Технологія формування документів у середовищі Word

ЗМІСТ

ВСТУП.. 8

1 ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ В СЕРЕДОВИЩІ WORD.. 10

1.1 Технологія формування документів у середовищі Word. 10

1.2 Запуск і елементи вікна Microsoft Word. 11

1.2.1 Вікно Microsoft Word. 11

1.2.2 Панелі інструментів. 12

1.2.3 Додання нового меню на панель інструментів. 12

1.2.4 Створення панелі інструментів. 13

1.3 Налаштування інтерфейсу користувача. 13

1.4 Робота з текстом. 14

1.4.1 Копіювання і переміщення тексту. 14

1.4.2 Нумеровані і марковані списки. 15

1.4.3 Створення або видалення нумерації або маркування списку. 15

1.4.4 Зміна номерів і маркерів списку. 16

1.4.5 Виправлення помилок. Команди «Отменить» і «Повторить». 16

1.4.6 Набір тексту в режимі заміщення. 16

1.4.7 Введення символів, відсутніх на клавіатурі 17

1.4.8 Форматування символів. 17

1.4.9 Створення буквиці 17

1.4.10 Використання WordArt 18

1.4.11 Розташування і вирівнювання тексту. 18

1.4.12 Створення колонтитулів. 25

1.4.13 Вставлення номерів сторінок. 27

1.4.14 Стилі і заголовки. 28

1.4.15 Розміщення переносів. 28

1.4.16 Пошук і заміна тексту. 30

1.4.17 Перехід до елементів документа. 32

1.4.18 Перевірка орфографії і граматики. 32

1.4.19 Підбір синонімів і антонімів. 33

1.5 Використання колонок. 33

1.6 Робота з таблицею.. 34

1.6.1 Створення таблиці 34

1.6.2 Створення діаграми на основі таблиці 35

1.6.3 Форматування таблиці 35

1.7 Створення і друк конвертів. 36

1.7.1 Введення адреси і друк конверта: 37

1.7.2 Друк спеціального тексту і рисунків на конвертах. 37

1.7.3 Друк конвертів, створених шляхом злиття зі списком
розсилання. 37

1.7.4 Створення зворотної адреси для конвертів. 38

1.7.5 Друк адреси на поштовій наклейці 38

1.8 Використання полів для введення. 39

1.9 Спеціальна вставка. 40

1.10 Формування змісту. 411

1.11 Автоматизація виконання задач за допомогою макросів. 42

1.11.1 Створення макросу. 43

1.11.2 Запис макросу. 43

1.11.3 Зупинка і поновлення запису макросу. 444

1.11.4 Виконання макросу. 44

1.12 Вставка не текстових елементів. 44

1.12.1 Вставка рисунка. 44

1.12.2 Робота з вбудованою графікою.. 46

1.12.2.1 Групування графічних об'єктів. 46

1.12.2.2 Поворот і відображення графічного об'єкта. 47

1.12.2.3 Створення підкладки. 47

1.12.2.4 Додання напису або винесення. 48

1.12.2.5 Встановлення фігур, написів та інших графічних об'єктів у Web-сторінку 49

1.12.3 Вставлення примітки. 50

1.12.4 Вставка закладки. 50

1.12.5 Вставка гіперпосилання. 50

1.12.6 Вставка іншого документа у відкритий документ. 51

1.13 Використання шаблонів. 51

1.14 Версії документа. 52

1.15 Формат HTML. 53

1.16 Відправлення документа. 54

1.17 Захист документів у Word. 54

Запитання для самоконтролю.. 56

2 РОБОТА З ЕЛЕКТРОННИМИ ТАБЛИЦЯМИ В EXCEL.. 58

2.1 Створення робочої книги. 58

2.1.1 Вікно Microsoft Excel 58

2.1.2 Створення нової книги. 59

2.1.2.1 Відкриття існуючої робочої книги. 59

2.1.2.2 Введення чисел чи тексту. 60

2.1.2.3 Введення списків. 61

2.1.2.4 Перевірка при введенні 62

2.2 Редагування робочої книги. 64

2.2.1 Робота з комірками. 64

2.2.2 Робота зі стовпцями та рядками. 66

2.2.3 Скасування і повтор дій. 67

2.2.4 Операція автозаповнення (автокопіювання) 67

2.3 Використання формул. 68

2.3.1 Використання адрес комірок (посилань) 68

2.3.2 Копіювання і переміщення комірок, що містять формули. 69

2.3.3 Використання функцій. 70

2.3.4 Обчислення значень у формулах. 71

2.3.5 Застосування операторів у формулах. 72

2.3.6 Використання функцій для обчислення значень. 73

2.4 Форматування робочого аркуша. 75

2.5 Друк робочої книги. 76

2.6 Використання функцій баз даних. 78

2.6.1 Автоматичне фільтрування даних. 78

2.6.2 Розширений фільтр. 79

2.6.3 Сортування списків. 81

2.6.4 Сортування даних у стовпці 82

2.7 Створення діаграми. 82

2.8 Захист у Microsoft Excel 86

2.8.1 Елементи листа, що захищаються. 86

2.8.2 Керування доступом до книг і аркушів. 88

2.9 Використання макросів. 88

2.9.1 Запис макросу. 89

2.9.2 Виконання макросу. 90

2.10 Приклади роботи з елементами «Форми». 91

2.10.1 Елемент «Переключатель». 92

2.10.2 Елемент «Список». 93

2.10.3 Елемент «Поле со списком». 94

2.10.4 Елемент «Счетчик». 94

2.10.5 Елемент «Полоса прокручивания». 95

2.11 Консолідація даних. 95

2.12 Використання структури. 96

2.13 Автоматичне структурування листа. 97

2.14 Введення даних із зовні 98

Запитання для самоконтролю.. 100

3 СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ В СЕРЕДОВИЩІ POWERPOІNT.. 102

3.1 Призначення PowerPoint 102

3.2 Вікно PowerPoint 102

3.3 Режими перегляду презентації 103

3.3.1 Звичайний режим. 104

3.3.2 Лінійка. 105

3.3.3 Вирівнювання об'єктів по напрямних. 105

3.3.4 Мініатюрна версія слайда. 106

3.3.5 Зона структури. 106

3.3.6 Режим сортувальника слайдів. 107

3.3.7 Показ слайдів. 107

3.3.8 Режим Сторінки заміток. 108

3.4 Робота з графічними об'єктами. 108

3.5 Введення тексту презентації та імпорт його з іншого додатка. 108

3.5.1 Введення заголовка слайда і тексту в звичайному режимі в зоні структури 109

3.5.2 Імпорт тексту з інших додатків. 109

3.6 Створення презентації за допомогою майстра автозмісту. 110

3.7 Використання шаблонів при створенні презентації 112

3.7.1 Зміст презентації на основі шаблону. 112

3.7.2 Шаблони оформлення і шаблони змісту. 113

3.7.3 Створення презентації з шаблону оформлення. 113

3.7.4 Застосування шаблону до одного або декількох слайдів. 114

3.7.5 Збереження власного шаблону. 115

3.8 Розмітка слайда. 115

3.9 Колірні схеми. 116

3.10 Схеми анімації 117

3.11 Слайди зразків оформлення. 118

3.12 Створення нового слайда. 121

3.12.1 Збільшення або зменшення кількості слайдів у презентації 122

3.12.2 Створення слайда, що містить підсумкову інформацію.. 122

3.13 Ефект зміни слайдів. 122

3.14 Вставка приміток. 123

3.15 Відкриття і збереження презентації 124

3.15.1 Використання раніше створених документів. 124

3.15.2 Перегляд декількох презентацій одночасно. 125

3.16 Імпорт документів, створених в інших додатках. 125

3.17 Налаштування параметрів PowerPoint 125

3.18 Друк і демонстрація слайдів. 126

3.19 Висновки. 127

Запитання для самоконтролю.. 127

4 СТВОРЕННЯ ТА ВЕДЕННЯ БАЗ ДАНИХ.. 128

4.1 Інформаційний аналіз предметної галузі 128

4.2 Проектування структури БД.. 130

4.2.1 Інтерфейс СУБД Access. 132

4.2.2 Створення таблиць. 135

4.2.3 Схема даних. 140

4.3 Запити. 146

4.3.1 Створення запитів. 147

4.3.2 Побудовник виразів. 148

4.3.3 Запити на вибірку. 149

4.3.4 Запити на створення таблиць. 149

4.3.5 Запит на додання записів. 150

4.3.6 Запит на оновлення таблиць. 150

4.3.7 Запити на видалення записів. 150

4.3.8 Перехресні запити. 150

4.4 Використання форм. 151

4.4.1 Макет форми. 152

4.4.2 Однотабличні форми. 154

4.4.3 Багатотабличні форми. 156

4.5 Звіти. 157

Запитання для самоконтролю.. 158

5 ЛАБОРАТОРНІ РОБОТИ.. 161

5.1 Лабораторна робота №1. 161

5.1.1 Порядок виконання роботи. 161

5.1.2 Варіанти завдань. 161

Контрольні запитання. 167

5.2 Лабораторна робота №2. 168

5.2.1 Порядок виконання роботи. 168

5.2.2 Варіанти завдань. 169

Контрольні запитання. 172

5.3 Лабораторна робота №3. 173

5.3.1 Порядок виконання роботи. 173

5.3.2 Варіанти завдань. 180

Контрольні запитання. 181

5.4 Лабораторна робота №4. 181

5.4.1 Порядок виконання роботи. 181

5.4.2 Варіанти завдань. 182

Контрольні запитання. 182

5.5 Лабораторна робота №5. 183

5.5.1 Порядок виконання роботи. 183

5.5.2 Варіанти завдань. 184

Контрольні запитання. 184

5.6 Лабораторна робота №6. 185

5.6.1 Порядок виконання роботи. 185

5.6.2 Варіанти завдань. 194

Контрольні запитання. 194

5.7 Лабораторна робота №7. 195

5.7.1 Порядок виконання роботи. 195

5.7.2 Варіанти завдань. 199

Контрольні запитання. 199

5.8 Лабораторна робота №8. 199

5.8.1 Порядок виконання роботи. 199

5.8.2 Варіанти завдань. 201

Контрольні запитання. 201

ЛІТЕРАТУРА.. 202

ГЛОСАРІЙ.. 203

ВСТУП

Лабораторний практикум з дисципліни "Організація комп’ютерного супроводження сучасного діловодства" орієнтовано на студентів, що вже мають певний досвід роботи з комп'ютером і має за мету ознайомлення з можливостями додатків широко розповсюдженого пакета офісних програм компанії Microsoft. Ці офісні програми з'явилися багато років тому. Їхні перші версії були написані для операційних систем MS-DOS і Windows 3.1.

Практикум складається із занять з вправами, що описують методику виконання визначених операцій. Матеріал практикуму не містить складних технічних подробиць, а орієнтований на користувача, що намагається швидше навчитися розв’язувати конкретні задачі за допомогою програм Microsoft Office. Кожна лабораторна робота має чітку мету і пропонує послідовність кроків, що дозволяють розв’язати поставлену задачу. Численні рисунки допомагають студентам орієнтуватися в графічному інтерфейсі Windows і у вікнах діалогу додатків MS Office.

Цей практикум написаний на основі русифікованої версії Microsoft Office XP. Однак при описі інтерфейсу в дужках подаються англійські назви відповідних елементів, що допоможе користувачам, які працюють з англійською версією програми.

Частина 1 присвячена широко відомому текстовому процесорові Word, нова версія якого стала ще більш потужною і зручною. Ви навчитеся вводити і форматувати текст, оформляти документи за допомогою рисунків, додавати таблиці, роздруковувати багатосторінкові документи, перевіряти орфографію і граматику, формувати злиття тексту Word з даними таблиць.

Частина 2 описує методику роботи з електронними таблицями Excel. Тут розповідається про структуру і призначення аркушів Excel, про прийоми роботи з формулами і функціями, що забезпечують виконання найскладніших математичних операцій. Ви навчитеся подавати результати розрахунків у вигляді графіків і діаграм, роздруковувати аркуші Excel.

У частині 3 вивчається додаток PowerPoint, призначений для побудови презентацій — послідовностей слайдів з матеріалами доповіді. Ви познайомитеся із широкими графічними можливостями цієї програми, навчитеся користуватися стандартними шаблонами і створювати свої власні схеми оформлення. В цій частині розглядаються прийоми побудови електронних презентацій, що демонструються за допомогою комп'ютерного проектора або в інтрамережі. Ви також навчитеся будувати інтерактивні слайди-фільми, керовані глядачем.

Частина 4 знайомить із професійною системою керування базами даних — додатком Access. Зручний інтерфейс, зрозумілі інструменти і прихожі на допомогу майстра таблиць, форм і звітів дозволяють будувати бази даних у Access навіть недосвідченим користувачам. Вивчивши Access трохи краще, ви зможете створювати досить складні структури даних з декількома таблицями, розширеними можливостями пошуку і сортування інформації.

В останній частині 5 наведено матеріали для проведення комплексу лабораторних робіт з дисципліни "Організація комп’ютерного супроводження сучасного діловодства". Лабораторний практикум складається з комплексу лабораторних робіт:

· розроблення і редагування текстових документів у середовищі Word;

· розв’язування задач за допомогою математичного процесора Excel;

· формування комп’ютерної реклами та презентації;

· розроблення та ведення бази даних;

· формування Web-сторінок для розташування в Іnternet за допомогою HTML;

· організація електронного документообігу за допомогою системи "Дело".

Протягом усього практикуму особлива увага приділяється питанням взаємодії додатків пакета MS Office один з одним. У лабораторних роботах розглядаються додаткові модулі пакета, доступні в кожній із основних програм. Це компоненти побудови графіків і діаграм, бібліотека Clip Art, графічний модуль WordArt, інструмент створення організаційних діаграм, модуль перевірки орфографії і граматики, а також інші складові елементи пакета.

1 ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ В СЕРЕДОВИЩІ WORD

Текстовий процесор Word є одним з найбільш використовуваних додатків пакета Microsoft Office і призначений для формування складних текстових документів із широкими можливостями вставки всіляких об'єктів, у тому числі і зображень.

Технологія формування документів у середовищі Word

При формуванні документів у середовищі текстового процесора Word необхідно дотримувати певної технології, відступ від якої значно ускладнює і сповільнює процес одержання готового документа. Необхідно дотримуватися такої послідовності дій.

1. Початкове Налаштуванняредактора та зовнішнього вигляду документа:

· вибрати потрібний вигляд документа з пункту меню «Вид»;

· установити необхідні параметри сторінки. Для цього в пункті меню «Файл» необхідно вибрати команду «Параметры страницы» і зробити потрібні настроювання;

· обрати мову документа для перевірки правопису і здійснення автоматичного переносу (пункт меню «Сервис» команда «Выбрать язык»

· встановити прийнятний для ока розмір символів і вибрати потрібний тип шрифту. Це можна здійснити за допомогою панелі інструментів «Форматирование» або в пункті меню «Формат» вибрати команду «Шрифт»;

· встановити функцію автоматичного переносу (якщо це необхідно), вибравши в пункті меню «Сервис» команду «Расстановка переносов» і встановивши прапорець «Автоматичекая расстановка переносов»;

· Вибрати прийнятний масштаб відображення документа на екрані.

2. Введення тексту. При введенні текстової інформації необхідно дотримувати таких правил:

· не робити горизонтального форматування шляхом натискання клавіші«Пробел»;

· вертикальне форматування не робити клавішею «Enter»;

· не робити «ручних» переносів;

· клавішу «Enter» натискати тільки при закінченні абзацу;

· між словами вставляти один символ пропуску;

· розділові знаки ставляться відразу після слова з наступним пропуском.

3. Форматування документа. Перед початком форматування документа в першу чергу необхідно вставити необхідні об'єкти і рисунки потрібного розміру. На цьому етапі формування документа розкривається практично весь спектр можливостей редактора. Варто пам'ятати, що форматування виконується тільки для попередньо виділеного фрагмента документа.

4. Попередній перегляд здійснюється з метою ознайомлення, яким чином введена інформація розподілиться на сторінки при роздруківці сформованого документа.

5. Друк документа.