихся к их компетенции в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов (7), образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Документы хранятся по разным отделам, что затрудняет учет, обеспечение их сохранности, их своевременное использование в работе.
Проанализируем методические функции, выполняемые службой ДОУ:
Разработкой номенклатуры дел организации занимается секретарь, юрист, бухгалтерия и отдел кадров. Порядокоформления,согласованияиутверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (8). На предприятии не соблюдается унифицированная форма формуляра номенклатуры дел. На предприятии нет должностной инструкции секретаря, табеля форм документов.
Проведением экспертизы научной и практической ценности документов никто не занимается.
Можно сделать выводы о том, что не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы Р 51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-200, требования ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.
2.Документирование деятельности магазина «Дочки-Сыночки».
В ООО«Белочка» при составлении документов применяется Инструкция по делопроизводству.
Инструкция определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами.
Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников предприятия.
С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в организации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
К основным организационно-распорядительным документам ООО «Белочка» относятся:
- приказы
–Распоряжения
- решения
Организационно-распорядительные документы содержат положения, обязательные для исполнения, и являются правовой основой деятельности подразделения. С точки зрения срока относятся к бессрочным и действуют до ее отмены или до утверждения новых документов. Датой организационно-распорядительных документов является дата утверждения. В процессе подготовки организационно-распорядительные документы обязательно проходят согласование (визирование).
Приказ издается руководителем организации в целях решения текущих и перспективных задач стоящих перед организацией.
Приказ содержит обязательные поручения для подчиненных организации, структурного подразделения и должностных лиц.
В ООО«Белочка» основными видами приказов являются:
- приказы по организационным вопросам;
- приказы по основной или производственной деятельности;
- приказ по личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются с целью:
- создание отдельных структурных подразделений;
- создание, ликвидация или реорганизация предприятия;
- утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и иных изменений.
Приказы по основной деятельности издаются с целью:
- обеспечения оборудованием, материалами, помещениями для эффективной работы предприятия;
Приказы по личному составу имеют следующие цели:
- обеспечение приема на работу персонала;
- оформление поощрения работников и наложение взысканий;
- оформление увольнений работников.
В ходе практики мною был изучены приказы, такие как:
- приказ об увольнении
- приказ о приеме работника на работу
- приказ о предоставлении отпуска работнику
- приказ о переводе на другую работу
Все реквизиты приказов оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Приказ подписывается руководителем организации.
Распоряжение как правило издается руководителем организации или его заместителем по вопросам повседневной производственной
деятельности предприятия. Распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организации и должностных лиц.
Решение является правовым актом предприятия, создаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Данные решения принимаются в результате обсуждения вопросов на заседании коллегиальных органов.
Основными информационно-справочными документами предприятия являются:
- служебная записка
- внешняя докладная записка;
- справка
- докладная записка;
- акт .
3.Организация документооборота в магазине «Дочки-Сыночки»
В ООО«Белочка» порядок составления и оформления служебных документов определяются инструкциями по делопроизводству.
В основном управленческие документы готовят сотрудники подразделения, компетенцию которых входит интересующий их вопрос.
Наиболее распространенный способ создания документов, когда специалисты сами cоставляют документы, а затем согласовывают их директором предприятия. При составлении документов используется компьютерная программа MS Office Word.
В организации при составлении документов используют бланки, изготовленные полиграфическим способом (в типографиях). В основном они используются при подготовке приказов и распоряжений предприятия.
Приказы (распоряжения) издаются на основе федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства финансов Российской Федерации.
Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими структурными подразделениями предприятия по поручению его руководства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.
Приказы оформляются на общем бланке документа с указанием вида документа (приказ). В состав реквизитов приказа входят следующие:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер;
- место составления документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- виза согласования документа.
Текст приказа печатается 13 шрифтом Times New Roman, через полуторный интервал. Текст приказа состоит из двух частей:
- констатирующей;
- распорядительной.
В констатирующей части излагается основание, причины побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.
Распорядительная часть начинается со слова приказываю, которое печатается без кавычек с новой строки. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты. Приказ подписывает генеральный директор предприятия.
Распоряжения оформляются на общем бланке документа с указанием вида документа (распоряжение). В состав реквизитов приказа входят следующие:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер;
- место составления документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- виза согласования документа.
Письма в адрес других (сторонних) организаций и учреждений оформляются в подразделениях организации на специальных бланках с соблюдением требований Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства предприятия. Сроки подготовки методических, информационных и других инициативных писем определяются руководителем ООО«Белочка» или его заместителями.
Внутренние документы оформляются (как правило) в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения.
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот.
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в организации используются печати с содержанием полного фирменного наименования на русском языке и указанием его местонахождения. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускается.