Упражнение № 2. Создание нового проект в Microsoft Project 2010 на основе одного из имеющихся в программе шаблонов.

Создавать новый проект в Microsoft Project 2010 целесообразнее всего на основе одного из имеющихся в программе шаблонов. Для этого в самой программе необходимо нажать в меню «Файл» на вкладку «Создать» и выбрать из имеющихся, например на компьютере. Просмотрев список доступных шаблонов, вы сможете получить представление о том, какие задачи удобно решать средствами этой программы. Так, есть шаблоны для создания таких проектов, как разработка программного обеспечения, строительство торгового комплекса, подготовка годового отчета, расширение отдела обслуживания клиентов и т.д. Если среди более чем четырех десятков шаблонов не нашлось подходящего, вы можете выбрать тот, который больше всего подходит по смыслу, или же создать проект "с чистого листа".

Создав документ на основе шаблона, вы увидите множество разнообразных полей, которые уже заполнены. Рассмотрим в качестве примера проект переезда компании в новый офис. Если компания достаточно велика, то на это может уйти несколько месяцев. Проект можно разделить на несколько этапов и включить в каждый из них те задания, которые необходимо выполнить. Например, такими этапами могут быть: от двух до шести месяцев до дня переезда, один-два месяца до переезда, две-четыре недели до переезда, от одного дня до двух недель, день переезда и день после переезда.

Для каждого этапа определяется набор задач, например, за две-четыре недели до переезда необходимо заказать систему безопасности, подключить международную телефонную связь, избавиться от старой офисной мебели и т.д.

Для каждой задачи указывается, сколько дней понадобится на ее решение, какая задача обязательно должна быть выполнена перед ней, выбирается человек, ответственный за выполнение. Очень удобно, что если время, требуемое на выполнение задачи, будет уменьшено или увеличено, то и общее время работы над проектом сразу же изменится соответствующим образом.

Щелкнув по задаче, можно вызвать окно, в котором при необходимости указываются ее расширенные настройки. Например, если пока что точно неизвестно, сколько времени займет выполнение задачи, то можно установить флажок "Предварительная оценка". Тут же указывается приоритет задачи и процент ее выполнения.

Для некоторых задач важнее всего сроки исполнения, для других сроки не так важны, зато обязательно нужно вписаться в определенный бюджет. Все эти нюансы могут быть учтены при настройке параметров каждой задачи. При необходимости для задач можно устанавливать ограничения по срокам, выбирая фиксированную дату начала или окончания или же указывая дату, не раньше или не позже которой нужно начать или завершить работу над ней. На вкладке "Предшественники" можно просмотреть список задач, которые должны быть выполнены для того, чтобы можно было перейти к данной задаче. Если выполнение предварительных задач задерживается, это можно увидеть тут.

На вкладке "Ресурсы" можно указать тех сотрудников, которые будут работать над выполнением задачи. Во многих случаях удобно снабжать задачи заметками, которые могут помочь в их выполнении. Например, если стоит задача по избавлению от устаревшей офисной техники, в заметках можно указать, что ее можно решить, проведя аукцион среди сотрудников компании.

Интересно, что если для задачи не указано время, требуемое на ее выполнение, Microsoft Project автоматически пометит ее как веху. Вехой, например, может быть задача под названием "Окончание второго этапа". В категории "Предшественники" для такой задачи можно указать те задачи, которые необходимо выполнить в рамках второго этапа, сама же эта задача станет предшественником для всех задач третьего этапа, к которому нужно будет перейти после завершения второго. При необходимости как веху можно пометить любую задачу, а не только ту, для которой указана нулевая продолжительность.

Одно из преимуществ Microsoft Project перед Excel в том, что для оценки продолжительности выполнения проекта пользователю не нужно строить формулы, так как в программе есть календарь, на котором можно отмечать даты выполнения задач. Работа с календарем очень удобна: например, если сроки сдвинулись, можно просто захватить мышью ту или иную задачу и передвинуть ее на другую дату. На календаре также можно устанавливать связи между задачами. Существует три основных типа связей: когда задачи должны выполняться параллельно и полностью совпадать по времени, когда время их выполнения может частично совпадать и когда вторая должна начинаться лишь тогда, когда будет завершена первая.

Упражнение № 3. Меню «Вид»

В Microsoft Project предусмотрено множество вариантов просмотра информации о проекте. Для выбора нужного представления можно использовать меню "Вид". Если вы часто переключаетесь между несколькими режимами просмотра, то удобно отобразить панель представлений, которая появится в левой части экрана.

По умолчанию в программе используется представление данных в виде "Диаграммы Ганта". В нем можно увидеть начальные и конечные даты выполнения всех задач, продолжительность, которая определена для каждой из них, ответственных за выполнение.

В режиме "Сетевой график" этапы проекта отображаются в виде элементов диаграммы, которые связаны между собой стрелками. В этом режиме удобно отслеживать зависимости между этапами проекта.

Режим "Диаграмма Ганта с отслеживанием" позволяет работать с таблицей и визуальными данными одновременно. В этом режиме те задачи, выполнение которых наиболее важно, выделены красным, что сразу позволяет оценить, что наиболее важно в данный момент. Менее важные задачи выделяются синим.

В Microsoft Project есть также несколько режимов, в которых удобно работать с ресурсами, необходимыми для выполнения проекта. Так, можно быстро посмотреть, какой будет зарплата веб-мастера, сколько рабочих дней уйдет у бухгалтера на подготовку документов, на какой срок необходимо нанимать внештатного программиста и т.д.

Упражнение № 4. Использование консультанта для начала нового проекта

Для помощи в создании нового проекта в Project включен консультант, содержащий простые для выполнения инструкции. Кроме того, консультант можно использовать для ввода задач, назначения ресурсов, отслеживания хода выполнения проекта и составления отчета о состоянии проекта.

Включение консультанта.

1. Чтобы включить консультант, в меню Сервис выберите пункт Параметры, после чего перейдите на вкладку Интерфейс.

2. В разделе Параметры консультанта установите флажок Открывать консультант.

! Если в организации разработан собственный консультант с инструкциями и мастерами, переупорядоченными и измененными в соответствии с конкретными деловыми нуждами организации, можно перейти к настраиваемому макету или содержимому организации.

Чтобы развернуть собственный консультант в организации, необходимо изменить консультант в глобальном корпоративном шаблоне.

1. Для этого в меню Сервис выберите пункт Параметры, после чего перейдите на вкладку Интерфейс.

2. В группе Страница функциональных возможностей и макета консультанта раздела Параметры консультанта щелкните Страница пользователя, а затем в поле URL введите адрес страницы. Кроме того, чтобы найти нужную страницу в диалоговом окне Открыть можно нажать кнопку Обзор.

3. В группе Содержимое консультанта щелкните Использовать пользовательское содержимое, а затем введите имя XML-файла в поле XML-файл пользовательского содержимого:. Кроме того, чтобы перейти к нужному файлу можно нажать кнопку Обзор.