Тема 2 Законодавчі, нормативні, інструктивні акти, виконання функцій документаційного забезпечення управління
План
1. Законодавчі, нормативні, інструктивні акти, що регулюють документаційне забезпечення управління на підприємстві бази практики.
Для виконання завдання необхідно:
1. З метою розкриття даного питання необхідно з’ясувати поняття закону, нормативно-правові та підзаконні нормативно-правові акти. Слід зазначити, що у своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України,актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами. Наступним кроком є ознайомлення із законами та іншими нормативними, інструктивними актами, що регулюють документаційне забезпечення управління на підприємстві бази практики. Потрібно скласти перелік нормативно-методичної документації, якої керується секретар щодо організації діловодства в установі, а також зазначити короткий зміст та значення цих документів. Це можуть бути положення Конституції України, закон України, нормативно-правові акти Президента України, КМУ та інші методичні документи:
1. Постанова Кабінету Міністрів України №1242 від 30.12.2011
„ Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ”.
2. ЗУ „Про електронні документи та електронний документообіг” від 31.05.2005 р. №2599-IV.
3. Постанова КМУ № від 14.04.1997 № 348 р.
„Про затвердження інструкції з діловодства за звернення громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.
Самостійна робота
Характеристика інструкції з діловодства, якою керуються при оформленні документів на підприємстві бази практики.
При виконанні даного завдання необхідно зазначити, що Типова інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - установи), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.Далі потрібно охарактеризувати інструкцію з діловодства, якою керуються при оформленні документів на підприємстві бази практики, проаналізувати її розділи, розкрити їх сутність та значення цього документа для організації діловодства. Додати до звіту копію інструкції, а в разі відсутності в установі, запропонувати розроблення інструкції, визначити її структуру, основні положенняЛітература:
1. Кодекс законів про працю України з постатейними матеріалами : офіц. текст : за станом на 1 черв. 2006 р. : зб. нормат. актів. — К. : Юрінком Інтер, 2006. — 306 с.
2. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003.-[Чинний від 2003-07-04].- К.: Держспоживстандарт України, 2006. – 31 ; с. – (Національний стандарт України).
3. Пашутинський Є.К. Діловодство у державних установах: збірник інструкцій / Є.К. Пашутинський -К.:КНТ, 2008. – 596 с.
4. Про електронні документи та електронний документообіг: [Закон України від 2005-31-05N 2599-IV ]: офіц. текст. за станом на 16. 03.2010 р.\\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua
5. Про затвердження інструкції з діловодства за звернення громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. - Постанова КМУ № від 14.04.1997 № 348 р. \\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua
6. Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.- Постанова Кабінету Міністрів України від 30листопада 2011 р. N 1242.\\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua
Тема 3 Документи, їх функції, властивості та ознаки
План
1.Аналіз видів,функцій документів, якими керується діловод (секретар) у своїй роботі на підприємстві бази практики.
2. Ознаки документів, що функціонують в установі бази практики.
Для виконання завдання необхідно:
В установі функціонують різні ділові документи .Потрібно проаналізувати види документів, якими керується діловод (секретар) у своїй роботі на підприємстві бази практики, їх значення. Звернути увагу на те, що за призначенням документи є щодо особового складу, довідково-інформаційні, організаційно-розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні та ін. Н-д: організаційні документи-статут, положення, інструкція, правила. Також потрібно з’ясувати функції та ознаки документів, що функціонують в установі бази практики.
Самостійна робота
Характеристика властивостей, притаманних для документів.
При розкритті питання необхідно вказати, що документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Найбільш значимі властивості такі:
1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;
3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа. Далі потрібно визначити, які властивості притаманні для документів.
Література:
1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).
2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.
3. Комова М.В. Документознавство: Навч. посібник / Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц.наук. – Львів, Тріада плюс, 2007. – 294 с.
4. Палеха Ю. І., Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. – К. : Ліра-К, 2008. – 393 с. :
5. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с. .
Тема 4 Інформаційна та матеріальна складові документа
План
1. Аналіз методів документування та способи запису інформації, які використовуються у діловодстві підприємства бази практики.
2. Характеристика матеріальних носіїв інформації, на яких оформляються документи в установі бази практики (плівка, диск, папір та інші).
Для виконання завдання необхідно:
1. Насамперед пригадати теоретичний матеріал щодо даного питання.
Метод документування- прийом або сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Код, мова, знак дозволяють передавати інформацію в символічному вигляді, який є зручним для її кодування і декодування.Спосіб документування- дія або сукупність дій, які застосовуються під час запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьба, зафарбовування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний).Запис інформаціїпередбачає фіксування інформації на матеріальному носії. Зараз використовують системи запису інформації (ручну, механічну, магнітичну, оптичну, фотографічну та електростатичну), системи відтворення інформації (ручну, поліграфічну, механічну, магнітичну, оптичну, фотографічну та електростатичну), системи стирання інформації (ручну, магнітну, оптичну, теплову). Зважаючи на ці відомості потрібно проаналізувати методи документування та способи запису інформації, які використовуються у діловодстві підприємства бази практики.
2. Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. Тому в другому питанні студент повинен охарактеризувати основні носії документної інформації, які використовуються діловодною службою.
Самостійна робота
Аналіз типів письма, які використовуються у документах в установі бази практики.
Розглядаючи питання, слід вказати на визначення поняття «письмо». Письмо- знакова система фіксації мови, яка дозволяє за допомогою графічних елементів передавати мовленнєву інформацію на відстані і закріплювати її у часі. Типи письма: рисункове, піктографічне, вузликове, ідеографічне, шумерське, фонетичне письмо На базі грецького письма виникло латинське, яке послужило основою для більшості сучасних систем письма. Проте в основі сучасних українських друкарських шрифтів. лежить старослов'янський кириличний шрифт. З’ясувавши теорію, проаналізувати та вказати, який тип письма використовуються у документах в установі бази практики.
Література:
1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).
2. Комова М.В. Документознавство: Навч. посібник / Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц.наук. – Львів, Тріада плюс, 2007. – 294 с.
3. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с. .
Тема 5 Документи на новітніх носіях інформації
5.1 Створення електронних документів
План
1. Новітні носії інформації, на яких створюються, зберігаються документи.
2. Характеристика документів за характером зв’язку з технологічними процесами в автоматизованих системах на підприємстві бази практики.
Для виконання завдання необхідно:
1. Поняття "новітній" і "нетрадиційний" документ багато в чому умовні й служать для назви групи документів, що на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у виді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у виді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет), тощо.
Виконуючи це завдання, необхідно визначитина яких вищевказанихновітніх носіїях інформації, створюються, зберігаються документи установи.
2. За характером зв'язку документів в автоматизованих системах розрізняють: машинно-орієнтований документ, призначений для запису й зчитування частини інформації, що міститься в ньому, засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет;
документ, який читає машина, придатний для автоматичного зчитування інформації, яка міститься в ньому, за допомогою сканера (текстові, графічні й інші види запису, поштовий індекс);
документ на носії, котрий читає машина, створений засобами обчислювальної техніки та записаний на носій, який читає машина: магнітну стрічку (МС), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск – і оформлений у встановленому порядку;
документ-машинограма (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки й оформлений у встановленому порядку;
документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки та відображений на екрані дисплея (монітора), оформлений у встановленому порядку;
електронний документ, що містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.
Отже, у другому питанні дати характеристику тим документамза характером зв’язку в автоматизованих системах, які є в наявності на підприємстві бази практики.
Самостійна робота
Створення електронного документа (журнальну вирізку, статтю), що буде відскановано на ПК та відтворений на папір за допомогою принтера
1. Виконуючи завдання, потрібно описати етапи створення електронного документа (журнальної вирізки, статті за фаховою темою) та відтворення його на папері за допомогою принтера.
Додати до звіту документ.
Література:
1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).
2. Комова М.В. Документознавство: Навч. посібник / Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц.наук. – Львів, Тріада плюс, 2007. – 294 с.
3. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с. .